Der Ausdruck "internes Memo" ist die Abkürzung für "internes Memorandum". Interne Memos werden verwendet, um Informationen zu verbreiten sowie Massenanfragen von Personen in einem Unternehmen, einer Abteilung oder einem Team zu stellen. Interne Memos lenken die Aufmerksamkeit auf Probleme und lösen Probleme unter unzähligen anderen nützlichen Funktionen in einer Organisation.
Tipps
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Wenn Sie ein internes Memo schreiben, halten Sie es einfach und gehen Sie direkt zur Sache.
Warum sollten Sie ein internes Memo schreiben?
Ein internes Memo ist ein effektiver Weg, um viele Personen in einer Organisation schnell und effizient zu erreichen. Mit einem Memo können Sie einfach Folgendes tun:
- Ein Thema klären oder analysieren
- Empfehlungen geben.
- Erinnerungen einstellen.
- Anweisungen geben.
- Übertragen Sie Materialien.
- Ankündigungen machen
- Ausgabeberichte
- Bitten Sie um Beiträge.
- Genehmigungen anfordern
Der Schlüssel zu einem effektiven internen Memo ist, es einfach zu halten. Ihre Nachricht sollte kurz und in einem unkomplizierten Format übermittelt werden, das die Nachricht deutlich vermittelt. Eine interne Memorandum-Probe könnte die Ergebnisse einer unternehmensweiten Umfrage der Cafeteria-Mittagessen und des neuen, verbesserten Menüs senden.
Wie formatieren Sie ein internes Memo?
Sie können Ihre Memo-Vorlage schnell in Word erstellen oder online ein internes Memorandum-Beispiel suchen. Die Überschrift eines internen Memorandums besteht aus vier Hauptkomponenten. Der erste ist der Empfänger oder die Empfänger des Memos, dem "TO" vorangestellt ist. Der zweite ist die Quelle des Memos, dem "FROM" vorangestellt ist. Der dritte ist das Datum, dem "DATE" vorangestellt ist, und die vierte Komponente ist der Betreff des Memos, vorangestellt mit "SUBJECT".
Sie sollten die richtigen Titel und Namen der Empfänger verwenden. Wenn zum Beispiel Tom Maxwell der Vorsitzende ist, sollte er als „Tom Maxwell, Vorsitzender“ aufgeführt werden. Wenn es zu viele Namen gibt, können Sie der Kürze halber „Alle Mitarbeiter“ oder „Abteilungsleiter“ verwenden. Sie sollten sich auch als Quelle des Memos angeben. Ihr Name und Ihr Titel folgen der Überschrift „FROM“. Sie müssen sich nicht am Ende des Memos abmelden, sondern können Ihre Initialen neben Ihrem Namen als Authentifizierungsmethode hinzufügen.
Das Thema des Memos sollte seinen Inhalt beschreiben. Anstatt allgemeine Begriffe wie „Richtlinie“ zu verwenden, sollten Sie einen kurzen Satz wie „Neue Richtlinie mit Wirkung zum 1. Juni 2018“ schreiben.
Wie schreibst du die Nachricht eines internen Memos?
Eine Memo-Vorlage in Word kann Ihnen Formatierungshinweise geben, aber Sie erhalten keine Inhaltshinweise. In der Regel immer knapp sein. Ihr internes Memo sollte eine ein Absatz umfassende Einführung haben, in der der Zweck des Memos beschrieben wird. Dann sollten Sie beschreiben, was das Memo veranlasst hat. Konzentrieren Sie sich nur auf das, was die Empfänger wissen müssen und welche Maßnahmen sie als Reaktion auf das Memo ergreifen müssen. Noch unsicher, was zu schreiben ist? Folgen Sie diesem internen Memorandum-Beispiel unten:
Datum: 1. Dezember 2018
Aus: Maria Ruben
Besetzen
Re: Neue Stunden gültig ab 1. Januar 2019
Der Zweck dieses Memos ist es, das Personal darauf aufmerksam zu machen, dass sich die Stunden des firmeneigenen Fitnesscenters verschieben. Auf Anfrage zahlreicher Mitarbeiter haben wir uns entschlossen, die Arbeitszeit für diejenigen, die eventuell am neuen Entwicklungsprojekt arbeiten, über die normalen Bürozeiten hinaus zu verlängern. Das Fitnessstudio ist jetzt von 6 bis 23 Uhr geöffnet. Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen oder Anmerkungen haben.
Maria Ruben
Leitender HR-Direktor
Beenden Sie Ihr Memo immer mit einer höflichen Notiz und bieten Sie bei Bedarf Hilfe an. Beenden Sie Ihr internes Memo mit einer kurzen Zusammenfassung, wiederholen Sie die wesentlichen Punkte und schließen Sie mit einem Aufruf zum Handeln.
Unabhängig davon, ob das Memo gute oder schlechte Nachrichten liefert, ist es immer am besten, höflich, genau und auf den Punkt zu sein und den hart arbeitenden Mitarbeitern, die sie benötigen, Unterstützung zu bieten. Wenn Sie mit Formatierungen oder Formulierungen zu kämpfen haben, schauen Sie sich einige Online-Memo-Vorlagen für Word an, und fahren Sie fort.
