Die Entwicklung eines Abteilungsbudgets erfordert ein gründliches Verständnis des Prozesses und der betreffenden Abteilung. Betrachten Sie ein Abteilungsbudget als Ausgabenplan für das kommende Geschäftsjahr. Berücksichtigen Sie bei der Vorbereitung der vorläufigen Unterlagen die mit Einnahmen und Ausgaben zusammenhängenden Variablen, die einen Puffer bilden, wenn die geplanten Einnahmen nicht eintreten. Ein tragfähiges Budget ist nur so gut wie die Zahlen, die von den Architekten des Endprodukts eingegeben werden.
Legen Sie vernünftige Ziele für das kommende Geschäftsjahr fest. Die vorläufigen Zahlen sollten die Erwartungen für die unmittelbare Zukunft der Abteilung enthalten. Während diese anfänglichen Berechnungen tendenziell auf der optimistischen Seite liegen, sollten Sie sich bemühen, mit den erwarteten Zahlen realistisch zu bleiben. Denken Sie daran, dass die Budgets ein Work-in-Progress-Prozess sind, der das ganze Jahr über angepasst werden muss. Daher ist es auf lange Sicht besser, vernünftige Erwartungen zu unterbreiten.
Eingabe suchen. Konsultieren Sie sich mit anderen Mitgliedern der Abteilung, insbesondere denjenigen, die mit der täglichen Arbeit des Büros vertraut sind, bevor Sie sich auf permanente Zahlen festlegen. Machen Sie die Mitarbeiter zu einem wesentlichen Faktor für den Budgetierungsfortschritt. Sie sind schließlich in jedem Geschäftsumfeld die vorderste Front und haben in der Regel einen außergewöhnlichen Einblick in das, was funktioniert und was nicht.
Analysieren Sie den Zufluss. Realistische Einkommenserwartungen erfordern eine Analyse der vorangegangenen Budgets. Vergleichen Sie vor der Eingabe von vorläufigen Zahlen die Monats-, Quartals- und Jahreszahlen des Vorjahres. Wenn es einen außergewöhnlichen Umstand gab, der mit den Zahlen des letzten Jahres zusammenhängt, gehen Sie zwei Jahre zurück. Suchen Sie nach Trends, die den Umsatz beeinflussen. Berücksichtigen Sie Urlaubsausgaben, wenn es sich bei dem Unternehmen um Einzelhandelsgeschäfte handelt. Schauen Sie sich das erste Quartal des Vorjahres an, wenn die Firma Einkommensteuererklärungen behandelt. Unabhängig von der Fachkompetenz des Unternehmens sollten Sie unternehmensspezifische Faktoren berücksichtigen, die den eingehenden Cashflow erhöhen oder zerstören. Durch das Zusammenstellen dieser Informationen wird die Budgetierung des Cashflows wesentlich vereinfacht.
Abfluss analysieren Unerwartete Ausgaben können jedes Budget untergraben. Um die Kosten zu minimieren, sollten Sie die bisherigen Budgets genau betrachten, um Trends zu ermitteln. Betrachten Sie Personal. Ist jemand im Ruhestand? Sind Entlassungen möglich? Wenn die Einstellung von Mitarbeitern prognostiziert wird, wie sieht es mit Schulungen und anderen Kosten aus, die mit einem neuen Mitarbeiter verbunden sind? Berücksichtigen Sie das Alter der Ausrüstung bei der Berechnung der Kosten. Fragen Sie, ob Computer oder Drucker oder Kopiergeräte in der nächsten Budgetperiode aktualisiert werden müssen. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie vor der Übermittlung des endgültigen Produkts eindeutige Schätzungen der Wiederbeschaffungskosten einholen. Wenn das Inventar der Lagerbestände zum Budget der Abteilung gehört, berücksichtigen Sie nicht nur die Lagerkosten, sondern auch die Kosten pro Quadratmeter für die Unterbringung sowie das Personal und die Ausrüstung, die zur Verwaltung des Produkts erforderlich sind. Kurz gesagt, analysieren Sie jedes Detail, um das Endprodukt zu einem Produkt zu machen, das das ganze Jahr über funktioniert.
Bereiten Sie das Budget vor. Konsultieren Sie als letzten Schritt bei der Vorbereitung des endgültigen Budgets die Verantwortlichen anderer Abteilungen. Ihr Input könnte sich auf das Budget für Ihre Abteilung auswirken. Der Blick in die Zukunft ist das vorrangige Ziel eines jeden Budgets. Die Vorbereitung des Abteilungsbudgets wird zu einer einfachen Aufgabe, wenn die für die Fertigstellung erforderlichen Vorarbeiten im Voraus festgelegt werden. Denken Sie auch daran, dass ein Budget ein flexibles Dokument ist, das den Unternehmenszielen entspricht und bei Bedarf leicht angepasst werden kann.
