So planen Sie eine Telefonkonferenz. In der Unternehmenswelt sind Meetings ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation. Um Meetings durchzuführen, bei denen sich die Teilnehmer in verschiedenen Büros oder sogar in anderen Teilen der Welt befinden, können Sie eine Telefonkonferenz einplanen. Obwohl Telefonkonferenzen eine bequeme Art der Kommunikation sind, sollten Sie einige Schritte unternehmen, um eine erfolgreiche Planung zu planen. Befolgen Sie diese Tipps, um eine Telefonkonferenz zu planen.
Legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für Ihre Telefonkonferenz fest. Berücksichtigen Sie bei der Zeitplanung alle Teilnehmer, die sich in unterschiedlichen Zeitzonen aufhalten.Sie möchten keine Telefonkonferenz vor oder danach planen, wenn Ihre Kollegen normalerweise im Büro sind.
Vereinbaren Sie eine Konferenzrufnummer im Konferenzcenter Ihres Unternehmens oder wenden Sie sich an einen Online-Anbieter, der Konferenzgespräche ermöglicht. Dies erfordert häufig die Einrichtung und Kontoerstellung und die Zahlung einer geringen Gebühr, aber es ist eine bequeme Option, wenn Ihr Unternehmen keine Konferenzdienste anbietet.
Bereiten Sie eine Besprechungsanfrage mit Datum, Uhrzeit und vorgeschlagenem Thema vor. Dies sollte mehrere Wochen im Voraus per E-Mail an die Teilnehmer der Telefonkonferenz gesendet werden, damit sie ausreichend Zeit für die Telefonkonferenz haben. Stellen Sie sicher, dass Sie spezifische Wählanweisungen und alle PIN-Nummern angeben, die die Teilnehmer benötigen, um auf den Anruf zuzugreifen.
Erstellen Sie eine Agenda für die Telefonkonferenz. In Ihrer Agenda sollte aufgeführt sein, was die Telefonkonferenz erreichen soll, welche Ergebnisse nach dem Anruf erforderlich sind und welche Teilnehmer für die nächsten Schritte verantwortlich sind.
Senden Sie die Tagesordnung und alle zusätzlichen Informationen, die die Teilnehmer einige Tage vor dem Anruf überprüfen müssen. Sie können Tabellen oder Berichte einschließen, die Hintergrund für das Thema bieten, das Sie ansprechen möchten.
Nehmen Sie persönlich Kontakt zu allen Teilnehmern auf, die Sie am Tag vor der Telefonkonferenz nicht bestätigt haben. In diesem Fall ist ein Anruf am besten, da der Teilnehmer Ihre E-Mail mit der Besprechungsanfrage möglicherweise nicht erhalten hat.
