Die Besetzungsfunktion einer Organisation umfasst alle Prozesse, die bei der Einstellung von Mitarbeitern befolgt werden, von der Festlegung von Standards für angehende Mitarbeiter über die Führung von Aufzeichnungen bis hin zur Festlegung des Bewerbungs- und Interviewprozesses. Organisationen mit mehr als einer Einheit, z. B. Einzelhandelsketten mit Filialen im ganzen Land oder Medienorganisationen mit Redaktions-, Verwaltungs- und Marketingabteilungen, können entweder eine zentrale Besetzungsfunktion übernehmen oder den Prozess dezentralisieren.
Zentrale Staffing-Funktion
Die zentrale Personalfunktion bezieht sich auf die Anhäufung aller Verantwortlichkeiten in Bezug auf die Einstellung von Personal in einer einzigen Einheit. Die Einheit, die Teil der Personalabteilung der Organisation ist, ist für die Festlegung des gewünschten Bildungs- und beruflichen Hintergrunds neuer Mitarbeiter verantwortlich, legt ein einheitliches Verfahren für die Ausschreibung von Stellenangeboten fest, nimmt Bewerbungen an und führt Interviews durch. In einer zentralen Besetzungsfunktion hat die Einheit die ausschließliche Verantwortung für die Überwachung des gesamten Prozesses und die Einstellung neuer Mitarbeiter.
Dezentrale Besatzungsfunktion
Bei einer dezentralen Personalbesetzung ist jeder Manager die einzige Person, die für die Einstellungsentscheidung in seiner Abteilung verantwortlich ist. In einer dezentralisierten Medienorganisation kann der Einstellungsmanager der Redaktion beispielsweise einen Bewerber anhand verschiedener Kriterien auswählen und einem anderen Prozess als dem Einstellungsmanager der Marketingabteilung folgen. Ebenso erhalten Manager in verschiedenen Filialen derselben dezentralisierten Kette die Freiheit, ihre eigenen Rekrutierungsstrategien festzulegen.
Vorteile der Zentralisierung
Eine einzige Rekrutierungseinheit an der Spitze der Pyramide der Organisation kann universelle Standards für den Rekrutierungsprozess festlegen und deren Implementierung bewerten. Es kann auch gleiche Chancen für potenzielle Mitarbeiter garantieren, da für alle die gleichen Anforderungen gelten und alle Bewerber denselben Prozess einhalten müssen. Darüber hinaus kann eine zentrale Einheit zuverlässige Statistiken über den Personalbesetzungsprozess in der gesamten Organisation erstellen, z. B. die Gesamtkosten des Prozesses und die Gesamtzahl der Rekruten.
Vorteile der Dezentralisierung
Die Personalbeschaffungsmanager einer Einheit in der Hierarchie der Organisation können nicht genau wissen, was ein Mitarbeiter in bestimmten Bereichen oder Filialen zu tun hat. Der Leiter der Sektion, der die Umwelt aus erster Hand kennt, kann jedoch besser wissen, wie viele neue Mitarbeiter er braucht, was er von seinen Untergebenen benötigt und wie er seine Fähigkeiten einschätzen kann. Die Rekrutierung wird auch zu einem schnelleren Prozess, wenn jeder Bereich oder jede Filiale mit seinen eigenen Bewerbern zu tun hat, anstatt nur eine Einheit, die die Rekrutierungslast der gesamten Organisation bewältigt.
