Die Einreichungs- und Klassifizierungssysteme lassen sich in drei Haupttypen einteilen: alphabetisch, numerisch und alphanumerisch. Jede dieser Arten von Ablagesystemen hat je nach den hinterlegten Informationen und Klassifizierungen Vor- und Nachteile. Außerdem können Sie jede Art von Ablagesystem in Untergruppen unterteilen. Ein effektives System zur Archivierung der Archivierung verwendet für die betreffenden Informationen den logischsten, praktischsten und flexibelsten Systemtyp.
Alphabetische topische Ablagesysteme
Alphabetische Themensysteme klassifizieren Informationen nach Thema und ordnen dann die Themenbeschriftungen in alphabetischer Reihenfolge an. Verwandte Themen werden in diesem System nicht zusammengehalten. Normalerweise ist diese Art von System am besten, wenn kleine Informationsmengen betroffen sind. Diese Art von Archivierungs- und Klassifizierungssystem wird manchmal als "Wörterbuchsystem" bezeichnet. Wenn persönliche Namen gespeichert werden, werden die Nachnamen als primärer Sortierer verwendet, wobei die Vornamen nur bei identischen Nachnamen verwendet werden.
Alphabetische Enzyklopädie-Ablagesysteme
In einem Archivierungs- und Klassifizierungssystem "Enzyklopädie" werden Informationen zunächst nach allgemeinen Kategorien untergliedert, wobei Unterkategorien in alphabetischer Reihenfolge angeordnet werden. Diese Art von Ablagesystem ist besonders nützlich für die Handhabung großer Informationsmengen, da Benutzer des Systems nicht den Namen einer bestimmten Datei berücksichtigen müssen, um sie zu finden. Stattdessen können sie zunächst nach der allgemeinen Kategorie suchen und darin nach der gewünschten Datei suchen.
Alphabetische geographische Ablagesysteme
Eine Untermenge des Enzyklopädie-Archivierungs- und Klassifizierungssystems ist das alphabetische geografische Dateisystem. In einem geografischen System sind die Hauptkategorien nach Standorten unterteilt. Sie können eine beliebige Größe oder Art von Standort verwenden, von Ländern über Städte bis zu Außenstellen. Benutzer dieses Systemtyps wählen zunächst den für ihre Suche relevanten geografischen Bereich aus und suchen dann alphabetisch innerhalb des Themas nach den gewünschten Informationen.
Gerade numerische Ablagesysteme
Gerade numerische Ablage- und Klassifizierungssysteme sind sehr einfach zu verwenden, da sie in der Regel bei Nummer eins beginnen und jede Datei mit der nachfolgenden Nummer kennzeichnen. Die Verwendung dieser Art von System ist jedoch begrenzt, da häufig ein Index erforderlich ist, damit Benutzer die gesuchten Dateien finden können, und Dateien mit hoher Aktivität können im gleichen numerischen Bereich überlastet sein.
Numerische Duplex-Ablagesysteme
In numerischen Duplex-Ablagesystemen erhalten Dateien numerische Bezeichnungen mit mehreren beteiligten Nummernsätzen. Diese Art von Ablagesystem kann große Datenmengen verarbeiten. Die verschiedenen Zahlengruppen können den Hauptkategorien und Unterkategorien entsprechen, wobei das Enzyklopädiesystem der Archivierung und der Klassifizierung parallel ist. Ein Nachteil eines solchen Systems besteht darin, dass ein Index erforderlich ist, um zu verstehen, worauf sich jede Zahlengruppe bezieht. Ein sehr bekannter Typ von Duplex-Zahlensystemen ist das Dewey-Decimal-System, mit dem die meisten Bibliotheken ihre Sammlungen katalogisieren.
Chronologische Ablagesysteme
Eine weitere Unterkategorie numerischer Ablagesysteme sind chronologische Systeme, in denen Dateien nach Datum geordnet sind. Normalerweise werden Dateien zuerst nach Jahr, dann nach Monat und dann nach Tag gruppiert. Korrespondenzdateien, z. B. E-Mail-Listen, sind normalerweise auf diese Weise organisiert, wobei die neuesten Daten zuerst aufgeführt werden.
Alphanumerische Ablagesysteme
In alphanumerischen Dateisystemen werden Informationen in einem enzyklopädischen System nach Kategorien klassifiziert, wobei zur Bezeichnung von Kategorien sowohl Buchstaben als auch Zahlen verwendet werden. Die Verwendung von Buchstaben und Zahlen ermöglicht ein viel größeres Kategorienfeld als die alleinige Verwendung von Zahlen. Daher erlaubt das alphanumerische Archivierungs- und Klassifizierungssystem der Library of Congress eine größere Auswahl an Kategorien als das Dewey-Decimal-System, das auf zehn Hauptkategorien beschränkt ist.
