Bei der Erstellung eines Buchhaltungssystems müssen Unternehmen und gemeinnützige Organisationen einen Rahmen für die interne Kontrolle schaffen. Der interne Kontrollprozess stellt sicher, dass das System gut funktioniert und dass alle beteiligten Mitarbeiter wie erwartet funktionieren. Eine solche wesentliche Geschäftsfunktion bietet angemessene Sicherheit, indem die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert und die Vermögenswerte der Organisation geschützt werden. Aufgrund ihrer Bedeutung berücksichtigen Unternehmen die grundlegenden Prinzipien der internen Kontrolle.
Verantwortlichkeiten
Unternehmen müssen klar Verantwortlichkeiten festlegen. Durch die Zuweisung bestimmter Verantwortlichkeiten an Einzelpersonen wird sichergestellt, dass sie wissen, was ihre Aufgabe bei der Aufrechterhaltung der internen Kontrolle ist. Wenn eine interne Kontrollverantwortung konsequent übersehen wird, wird durch ein wirksames internes Kontrollsystem klargestellt, wer keine zugewiesene Aufgabe ausführt.
Record Keeping
Speicher ist kein unfehlbares Werkzeug, besonders wenn es um große Informationsmengen oder Transaktionen geht. Durch die korrekte Aufbewahrung der Aufzeichnungen können Unternehmen eine genaue Historie der vorhandenen Transaktionen haben. Aufgrund dieser historischen Daten kann das Unternehmen später darauf zurückgreifen, wenn ein Problem entdeckt wird oder eine Klärung erforderlich ist.
Versicherung und Bonding
Leider kann selbst das beste interne Kontrollsystem den Verlust eines Vermögenswerts nicht verhindern. Durch die Versicherung von Vermögenswerten und die Bindung von Mitarbeitern kann sich eine Organisation darauf verlassen, dass der Wert eines Vermögenswertes erstattet wird, wenn der Vermögenswert gestohlen oder anderweitig missbraucht wird.
Vermögensaufzeichnungen und Verwahrung
In einem internen Kontrollsystem sind die Personen, die physischen Zugang zu Bargeld und anderen Vermögenswerten haben, nicht dieselben Personen, die die Aufzeichnungen zu diesem Vermögenswert führen. Wenn zum Beispiel die Person, die für die Führung der Kassensätze verantwortlich war, die gleiche Person war, die den Schlüssel für die Kassa hatte, wäre es für diese Person leicht, sich während der Fälschung der Kassensammlung mit dem Geld zu beschäftigen. Die Person, die Bestandsaufzeichnungen führt, sollte nicht in der Lage sein, physisch auf die von ihnen verfolgten Bestände zuzugreifen.
Verantwortung für verwandte Transaktionen
Manchmal müssen mehrere Aufgaben ausgeführt werden, um eine einzelne Transaktion abzuschließen. In diesem Fall ist es wichtig, dass verschiedene Mitarbeiter jeweils die separaten Aufgaben der Transaktion ausführen. Dadurch wird sichergestellt, dass mehr als eine Person an der Erledigung der Aufgabe beteiligt war. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Fehler oder betrügerische Handlungen entdeckt werden.
Technologische Kontrollen
Einbruchalarme, elektronische Tastaturen und andere technologiebasierte Sicherheitsfunktionen können Organisationen beim Schutz von Assets helfen. Technologie kann oft dahin gehen, wo Menschen es nicht können, und kann 24 Stunden am Tag ohne Arbeit oder ohne Pausen arbeiten. Intelligente Unternehmen erweitern ihre internen Kontrollsysteme durch geeignete und kostengünstige Technologien.
Unabhängige Überprüfung
Unternehmen müssen ihre internen Kontrollsysteme regelmäßig überprüfen. Dies sollte von einer Person ausgeführt werden, die keine der überprüften Arbeiten ausgeführt hat. Ein unabhängiger Prüfer kann während des gesamten internen Kontrollprozesses objektiv über die geleistete Arbeit berichten und hat keinen Grund, Fehler zu behandeln oder zu optimistisch in Bezug auf die Kontrollverfahren zu sein.
