Um eine Zahlung auf einer überfälligen Rechnung anzufordern, ist ein Ansatz erforderlich, der Durchsetzungsvermögen und Professionalität in Einklang bringt. Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen, um den Prozess zu vereinfachen, und verfolgen Sie die Rechnungen nach Nummer und Servicetermin. Definieren Sie auf jeder Rechnung Ihre Zahlungsbedingungen, damit Sie bei der Abholung und bei Folgeanfragen auf Ihre Unternehmensrichtlinie verweisen können.
Freundlicher Anruf
Machen Sie einen Anruf, um die Zahlung auf einer verspäteten Rechnung anzufordern. Dies kann besonders effektiv sein, wenn Sie eine vertraute Beziehung mit dem Kunden haben und davon ausgehen, dass die verspätete Zahlung ein Versehen war. Zum Beispiel: „Hallo Stan, das ist Jane Smith von ABC Company. Ich möchte sicherstellen, dass Sie die Rechnung erhalten haben, die wir Ihnen für die Sendung des letzten Monats gesendet haben. Es wurde am 15. Januar 2015 datiert. Es ist 10 Tage überfällig, daher frage ich mich, ob es falsch platziert wurde. Ich kann dir jetzt gleich eine Kopie schicken, wenn du willst. “
Formaler Anruf
Wenn Sie versuchen, eine Rechnung von einer Buchhaltungsabteilung eines großen Unternehmens oder von einem unbekannten Einzelkunden bezahlt zu bekommen, ist ein formellerer Ton angebracht. Identifizieren Sie sich, geben Sie genaue Angaben zur Art des Anrufs und stellen Sie Ihre Anfrage. „Dies ist Jane Smith von ABC Company. Ich rufe in Bezug auf Rechnung Nr. 1234 an, die Sie am 15. Januar 2015 per E-Mail erhalten haben. Die Rechnung ist derzeit nicht bezahlt und ich rufe heute an, um zu fragen, welche Art von Zahlungsvereinbarungen Sie treffen möchten."
Schriftlicher Antrag
Ähnlich wie bei formellen und informellen Telefonaten hängt die Art und Weise, wie Sie eine schriftliche Zahlungsaufforderung stellen, von der Art Ihrer Geschäftsbeziehung ab. Eine informelle E-Mail an einen Stammkunden kann einfach sein, z. B. „Überprüfen Sie Ihre ausstehende Rechnung vom letzten Monat. Ich füge eine weitere Kopie bei, falls Sie sie brauchen. “Sie kann auch formell und durchsetzungsfähig sein und auf die Art der Delinquenz und die Folgen für die fortgesetzte Nichtzahlung hinweisen. "Wenn dieses Konto länger als 30 Tage ab Rechnungsdatum nicht bezahlt wird, werden Sie mit einer 10-prozentigen verspäteten Gebühr und zukünftigen Inkassobelastungen belastet."
Bezahlen Sie einfach
Geben Sie dem Kunden verschiedene Optionen an, um die Transaktion zu beschleunigen. Bieten Sie beispielsweise an, die Zahlung per Kreditkarte über das Telefon, die Bargeld- oder Zahlungsanweisung per Post oder die elektronische Zahlung über ein Online-Banking oder eine E-Pay-Site zu akzeptieren. Bitten Sie um sofortige Zahlung, um weitere Verzögerungen zu vermeiden. Wenn der Kunde nicht zahlen kann, fordern Sie eine Teilzahlung oder eine Vereinbarung zur Zahlung zu einem vorher festgelegten Termin an. Alle Vereinbarungen schriftlich niederlegen.
Rechtsweg beschreiten
Ihre Zahlungsaufforderung kann mehr Gewicht haben, wenn Sie einen Anwalt haben. Dies kann eine Überlegung sein, wenn der ausstehende Rechnungsbetrag erheblich ist oder mehr als 90 Tage verspätet ist. Sie können auch ein Gericht für geringfügige Forderungen in Betracht ziehen oder ein Inkassounternehmen einsetzen, um Ihre Bemühungen zu unterstützen. Lassen Sie nicht zu, dass unbezahlte Konten monatelang bestehen bleiben. Je länger eine Rechnung unbezahlt bleibt, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Zahlung überhaupt nicht angezeigt wird.
