Eine Angebotsanfrage, auch RFP genannt, ist ein Dokument, das Sie erstellen, wenn Sie neue Waren oder Dienstleistungen für Ihr Unternehmen beschaffen müssen. In einer RFP werden potenziellen Anbietern Ihre spezifischen Anforderungen dargelegt, und sie werden aufgefordert, Angebote einzureichen, die Sie prüfen können. So können Sie den Anbieter auswählen, der innerhalb Ihres zulässigen Budgets den besten Service für Ihr Unternehmen bietet. Zwar gibt es kein standardisiertes Format für das Schreiben von RFPs, diese Schritt-für-Schritt-Anweisungen helfen Ihnen dabei, ein effektives und klares RFP für alle geschäftlichen Anforderungen zu erstellen.
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Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse. Sie möchten einige Zeit damit verbringen, genau zu bestimmen, wonach Sie fragen und wie viel Sie dafür zahlen möchten. Ein RFP deckt sowohl Ihre notwendigen "Have-to-Haves" (Ihre Anforderungen) als auch Ihre "Nice-to-Haves" (Ihre Wünsche) ab. Stellen Sie jedoch sicher, was ein Anbieter liefern oder bieten muss, um Ihr Geschäft zu gewinnen. Dies ist ein wesentlicher Teil des Prozesses. Wenn Sie Ihre Anforderungen nicht eindeutig definieren können, erhalten Sie keine Vorschläge, die diesen Anforderungen entsprechen.
Entwurf einer Gliederung Auch wenn es keine festen Regeln für die Erstellung einer RFP gibt, stellen Sie möglichst genaue und spezifische Informationen bereit. Zumindest werden Sie wahrscheinlich Kopfzeilen mit Abschnitten verwenden, die eine Einführung enthalten (nicht nur eine Einführung in Ihr Unternehmen, sondern auch für das Projekt / die Notwendigkeit und wie Sie diesen Bedarf ansprechen möchten), Anforderungen (die „haben“ -to-haves “), die Auswahlkriterien, nach denen Sie bestimmen, an wen Sie das Gebot vergeben, das Budget (wie viel Sie bereit sind zu investieren) und der Zeitplan (wie schnell Sie dies tun müssen). Es kann sein, dass Sie Abschnitte hinzufügen oder subtrahieren, wie es für Ihre spezielle RFP erforderlich ist, oder sogar Unterabschnitte für zusätzliche Informationen hinzufügen, die ein Anbieter vor dem Bieten wissen muss.
Erarbeiten Sie Ihre Anforderungen. Dies ist normalerweise der längste Abschnitt und derjenige, der die meiste Aufmerksamkeit erfordert. Schreibe auf, was du getan hast, nicht wie du es tun musst - es sei denn, der Prozess ist ein spezifischer und wesentlicher Teil des Projekts. Verwenden Sie auch klare Wörter, um zwischen "muss zu haben" (verwenden Sie wird, müssen und erforderlich) und "nice-to-haves" (may, can und optional) zu unterscheiden.
Schreiben Sie Ihre RFP. Sie können online nach Beispiel-RFPs suchen, wenn Sie über einen Schreibblock verfügen.
Rechtschreibprüfung und Korrekturlesen Ihrer RFP. In einigen Branchen kann ein falscher Dezimalpunkt einen großen Unterschied machen.
Verteilen Sie Ihre RFP. Sie können es per E-Mail oder per E-Mail an potenzielle Anbieter senden, mit denen Sie vertraut sind, oder sie auf andere Weise verfügbar machen, beispielsweise durch Platzieren auf der Website Ihres Unternehmens.
Wählen Sie Ihr gewinnendes Gebot aus.
Tipps
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Bereiten Sie Ihr RFP 8 bis 10 Wochen vor, bevor Sie das Projekt oder die Dienstleistung benötigen. Dies gibt Zeit für Vorschläge, um die besten Entscheidungen zu treffen.
Legen Sie im Voraus fest, nach welchen Auswahlkriterien Sie das gewinnende Gebot festlegen. Alle Unternehmen haben unterschiedliche Stärken und werden ihren Vorschlag genau auf diese Stärken abstimmen. Suchen Sie nach dem besten Preis, dem erfahrensten Anbieter oder der schnellsten Bearbeitungszeit?
Sie können von Anbietern verlangen, dass sie ihre Vorschläge auf eine bestimmte Weise oder in einem bestimmten Format vorbereiten, aber diese Anforderung in der RFP angeben.
Warnung
Der Anbieter zahlt normalerweise, um sein eigenes Angebot / Gebot als in den meisten Branchen übliche Vorgehensweise vorzubereiten. Sie können dies jedoch in Ihrem RFP deutlich ausdrücken.
