Es ist leicht, unter das Missverständnis zu fallen, dass Geschäftsgelder eine von zwei Sachen tun - ein- oder aussteigen. Es gibt eine dritte Kategorie: Limbo.In der Schwebe wartet das Geld auf die Kontierung des Kontos oder muss noch eingelöst werden. Manchmal werden diese Gelder über ein temporäres Konto verfolgt, eine Art Zwischenstation. Im Allgemeinen als "Verrechnungskonto" bezeichnet, werden diese häufig auch als Waschkonto, Tauschkonto, Nullkonto und sogar nur als temporäres Konto bezeichnet.
Was ist ein Verrechnungskonto?
Clearing-Konten können manchmal mit „Suspense-Konten“ verwechselt werden - verständlich, da beide temporäre Konten auf weitere Informationen warten, bevor ein nächster Schritt erfolgen kann.
Sie unterscheiden sich darin, dass es bei einem Suspense-Konto darauf ankommt, ein Rätsel oder ein Problem zu lösen. Vielleicht hat sich ein Kunde mehrere Dinge auf einmal bezahlt gemacht, und es ist schwierig, zu verstehen, wie diese Zahlung zusammenbricht. Die Zahlung geht auf das Suspense-Konto, bis das Problem gelöst ist und verstanden wurde, wohin das Geld gehört.
Das Verrechnungskonto gleicht jedoch einem Hauptbuch, das als Erinnerung für noch nicht abgerechnete Dienstleistungen oder Waren verwendet wird, die noch nicht abgerechnet wurden, oder andere Transaktionen, die noch nicht detailliert erfasst werden können. Manchmal wird dies als Weg zur Nachverfolgung eines laufenden Projekts verwendet, z. B. bei einer Bürosanierung, bei der Rechnungen regelmäßig eingereicht werden, die jedoch zu einem späteren Zeitpunkt eine Pauschalgebühr an einen Generalunternehmer zahlen müssen. Sobald die Zahlung fällig und erfolgt ist, kann sie in die korrekten Konten gebucht und vom Verrechnungskonto gelöscht werden.
Ein anderes Beispiel ist ein Unternehmen, das an Geschäftsbüchern zum Jahresende arbeitet. Sie können Einnahmen und Kosten im Zusammenhang mit diesem Projekt auf dem temporären Konto oder auf dem Verrechnungskonto parken, bis die Überprüfung abgeschlossen ist. Zu diesem Zeitpunkt können sie diese Einnahmen und Ausgaben vom Verrechnungskonto auf ihren Nettoertrag übertragen.
Wenn ein Unternehmen ein Clearing-Konto benötigt
Volumen hat im Allgemeinen viel damit zu tun, dass Clearing-Konten benötigt werden. Angenommen, es gibt eine Lohnliste, mit der man kämpfen kann. Das Payroll-Clearing-Konto sollte ein Konto mit Nullsaldo sein. Unmittelbar nachdem die Zahlungen abgerechnet wurden, werden die Gehaltsabrechnungen auf das Verrechnungskonto überwiesen, bevor sie an die Mitarbeiter ausgegeben werden. Wenn sie eingezahlt werden, wird das Konto auf Null zurückgesetzt und alle Zahlungen werden registriert.
Vielleicht gibt es ein Unternehmen, das viel Geld erledigt, beispielsweise einen Junk-Service, der den ganzen Tag von Leuten abgeholt wird und an jeder oder zwei Haltestellen Bargeld erhält. Dieser Inhaber könnte ein Verrechnungskonto verwenden, um Transaktionen und Bargeld schnell aufzuzeichnen, bis er am Tag oder am Ende der Woche ordnungsgemäß Geld verbuchen und ihrem korrekten Konto zuordnen kann.
Wenn ein stetiger Einkommensstrom ein- oder ausgeht, kann ein Verrechnungskonto hilfreich sein, um den Überblick über die Umstellungen zu behalten oder muss in den nächsten Wochen zu rechnen sein.
Es ist wichtig anzumerken, dass es bei der Verwendung von Clearing-Konten darauf ankommt, das Leben in der Übergangsphase mit Geld einfacher zu gestalten. Wenn man nur ein einziges Verrechnungskonto für alle Arten von Transaktionen verwendet, ist dies gegen den Zweck.
Ein Unternehmen sollte stattdessen über ein Gehaltsabrechnungskonto und ein anderes für die Verwaltung von Ausgaben usw. verfügen. Auf diese Weise werden die Gelder in ihren jeweiligen Kategorien gehalten, um die Problemlösung und Überwachung zu erleichtern. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Clearing-Konten, die ein Unternehmen für die Rechnungslegungspraxis verwenden kann, da es sich bei diesen Konten um Zero-Balance-Konten handelt, die nicht in den endgültigen Buchungsbüchern angezeigt werden sollen. Es geht darum, was für das Aufzeichnen von Transaktionen und das Gleichgewicht der Bücher sinnvoll ist.
So richten Sie ein Clearing-Konto ein
Das Einrichten eines Clearing-Kontos hängt davon ab, wo Sie es ausführen. Sagen Sie, Quickbooks ist Ihre bevorzugte Software. Öffnen Sie "Listen", wählen Sie "Kontenplan" aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste hier und wählen Sie "Neu". Nun sollte ein Fenster "Konto hinzufügen" angezeigt werden. Wählen Sie daher die Schaltfläche "Bank". Quickbook stellt fest, dass verschiedene Kontotypen zur Auswahl stehen, aber "Bank" ist aufgrund seiner Flexibilität das Beste für ein Clearing-Konto.
Mit "Bank" können Sie auf das Konto einzahlen, indem Sie "Zahlungen empfangen" oder "Einzahlungen vornehmen" verwenden. Bei der Auszahlung können Sie "Schreibschecks" oder "Rechnungen bezahlen" verwenden. Ein weiteres Plus ist, dass das Bankkonto eine Bilanz ist Position sowie eine Kapitalflussrechnung, die als Salden und auch als Veränderung der Salden dargestellt wird.
Dann gibt es die Praktikabilität, da die Aufteilung der Kosten auf Gemeinkosten oder Klassen mit Nullprüfungen ein "Bankkonto" für das Verrechnungskonto erfordert.
Zurück zum Erstellen des Clearing-Kontos: Wenn Sie "Bank" ausgewählt haben, klicken Sie auf "Weiter" und geben Sie nun einen Titel in das Feld "Kontoname" ein. Clearing, Tausch, Waschen und temporär sind alles gute Namen für dieses Konto und möglicherweise auch für welche Abteilung. Zum Beispiel "Verbindlichkeiten Clearing-Konto".
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Aber warte, es gibt noch mehr
Jede Buchhaltungssoftware bietet verschiedene Optionen und Kontensteuerungen. Ihr Produktsupport enthält Schritte zur Installation von Clearing-Konten für dieses System. Wenn Ihr Unternehmen ein kleines Unternehmen ist und Sie externe Dienstleistungen für die Rechnungslegung zum Jahresende in Anspruch nehmen, sollten Sie Ihren Steuerberater konsultieren, um zu erfahren, was er als die beste Methode zur Erstellung von Clearing-Konten für die Anforderungen Ihres Unternehmens vorschlägt. Sie kann auflisten, welche Kategorien von Verrechnungskonten Ihrem Betrieb zugute kommen.
Unabhängig davon, ob Sie Bill.com, uCollect, Xero, MYOB, Freshbooks oder ein anderes Buchhaltungssystem verwenden, wird auf den entsprechenden Hilfeseiten erläutert, wie Sie mit dem Clearing von Konten beginnen, da sie für die meisten Buchhaltungspraktiken von grundlegender Bedeutung sind. Einige Cloud-basierte Buchhaltungssoftware und sogar Quickbooks verfügen über Plug-Ins von Drittanbietern, die maßgeschneiderte Clearing-Kontenlösungen bieten, die möglicherweise eine Untersuchung wert sind.
Mit dem Clearing von Konten verantwortlich bleiben
Clearing-Konten sind hervorragend für die Verwaltung des Geldflusses und für die Überwachung des Bargeldverkehrs. All dies kann jedoch schief gehen, wenn niemand dafür verantwortlich ist, dass das Clearingkonto auf dem Laufenden ist.
Ein Verrechnungskonto sollte monatlich überprüft werden. Die Abstimmung ist eine entscheidende Rolle für den Erfolg des Clearing-Kontos. Ohne Abstimmung sind Clearing-Konten alles andere als klar.
Ein Monat bietet Ihnen ausreichend Zeit, um für jede auf dem Verrechnungskonto aufgeführte Transaktion ein Betriebskonto festzulegen. Das ist ausreichend Zeit, um die richtigen Mittel auf diese Konten für diese Einträge zu übertragen.
Alles, was nach dieser Zeit auf dem Verrechnungskonto übrig bleibt, ist eine Transaktion, die abgejagt werden muss. Warum wird dieser Scheck nicht von einem Verkäufer eingelöst? Wurde es überhaupt erhalten? Wenn dies nicht der Fall ist, könnte dies mit der Fähigkeit des Unternehmens konfrontiert werden, Lagerbestände zu erhalten oder benötigte Dienstleistungen rechtzeitig zu erhalten.
Sicherzustellen, dass Schecks eingelöst werden und nicht nur Einzahlungen erhalten, ist Teil eines erfolgreichen Geschäfts. Wenn Service-Provider feststellen, dass Sie für das Kommen und Gehen von Geld verantwortlich sind, schafft dies auf lange Sicht bessere Arbeitsbeziehungen, da sie wissen, dass Sie darauf achten, dass sie ihre Dienstleistungen zurückzahlen.
Wie man Clearing-Konten in eine Bilanz schreibt
Die Gehaltsabrechnung ist eine beliebte Anwendung für ein Clearing-Konto und ist ein hervorragendes Beispiel für die Funktionsweise eines Clearing-Kontos.
Wie jedes Verrechnungskonto handelt es sich bei den Verrechnungskonten für die Personalabrechnung um ein Konto mit Nullbilanz. Aufgrund der jahrelangen Natur der Gehaltsabrechnung und der Tatsache, dass sich die Dinge bei Quellensteuern und anderen Abzügen so häufig ändern können, ist es hilfreich, ein Clearing-Konto zu verwenden, um diese Dinge in Einklang zu bringen. Wenn Fehler auftreten oder Anpassungen vorgenommen werden müssen, kann es einfacher sein, das Problem zu lösen, wenn es sich in einem laufenden Verrechnungskonto im Vergleich zu einer Position in A / P oder A / R befindet. Aus diesem Grund lieben Buchhalter die Verwendung von Clearing-Konten. Dadurch vermeiden Sie unangenehme Einträge an anderen Orten.
- Löhne 22.476 $
- Arbeiterentschädigung 1.348,56 $
- Arbeitgebersteuern 4.719,96 $
- Lohnkosten $ 77
- Clearing-Kontostand 28.621,52 $
Alle diese Beträge werden als Belastung auf der linken Seite des Buchhaltungsledgers aufgeführt. Der Clearing-Kontostand ist die Summe aus Löhnen, Arbeitnehmerberichten, Arbeitgebersteuern und Gehaltsabgaben - alles Geld, das an der Abgabe von Löhnen beteiligt ist.
Auf der rechten Seite des Kontos wird eine Gutschrift mit 28.621,52 US-Dollar angegeben. Dies entspricht der Summe der Löhne für das Clearing-Konto.
Sobald die Gehaltsschecks eingelöst sind, sollte sich der Betrag auf 22.476 USD belaufen, und dieser Betrag kann auf Null eingestellt werden. Wenn die Lohnzahlung des Arbeitnehmers an die Regierung geht, wird das zu Null. Ebenso für Steuererklärungen und Lohnzahlungen.
Da also jede Position im Laufe des Monats oder am Monatsende ausgezahlt oder ausgezahlt wird, wird sie abgeglichen, und nachdem alles gesagt und getan ist, sollte das Verrechnungskonto ein Null-Guthaben aufweisen. Hier kommt der Begriff "Nullabgleich" zustande - dies ist das Ergebnis, da Clearing-Kontenelemente miteinander abgeglichen werden.
Hinweise zum Löschen von Konten in QuickBooks
Das Intuit-Team hinter Quickbooks hat die Verwendung von Verrechnungskonten zu einem relativ einfachen Verfahren gemacht.
Erstellen Sie zuerst einen Journaleintrag und fügen Sie dann das Konto des Auftraggebers oder des Auftraggebers hinzu aus denen Du bewegst Geld. Fügen Sie nun das Verrechnungskonto hinzu. Speichern Sie diesen Journaleintrag.
Legen Sie dann einen zweiten Journaleintrag an und fügen Sie das Clearingkonto diesem Eintrag hinzu. Fügen Sie dann das A / P- oder A / R-Konto hinzu zu welchem Du wirst Geld bewegen.
Verknüpfen Sie diese beiden Journaleinträge in "Bezahlen" oder "Zahlungen empfangen".
Wenn Nullbilanzen nicht passieren
Ganz gleich, ob es sich um Gehaltsabrechnungen, Kreditoren, Bargeldgeschäfte oder spätere Abwicklungen handelt, oder Forderungen, die Verrechnungskonten müssen fast immer auf Null zurückgehen, wenn Transaktionen ein- und ausgehen. Wenn Konten nicht auf Null abgeglichen werden, führt dies zu Problemen, die sich in das Hauptbuch auswirken.
Die Abstimmung erfolgt wie bei anderen Konten. Wenn Zahlungen nicht mit Dollar für Dollar übereinstimmen, ist es wichtig zu fragen, warum. Wenn Zahlungen für falsche Beträge ausgehen, muss dies gelöst werden. Wenn Schecks nicht eingelöst werden, ist es an der Zeit, sie einzulösen. All dies fließt in die Abstimmung des Clearing-Kontos ein. Wenn korrekte Summen auf Null gesetzt werden, wird das Verrechnungskonto ein Null-Guthaben erreichen, und der Clearing-Prozess kann von neuem beginnen.
Schlussbetrachtungen
Wenn kleine Unternehmen beteiligt sind, kann das Clearing von Konten Nachteile haben. Wenn nicht genug Transaktionen vorhanden sind, um diese Transparenz- und Redundanzebene hinzuzufügen, kann zusätzliche Arbeit unnötig sein. Ungelöste Einträge, die um ein paar Cent und Dollar abschrecken, können mehr Ärger verursachen, als sie wert sind. Wenn Sie jedoch Woche für Woche und Monat zu Monat darauf aufpassen, können Sie diese auf ein Minimum reduzieren.
Es ist auch möglich, dass sich dies auch für kleine Unternehmen negativ auf das Endergebnis auswirken kann. Es kann sein, dass das Übertragen von Geld auf ein Clearing-Konto den Verlust von Zinsgewinnen beim Sparen von Unternehmen bedeuten kann, was wahrscheinlich keine große Summe ist, aber zählt nicht jeder Cent für die Gesundheit von kleinen Unternehmen?
Letztendlich kann das Clearing von Konten für viele Unternehmen ein enormes Werkzeug sein. Ob Clearing-Konten für Ihre Firma von Vorteil sind, hängt von dem Transaktionsvolumen und der Anzahl der Hände ab, die an der Unternehmensabrechnung beteiligt sind. Wenn Sie nach einer besseren Transparenz und einer saubereren Buchhaltung gesucht haben, könnte das Clearing von Konten die Lösung sein, nach der Sie suchen.
