Effektive Geschäftsbriefe sind ein wichtiges Instrument im Arsenal jedes Unternehmers. Unabhängig davon, ob ein Produkt oder eine Dienstleistung verkauft werden soll oder einfach nur der Verfasser selbst vorgestellt werden soll, muss ein effektiver Geschäftsbrief einige grundlegende Merkmale aufweisen, damit der Leser eine positive Antwort erhält. Der Brief muss den Empfänger zum Handeln aufrufen und ihn überzeugen, das zu tun, was der Verfasser wünscht. Alle effektiven Geschäftsbriefe haben bestimmte Eigenschaften gemeinsam.
Alle Informationen
Ein effektiver Geschäftsbrief enthält alle Informationen, die ein Leser benötigt, um angemessen zu handeln. In dem Brief ist eindeutig angegeben, von wem der Brief stammt und wo und wie er antworten soll. Darin wird angegeben, worum es in dem Brief geht, wann Maßnahmen ergriffen werden müssen, wo diese Maßnahmen ergriffen werden sollten und warum jetzt Maßnahmen ergriffen werden sollten. Der Geschäftsbrief ist voller Informationen und lässt nichts aus. Es hat eine klare Handlungsaufforderung und teilt dem Empfänger mit, wie er diese Aktion ausführen soll.
Kürze
Der effektive Geschäftsbrief ist nicht blumig oder verziert. Es ist sparsam und auf den Punkt. Es gibt keine verschwendeten Wörter. Die Sprache ist knapp in der Sprache, so dass dem Leser nur die benötigten Informationen zur Verfügung stehen. Ein Geschäftsbrief ist kein Ort, um große Worte oder Gedichte zu zeigen. Wirksame Geschäftsbriefe sind kurz und auf den Punkt.
Vorteile, nicht Funktionen
Effektive Geschäftsbriefe beziehen sich auf die Vorteile für den Empfänger und nicht auf die Merkmale des Produkts oder der Informationen. Es beantwortet die Frage für den Leser: "Was ist für mich drin?" Ein Geschäftsbrief berücksichtigt die Zeiteinschränkungen für den Leser und die Bedürfnisse, die der Leser an den Tisch bringt. Es ist auf sie ausgerichtet und macht es dem Leser leicht, die gewünschte Aktion auszuführen. Geschäftsbriefe konzentrieren sich darauf, wie der Briefschreiber dem Leser helfen kann, und nicht, warum der Leser dem Schriftsteller helfen sollte.
Besonderheit
Verwenden Sie beim Schreiben von Geschäftsbriefen eine bestimmte Sprache. Sagen Sie den Lesern genau, was sie von Produkten, Dienstleistungen oder Unternehmen erwarten können. Verwenden Sie keine unbestimmte Sprache, die dazu führen kann, dass sie erraten. Verwenden Sie bei Bedarf Beispiele, um die Sprache näher zu erläutern, um dem Leser den Geschäftsbrief klar zu machen. Wenn ein Versprechen in einem Brief gemacht wird, stellen Sie sicher, dass das Unternehmen es unterstützen kann. Verwenden Sie auch Aktionsverben anstelle von passiven Verben, um Ihren Sätzen Stärke zu verleihen.
Klarheit
Vermeiden Sie die Verwendung von Jargon, wenn dies nicht unbedingt erforderlich ist, um eine klare Kommunikation zu ermöglichen. Es ist wichtig, genau zu klären, was der Brief anbietet und was der Leser vom Leser verlangt. Wenn nicht, kann der Leser die angeforderte Aktion nicht durchführen, und der Brief wird nicht wirksam. Verwenden Sie eine klare, starke Sprache, um zu unterstreichen, was der Leser nach dem Lesen des Geschäftsbriefs tun sollte. Es werden kurze Sätze mit starken, umsetzbaren Verben empfohlen, um den Leser zum Handeln zu ermutigen.
Etikette
Befolgen Sie unbedingt die ordnungsgemäße Etikette in Geschäftsbriefen. Stellen Sie sicher, dass Sie den korrekten Namen und die Schreibweise der Person erfahren, die den Brief erhalten wird. Sprechen Sie sie angemessen an. Antworten Sie auf alle Briefe, die eine Antwort erfordern. Durch die Befolgung einer angemessenen Etikette zeigt ein Unternehmer, dass er der Person, die er schreibt, angemessenen Respekt entgegenbringt. Dieser Respekt kann dazu beitragen, dass der Leser des Briefes den Aufruf zum Handeln annimmt.
Richtigkeit
Ein Geschäftsbrief muss von der Formatierung des Briefs bis zur Angemessenheit des Empfängers viele korrekte Notizen treffen, um wirksam zu sein. Stellen Sie sicher, dass es an die richtige Person in der richtigen Abteilung und in der richtigen Firma gesendet wird. Vergewissern Sie sich, dass der Brief an die richtige Person gesendet wird, um die Maßnahmen zu ergreifen, die der Brief von ihm verlangt. Lesen Sie den Brief durch und beurteilen Sie, ob die Sprache für die Person, an die Sie ihn senden, korrekt ist - weder zu formal noch zu informell. Wenn Sie zum Versand bereit sind, überprüfen Sie die Formatierung ein letztes Mal auf Fehler.
