Ein Fragebogen zur internen Kontrolle ist ein Dokument, das ein Prüfer den Mitarbeitern eines Unternehmens vor der Durchführung einer Prüfung zur Verfügung stellt. Der Fragebogen ist hilfreich, um zu bestimmen, auf welche Bereiche sich die Prüfung konzentrieren soll. Wenn die Mitarbeiter die Fragen beantworten, weiß der Prüfer, ob das Unternehmen insgesamt genaue Aufzeichnungen führt, und verfügt über Nachweise, die zeigen, wer für welche Dokumente verantwortlich ist. Durch den Fragebogen zur internen Kontrolle erhält das Unternehmen die Vorteile einer günstigeren, schnelleren und effektiveren Prüfung.
Beweis
Ein Fragebogen zur internen Kontrolle liefert den Nachweis, dass ein Dokument oder eine Finanzdatenbank existiert. Beispielsweise kann ein Fragebogen die Frage stellen, ob das Unternehmen einen Kontenplan führt. Der Prüfer kann dann fragen, wo sich der Kontenplan befindet, ob er existiert, oder die Prüfung so ausrichten, dass er ohne diesen arbeitet. Wenn ein Mitarbeiter erwähnt, dass der Kontenplan existiert und nicht weiß, wo er sich befindet, kann dies den Nachweis erbringen, dass das Unternehmen keine guten Aufzeichnungen führt, so dass der Prüfer eine gründlichere Prüfung durchführen sollte.
Mitarbeitersteuerung
Interne Kontrollfragebögen liefern Nachweise, anhand deren der Prüfer feststellt, ob Mitarbeiter die Arbeit anderer Mitarbeiter überprüfen. Der Fragebogen des Arizona Department of Health Services fragt, ob die Buchhalter einer Agentur jährliche Ferien machen. Wenn Steuerberater in einer Organisation dazu verpflichtet werden, sich von ihren Jobs freizustellen, werden die internen Kontrollen verstärkt, da andere für die Organisation tätige Steuerberater die Genauigkeit der Bücher überprüfen können, während die wichtigsten Datensatzverwalter abwesend sind.
Verwaltungsratskontrollen
Ein Fragebogen zur internen Kontrolle untersucht die Wirksamkeit eines Verwaltungsrats. Der interne Fragebogen fragt nach der Frage, ob die Direktoren der Organisation Debitorenbuchhaltung überwachen oder ob die Direktoren Finanzberichte von der Organisation erhalten und diese prüfen. Der Fragebogen zur internen Kontrolle zeigt dem Prüfer, ob der Verwaltungsrat eine aktive Rolle bei der Sicherstellung der Korrektheit der Finanzunterlagen spielt.
Zukünftige Audits
Auditoren können beim Anlegen eines Fragebogens zur internen Kontrolle allgemeine Problembereiche definieren, die bei der Prüfung anderer Abteilungen oder Unternehmen verwendet werden können. Ein Auditor kann beispielsweise ein Dokument erstellen, das Inventurdatensätzen ein hohes Risiko zuweist, wenn ein Unternehmen wertvolles Inventar kontrolliert, das nicht häufig überwacht wird, oder ein geringes Risiko, wenn das Inventar nicht wertvoll oder spezialisiert ist. Andere Prüfer können das Standarddokument verwenden und bei zukünftigen Prüfungen wiederverwenden. Das Washington State Office of Financial Management fügt in seinem Musterfragebogen Erklärungen hinzu, aus denen hervorgeht, warum jede interne Kontrolle für Mitarbeiter wichtig ist, die keine Ausbildung zum Abschlussprüfer haben.
