Die steuerlichen und haftungsbezogenen Vorteile der Einbeziehung Ihres Unternehmens werden durch höhere gesetzliche Anforderungen ausgeglichen. Sie müssen Ihr Unternehmen gemäß den staatlichen und bundesstaatlichen Anforderungen für das Unternehmensverhalten führen. Voraussetzung ist, dass Sie eine jährliche Versammlung der Aktionäre abhalten, auch wenn Sie der einzige Eigentümer sind. Sie müssen auch protokollieren, was bei der Besprechung passiert ist.
Halte es einfach
Die Protokollierung des Meetings ist gesetzlich vorgeschrieben, aber auch nützlich. Aus dem Protokoll geht hervor, dass Sie die Voraussetzungen für ein gesetzliches Meeting erfüllt haben, und dokumentiert Entscheidungen, Abstimmungen und ergriffene Maßnahmen. Sie müssen nicht bis ins kleinste Detail eingehen: Was zählt, ist das Ergebnis einer Abstimmung, nicht jeder Punkt der Debatte. Sie müssen alle Fakten richtig machen. Sobald die Minuten eingetippt sind, sollte jeder Anwesende gebeten werden, die Genauigkeit zu bestätigen. Dies schützt das Unternehmen, wenn später eine Entscheidung angefochten wird. Halten Sie die Sprache klar und formell, so dass es keine Frage gibt, wie das Protokoll zu interpretieren ist.
Benachrichtigung
Eine S-Corporation, sogar eine Ein-Personen-Firma, muss eine Satzung haben. Die Satzung legt den Termin für die Hauptversammlung fest, Sie müssen die Aktionäre jedoch noch im Voraus benachrichtigen. Die Benachrichtigung enthält Datum, Uhrzeit und Ort sowie eine Liste der durchzuführenden Aktionen und Kandidaten für Führungspositionen. Wenn Sie die Protokolle ablegen, legen Sie eine Kopie der Benachrichtigung bei. Wenn jemand zu spät benachrichtigt wurde, bitten Sie sie, einen Verzicht auf die Benachrichtigung zu unterzeichnen. Befestigen Sie das auch an die Minuten.
Teilnahme nehmen
Ihr Protokoll sollte alle Personen aufführen, die an der Sitzung teilgenommen haben - alle Aktionäre und alle Direktoren. Wenn Ihre Satzung ein Quorum festlegt - eine Mindestteilnehmerzahl -, zeigt die Auflistung, dass Sie das Quorum getroffen haben, sodass die abgegebenen Stimmen rechtsverbindlich waren. Wenn die Satzung kein Quorum festlegt, treten staatliche Regeln in Kraft. Die Regeln können nur sein, dass Sie eine Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Aktionäre haben oder einen bestimmten Anteil - beispielsweise ein Drittel davon in Delaware - oder Ihre Zustand kann kein Minimum festlegen. Wenn Sie der einzige Eigentümer sind, sind immer 100 Prozent der Aktionäre anwesend.
Ergriffene Maßnahmen
Ein typisches Jahrestreffen beinhaltet einen Bericht über die Unternehmensfinanzen und eine Abstimmung für den Verwaltungsrat. Das Protokoll sollte die Liste der Kandidaten und die Stimmen enthalten, die jeder Kandidat erhalten hat. Wenn die S Corporation eine Aktionärsentscheidung zu anderen Themen wünscht, sollte das Protokoll die Ausgabe angeben und die Stimmen abstimmen. Alle Jahresminuten sollten in einer Datei oder einem "Minutenbuch" gespeichert werden, damit Sie die Referenzen zur Verfügung haben, wenn jemand Fragen zur Durchführung der Besprechungen aufwirft.
