Non-Profit-Organisationen werden von einer Vielzahl von Interessengruppen geprüft, weil sie auf gemeinnützige Spenden angewiesen sind oder weil sie steuerbefreit sind. Um sicherzustellen, dass Ihre Einkaufspraktiken nach einer Prüfung durch die Medien, Spender, den Internal Revenue Service oder andere interessierte Interessengruppen bestanden werden, ist es wichtig, Beschaffungsrichtlinien zu erstellen, die mögliche Interessenkonflikte oder mangelnde Transparenz vermeiden.
Mehrere Gebote
Einige gemeinnützige Organisationen verlangen, dass Einkäufe über einem bestimmten Dollar-Niveau als Gebot abgegeben werden, wobei die Organisation mehrere Gebote für verschiedene Anbieter erhält. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit, dass ein Einkäufer, Abteilungsleiter oder Geschäftsführer einen Vertrag an einen Freund, ein Familienmitglied oder einen Geschäftspartner vergeben kann, der eine persönliche Belohnung oder unbestechliche Bestechung bietet. Dies verhindert auch, dass ein langjähriger Anbieter die Preise jedes Jahr erhöht oder senkt, weil er weiß, dass er keinen Wettbewerb hat.
Niedriges Gebot vs. bestes Gebot
Ihre Beschaffungsrichtlinie kann verlangen, dass Ihre Organisation das niedrigste Gebot für Projekte, Dienstleistungen oder Waren annimmt oder dass Sie das beste Gebot abgeben. Das beste Gebot ist möglicherweise nicht das billigste, bietet jedoch einen besseren Wert für die Organisation. Eine Sportmarketingfirma könnte beispielsweise anbieten, ein zehn Kilometer langes Straßenrennen einer Wohltätigkeitsorganisation zu einem niedrigeren Preis als eine andere Firma durchzuführen, aber der Bieter mit dem höchsten Gebot hat vielleicht mehr Erfahrung mit Straßenrennen und hat mehr Kontakte, die Sponsoren kaufen könnten. In einigen Fällen kann eine Nonprofit-Aktion einem Vertrag erlauben, sich an ein anderes Unternehmen als den niedrigsten Bieter zu wenden, solange der Vertrag einen bestimmten Prozentsatz des niedrigsten Gebots erreicht und der Einkäufer, Abteilungsleiter oder das Management Gründe für das niedrigste Gebot angeben kann ist nicht das beste Angebot.
Anfragen für Vorschläge
Erstellen Sie im Rahmen Ihrer Beschaffungspolitik eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen für Projekte, Dienstleistungen oder Waren, die einen bestimmten Dollarbetrag überschreiten. Eine RFP ist ein Standardverfahren, das Unternehmen verwenden, um potenziellen Bietern die gleichen objektiven Anforderungen für einen Vertrag mitzuteilen. RFPs helfen gemeinnützigen Organisationen, Vergleiche von Angeboten von Äpfeln zu Äpfeln durchzuführen.
Interessenkonflikt
Fragen Sie Ihre Vorstandsmitglieder und Führungskräfte, ob sie Freunde, Familienmitglieder oder Geschäftspartner haben, die Waren oder Dienstleistungen verkaufen, die Sie kaufen. Viele gemeinnützige Organisationen verfügen über Richtlinien, die es der Organisation untersagen, Geschäfte mit Unternehmen zu tätigen, die enge Beziehungen zu wichtigen Interessengruppen haben. Bevor Sie große Verträge genehmigen, teilen Sie die Namen potenzieller Geschäftspartner Ihren wichtigsten Interessengruppen mit, um festzustellen, ob bei ihnen ein Konflikt vorliegt.
Transparenz
Da gemeinnützige Organisationen nicht mit anderen Unternehmen im Wettbewerb um Gewinne stehen, steht es ihnen frei, Geschäftsinformationen an die Öffentlichkeit weiterzugeben. Machen Sie Ihre Beschaffungspolitik auf Ihrer Website für die Öffentlichkeit zugänglich. Fügen Sie dem Bericht des Schatzmeisters, den Sie bei Verwaltungsratssitzungen erhalten haben, Informationen zu größeren Käufen hinzu.
Nachhaltigkeit
Möglicherweise möchten Sie Unternehmen, die "grüne" Geschäftspraktiken verwenden, den Vorzug geben. Dies kann Unternehmen umfassen, die öffentlich angekündigte und nachweisbare Initiativen zur Reduzierung des Energie- und Wasserverbrauchs, zum Recycling, zum Einsatz von organischen und nicht toxischen Materialien oder zum Reduzieren von Verpackungen gezeigt haben.
