In unseren Transaktionen verwenden wir fast täglich Geschäftsbriefe.Haben Sie sich jedoch schon einen Moment Zeit genommen, um über die Definition eines Geschäftsbriefs nachzudenken? Diese allgegenwärtige Form der Kommunikation hat viele Funktionen, die wir täglich verwenden, aber wir denken nicht oft über ihre spezifischen Konventionen nach.
Tipps
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Geschäftsbriefe sind formal und werden in Geschäftskorrespondenz verwendet.
Geschäftsbrief-Definition
Ein Geschäftsbrief ist eine der vielen Arten von Briefen. Es handelt sich einfach um eine besondere Form eines formalen Briefes, mit dem Absender und Empfänger über Geschäftsvorgänge, die sie möglicherweise nicht in wirksamer Weise mündlich abwickeln können, miteinander korrespondieren. Geschäftsbriefe können für die Kommunikation zwischen Unternehmen, zwischen Unternehmen und Kunden sowie zwischen Kunden und Unternehmen verwendet werden. Es gibt einige wichtige Elemente, die das allgemeine Geschäftsbriefformat ausmachen. Wenn sie in einem Brief identifiziert werden, qualifizieren sie ihn effektiv als Geschäftsbrief.
Datum und Anschrift des Absenders
Jeder Geschäftsbrief hat die einzigartige Qualität, dass die erste Zeile des Briefes das Datum ist. Dies gibt das Datum an, an dem der Brief geschrieben oder abgeschlossen wurde. Natürlich muss es nicht das Datum sein, an dem der Empfänger den Brief erhalten hat. Unmittelbar unter dem Datum des Schreibens sollten Sie die Adresse des Absenders angeben. Sie sollten den Namen des Absenders nicht in diesem Teil angeben. Dafür wird es später einen Platz geben. Wenn Sie den Brief in einem offiziellen Briefkopf für Ihr Unternehmen ausdrucken, wird Ihre Adresse manchmal bereits im Briefkopf enthalten. In diesem Fall sollten Sie die Absenderadresse nicht unter dem Datum angeben. Das wäre überflüssig.
Adresse des Empfängers
Als nächstes kommt die Adresse des Empfängers. Wenn Sie den Namen des Empfängers kennen, geben Sie den Namen dieser Person in ihre Adresse ein. Sie sollten auch den richtigen Titel für diese Person angeben, z. B. Frau, Frau, Herr, Dr. usw. Wenn Sie die Adresse des Empfängers schreiben, sollten Sie deren Land angeben. Dies ist besonders wichtig für internationale Geschäftsbriefe. Vergessen Sie nicht, den gesamten Ländernamen und nicht nur den ersten Buchstaben groß zu schreiben. Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, können Sie die Person anhand der Position innerhalb des Unternehmens angeben, in der er arbeitet, z. B. „General Manager“, „Director“ usw. Es ist immer eine sicherere Sache, als Annahmen über seinen Namen oder Titel anzunehmen, wenn Sie ihn nicht sehr gut kennen.
Anrede des Briefes
Nach der Adresse des Empfängers erfolgt die Anrede des Briefes. Natürlich sollten Sie Ihre Anrede mit dem Namen des Empfängers in der Empfängeradresse konsistent halten. Es kann zu Konflikten kommen, welche Art von Anrede verwendet werden soll, wenn Sie den Namen der Person kennen. Beziehen Sie sich auf die Person als "Sir" oder "Madam" oder beziehen Sie sich auf die Person mit Namen? Es ist am besten, die Situation so zu behandeln, wie Sie sie im wirklichen Leben behandeln würden. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie mit jemandem, den Sie nicht persönlich kennen, einen Vornamen haben. Wenn Sie also den Empfänger persönlich kennen und normalerweise mit ihrem Vornamen auf sie verweisen, können Sie ihren Vornamen verwenden. Andernfalls ist es am besten, sie als „Madam“ zu bezeichnen. Wenn Sie das Geschlecht der Person nicht kennen, sollten Sie „An wen es sich anschließt“ als Anrede verwenden.
Körper und Briefende
Der Körper sollte formell geschrieben sein. Ihre Zeilen sollten einen einfachen Abstand haben, außer wenn Sie einen doppelten Abstand zwischen den Absätzen einfügen. Der letzte Absatz sollte eine kurze Zusammenfassung dessen enthalten, was in dem Schreiben angegeben wurde.
Um den Brief zu schließen, sollten Sie Phrasen wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Danke" mit einem Komma nachher verwenden. Nach dem Schließen sollten vier Zeilen stehen. Danach schreiben Sie den Namen des Absenders. Dort geben Sie Ihre Unterschrift ein, nachdem Sie den Brief gedruckt haben.
