Sich persönlich vorzustellen, ist unkompliziert, da es eine etablierte Konvention gibt, die zu befolgen ist. Ausnahmslos geben Sie Ihrem neuen Bekannten die Hand und nennen Ihren Namen. Das Erreichen per E-Mail ist schwieriger. Was ist die passende Begrüßung? Wie förmlich solltest du sein? Wie bei jeder geschäftlichen Kommunikation gibt es bestimmte Regeln, die Sie befolgen sollten, um Ihre Nachrichten professionell zu halten.
Erstellen Sie eine überzeugende Betreffzeile
Da Ihre Nachricht möglicherweise mit 500 anderen Benutzern im Posteingang des Empfängers konkurriert, müssen Sie eine Betreffzeile erstellen, die den Empfänger dazu auffordert, Ihre E-Mail zu öffnen. Erwähnen Sie hier, dass jemand Sie weiterempfohlen hat - „Jennifer Williams hat vorgeschlagen, dass ich Sie kontaktieren werde“ - da die Vertrautheit Ihren Interessenten dazu anregen könnte, durchzuklicken. Oder Sie erwähnen den Zweck Ihrer E-Mail. "Fragen Sie nach Ihren Catering-Dienstleistungen" sollte den Empfänger zum Klicken verleiten. Halten Sie die Betreffzeile unter 30 Zeichen, damit sie auf einem Smartphone lesbar ist.
Verwenden Sie eine formelle Begrüßung
E-Mails werden als weniger formelle Kommunikationsmethode als Geschäftsbriefe angesehen, und Sie könnten versucht sein, sich formlos an Ihren Empfänger zu wenden, z. B. „Hallo David“. Dies ist in Ordnung, wenn Sie die Person kennen oder er in einer informellen Branche arbeitet Es ist nicht angebracht, wenn Sie jemandem in einer konservativen Branche wie Finanzen oder der Regierung eine E-Mail senden. Im Zweifelsfall „Lieber Mr. Matterson“ oder einfach „Mr. Matterson “wird gut funktionieren.
Stelle dich vor
Geben Sie Ihren Namen, Ihre Berufsbezeichnung und andere Details an, die für den Empfänger relevant sind. Dies ist Ihre Gelegenheit, eine menschliche Verbindung mit dem Empfänger herzustellen, indem Sie beispielsweise eine Schule, einen Arbeitsplatz oder eine Branche erwähnen, die Sie gemeinsam haben. Sie könnten zum Beispiel schreiben: „Mein Name ist Sonia Jindal. Ich bin ein Kollege der UCLA, der im Grafikdesign arbeitet. “Erwähnungen von gegenseitigen Bekanntschaften sind von Vorteil, da der Empfänger möglicherweise aufgeschlossener ist, wenn Sie von jemandem überwiesen worden sind, den er kennt und dem er vertraut.
Erklären Sie, was Sie wollen
Erklären Sie, warum Sie schreiben. Halten Sie Ihre Botschaft klar und präzise, um Missverständnisse zu vermeiden. "Ich arbeite für ABC Company und würde Sie gerne über eine Veranstaltung informieren, die wir einführen" ist besser als "Aufregende Neuigkeiten über unsere neue Veranstaltung!". Geben Sie einen klaren Aufruf zum Handeln an, indem Sie dem Empfänger mitteilen, was Sie möchten Nächster. Wenn Sie beispielsweise einen Folgeauftrag einplanen möchten, schreiben Sie: „Ich möchte einen Anruf einberufen, um die Angelegenheit weiter zu besprechen, da es ein großes Potenzial für eine Zusammenarbeit gibt. Würde der Montagnachmittag für Sie arbeiten?"
Ende mit Dankbarkeit
Danke der Empfängerin für ihre Zeit und Aufmerksamkeit. Dankbare E-Mails erhalten eine um 36 Prozent höhere durchschnittliche Antwortrate. Gute Optionen sind "Vielen Dank im Voraus", "Vielen Dank für Ihre Zeit" oder einfach "Danke". Melden Sie sich mit Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten an.
Vergiss nicht zu bearbeiten
Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail vor dem Versenden zu korrigieren. Sie haben nur eine Chance, einen ersten Eindruck zu hinterlassen, und Rechtschreibfehler können dazu führen, dass Sie unprofessionell wirken. Vergewissern Sie sich, dass Ihre Grammatik korrekt ist und dass Sie vollständige Sätze und formales Schreiben verwenden, anstatt Abkürzungen und Ausdrücke zu verwenden, die Sie möglicherweise mit Freunden, aber nicht mit einem Chef verwenden.
Es kann hilfreich sein, den Brief auszudrucken und vorzulesen. Wenn Sie jemanden in der Nähe haben, bitten Sie einen Freund oder Verwandten, das, was Sie geschrieben haben, zu lesen.
