Gedenkbeiträge anstelle von Blumen sind eine übliche Art, Mitarbeiter nach ihrem Tod zu ehren. Mit einem Gedenkbeitrag kann Ihr Unternehmen nicht nur Sympathie für die Familie des Mitarbeiters zeigen, sondern auch dazu beitragen, einen würdigen Beitrag zu leisten. Eine Spende an eine Wohltätigkeitsorganisation wird häufig von einem Erinnerungsschreiben begleitet, um sicherzustellen, dass der Verstorbene für den Beitrag ordnungsgemäß geehrt wird.
Formatieren eines Memorial-Beitragsbriefes
Ein Gedenkbeitragsbrief ist eine Art formeller Geschäftsbrief, dh er sollte die Adresse der Wohltätigkeitsorganisation, an die die Spende erfolgen soll, sowie eine Anrede, einen Haupttext und einen Block für formelle Unterschriften enthalten. Die Anrede kann geschrieben werden "an wen es sich handeln kann", wenn die Wohltätigkeitsorganisation keine Person angegeben hat, an die die Spende gerichtet werden soll.
Zusätzlich zu der Adresse der Wohltätigkeitsorganisation in der Kopfzeile des Briefes sollte auch die Adresse eines Familienmitglieds des Verstorbenen angegeben werden, da die meisten Wohltätigkeitsorganisationen die Familie nach Erhalt über das Geschenk informieren. Darüber hinaus ist es wichtig, Ihre Adresse in den Briefabschluss des Briefes aufzunehmen, damit Sie von der gemeinnützigen Organisation eine Steuerbelastung erhalten können.
Eine Gedenkspende formulieren
Während der Aufbau eines Gedenkbriefes formell ist, kann der Inhalt des Briefkörpers personalisiert werden. Beginnen Sie den Brief mit dem Namen des Mitarbeiters, in dessen Gedächtnis die Spende fällt, sowie dem Geldbetrag der Spende und dem Namen der Wohltätigkeitsorganisation, die das Geschenk erhält. Dazu gehören auch die Informationen, die im Nachruf- oder Begräbnisprogramm des Verstorbenen angegeben sind, wie etwa ein bestimmter Fonds oder ein Stipendium, auf das das Geld gerichtet werden soll.
Fügen Sie dem Brief mehr Personalisierung hinzu, indem Sie eine Verbindung zwischen der Wohltätigkeitsorganisation und Ihrem ehemaligen Mitarbeiter aufzeigen. Dies könnte eine persönliche Geschichte über ihre Liebe zu Tieren sein, wenn die Wohltätigkeitsorganisation eine Tierrettungsorganisation ist oder ihre Verbindung zu Kindern, wenn die Wohltätigkeitsorganisation beispielsweise ein Kinderkrankenhaus ist. Wenn von der Familie keine Wohltätigkeitsorganisation angegeben wird, besprechen Sie stattdessen den Grund, aus dem Ihr Unternehmen die Wohltätigkeitsorganisation ausgewählt hat und wie der Verstorbene mit dieser Entscheidung verbunden ist.
Zeigen Sie Ihre Sympathie
Neben dem Schreiben eines Gedenkbriefes an die Wohltätigkeitsorganisation, die das Geschenk erhalten soll, wird häufig auch eine Sympathiekarte an die überlebende Familie des Verstorbenen geschickt. Fügen Sie der Familie eine persönliche Nachricht zusammen mit einem Hinweis hinzu, dass Sie zu einer Wohltätigkeitsorganisation beigetragen haben, um sich an das Familienmitglied zu erinnern.
Nicht nur ein Geschäftsbrief
Ein Gedenkbrief hat zwar eine bestimmte Form und Funktion, bedeutet aber nicht, dass er unpersönlich sein muss. Tatsächlich ist genau das Gegenteil der Fall. Durch die Kombination der Informationen, die Sie vermitteln möchten, mit kleinen Details, die an den ehemaligen Mitarbeiter erinnern, vermitteln Sie einen warmen Eindruck von einer fürsorglichen Organisation, die ihre Mitglieder wertschätzt.
