Eine von Ernst and Young durchgeführte weltweite Gehaltsumfrage von 2013 ergab, dass 12 Prozent der Befragten ihre Gehaltsliste an einen einzigen Anbieter auslagerten. Etwa 28 Prozent verwendeten ein vollständiges internes Gehaltsabrechnungssystem, und 60 Prozent verwendeten ein Hybridmodell, indem sie nur bestimmte Aspekte ihrer Gehaltsabrechnung auslagerten und den Rest intern abschließen. Ein Gehaltsabrechnungsdienst kann ein profitables Geschäft sein, wenn Sie den richtigen Ansatz wählen.
Geschäftsmodell
Einige Lohnunternehmen bieten Dienstleistungen nur für bestimmte Arten von Kunden an, während andere alle Arten von Unternehmen bedienen. Machen Sie einen realistischen Blick auf Ihre Qualifikationen und Ressourcen und entscheiden Sie sich dann für Ihr Geschäftsmodell für die Personalabrechnung. Sie können beispielsweise nur auf Restaurants, Baufirmen oder kleine Büros abzielen. Wenn Sie größere Unternehmen bedienen möchten, z. B. Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern, müssen Sie möglicherweise komplexe Aufgaben erfüllen, darunter mehrere Staaten, mehrere Zahltage, Lohnfortzahlung und Leistungsabwicklung. Ein kleineres Unternehmen hat eher einen Zahltag, z. B. wöchentlich oder zweiwöchentlich, und alle Mitarbeiter in einem Staat. Wenn Sie zuvor keine große Firma bedient haben und über angemessene administrative Unterstützung verfügen, wird es wahrscheinlich schwierig sein, solche Kunden zu gewinnen. Da Sie gerade erst anfangen, empfiehlt es sich, kleinere Kunden anzusprechen.
Strategien zur Auswahl der Kunden
Durch die sorgfältige Auswahl Ihrer Kunden können Sie schwierige und inkompatible Kunden vermeiden. Seien Sie nicht in der Versuchung, jeden potenziellen Kunden zu akzeptieren, der Ihnen entgegenkommt, nur weil Sie gerade erst anfangen. Bewerten Sie potenzielle Kunden gründlich und achten Sie auf Warnzeichen. Nehmen Sie beispielsweise nur Kunden mit einer nachprüfbaren Geschäftsadresse an und seien Sie vorsichtig bei neuen Kunden, die eine Direkteinzahlung am nächsten Tag anfordern. Lassen Sie sich im letzteren Fall vom Kunden die Lohnsumme senden, bevor Sie die Direkteinzahlung durchführen. Versuchen Sie, Kunden mit festen Gehaltsabrechnungen anstelle von Einmalkunden zu landen.
Dienstleistungen und Preisstruktur
Erstellen Sie eine strukturierte Preis- und Serviceliste für Marketing- und Informationszwecke. Die Services können direkte Einzahlungen, Live-Schecks, Abzüge bei Gehaltsschecks, Lohnzahlungen, bezahlte Freistellungsverfolgung, Arbeitgeberbeiträge, Gehaltsabrechnungen und Mahnungen, Self-Service für Mitarbeiter und mobilen Zugriff umfassen. Ermitteln Sie, was Ihre Konkurrenten verlangen und machen Sie Ihre Preisliste wettbewerbsfähig. Sie können beispielsweise eine Gehaltsabrechnung, eine direkte Einzahlung, einen Online-Zugang für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie eine Standardsteuererklärung für eine monatliche Pauschale anbieten. Zusatzdienste wie die W-2-Verarbeitung und die Ausgabe von Notfall-Gehaltsschecks würden gesonderte Kosten verursachen. Überprüfen Sie die Zahlungshäufigkeit des Kunden, die Anzahl der Mitarbeiter und die Komplexität der Gehaltsabrechnung, wenn Sie Preise festlegen. Ziehen Sie in Betracht, Anreize wie kostenlose Testversionen und Rabatte anzubieten. Investieren Sie in eine Gehaltsabrechnungssoftware, die Ihre Dienste unterstützt.
Rechtlichen Erwägungen
Wenn Sie neue Kunden gewinnen, sollten die Details zu jedem Vertrag spezifisch für den Kunden sein. In dem Vertrag sollte beispielsweise angegeben sein, wie oft Sie die Personalabrechnung durchführen, welche Dienstleistungen Sie erbringen, welche Aufgaben der Kunde allein zu tragen hat, die damit verbundenen Kosten und wie Abrechnungsfehler behandelt werden. Zum Beispiel hält der Internal Revenue Service den Arbeitgeber für einen von Dritten begangenen Lohnsteuerfehler für verantwortlich, aber einige Staaten halten den Payroll Service Provider für verantwortlich. Registrieren Sie gegebenenfalls Ihr Unternehmen bei der staatlichen oder lokalen Behörde und erhalten Sie eine Identifikationsnummer des Arbeitgebers vom Internal Revenue Service. In Arizona erfüllen Sie beispielsweise nicht die Definition einer Lohnbuchhaltungsfirma, wenn Ihre Kunden selbst Steuern zahlen.
