Leider ist einer der Vorteile des Telefons ein Nachteil bei der Einführung des Telefons: Die Unfähigkeit, das Gesicht der anderen Partei zu sehen. Dies bedeutet, dass Ihr erster Eindruck ausschließlich auf Ihre Worte und Ihren Tonfall fällt. Dementsprechend ist es wichtig, wenn Sie sich am Telefon vorstellen, eine klare Präsentation zu erstellen und ein freundliches Auftreten zu vermitteln. Sie müssen der Person am anderen Ende des Telefons eine Vorstellung davon geben, warum Sie anrufen, und den Wunsch schaffen, das Gespräch fortzusetzen.
Identifizieren Sie sich zu Beginn des Anrufs. Sie könnten beispielsweise sagen: "Hallo, mein Name ist (Ihr Name)". Wenn Sie sich bei einem geschäftlichen Anruf vorstellen, verwenden Sie sowohl Ihren Vor- als auch Ihren Nachnamen und Ihren Berufstitel, z. B. Arzt oder Reverend, wenn dies mit dem jeweiligen Zweck zusammenhängt des Anrufs. Wenn Sie sich für ein persönliches Gespräch vorstellen, ist es in Ordnung, nur Ihren Vornamen zu verwenden.
Bitten Sie darum, mit der Person zu sprechen, die Sie anrufen, indem Sie sagen: „Kann ich mit (Name der Person) sprechen?“ Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie mit der richtigen Person sprechen. Wenn die Person sich bereits beim Telefonieren identifiziert hat, vergewissern Sie sich, dass Sie den richtigen Namen gehört haben, bevor Sie fortfahren. Hören Sie genau zu, wie sich die Person vorstellt, und wiederholen Sie ihren Namen genau so, wie er gesprochen wurde, einschließlich aller Titel wie Dr., Herr oder Frau. Stellen Sie sich wieder vor, wenn die Person, die Sie anrufen, ans Telefon kommt, wenn es sich um eine andere Person handelt die Person, die das Telefon beantwortet hat.
Nennen Sie den Zweck Ihres Anrufs. Geben Sie gegebenenfalls die Unternehmens- oder Organisationszugehörigkeit an. Sagen Sie zum Beispiel etwas wie "Ich rufe im Namen von (Name der Firma / Organisation) in Bezug auf (Grund für den Anruf)" an. Wenn Sie einen persönlichen Anruf mit jemandem tätigen, den Sie kürzlich getroffen haben, beginnen Sie das Gespräch, indem Sie die Person daran erinnern, wann und Wo Sie sich getroffen haben: „Wir haben uns am Mittwoch im Park getroffen.“
Tipps
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Sprechen Sie klar und langsam und mit moderater Lautstärke, wenn Sie sich vorstellen. Lächle beim Sprechen. Auch wenn die Person am anderen Ende der Leitung nicht sieht, dass Sie lächeln, wird dadurch ein Lächeln in Ihre Stimme gelegt. Sie klingen glücklich und freundlich.
Hören Sie aufmerksam zu der Person, die das Telefon beantwortet. Wenn er den Anruf durch Angabe seines Namens annimmt, z. B. „Hallo, (Name) spricht“, vergewissern Sie sich, dass Sie den Namen der Person in Ihrer Einführung verwenden: „Hallo (Name wiederholen). Mein Name ist (Ihr Name). “Dann fragen Sie die Person, ob sie einen Moment Zeit hat, um mit Ihnen zu sprechen. Gehen Sie nicht davon aus, dass die Person gerade dann mit Ihnen sprechen möchte, nur weil sie den Anruf angenommen hat.
