Die meisten Einzelpersonen in der Wirtschaft übermitteln regelmäßig Dokumente als E-Mail-Anhang. Es ist jedoch am besten, einen schönen Ordner für den Postversand zu erstellen. Ihr Ziel beim Schreiben eines Dokuments für geschäftliche Zwecke besteht darin, Informationen, die die andere Partei benötigt, in der Fachsprache aufzunehmen. Dies bedeutet nicht, dass die Sprache hochbräutig oder dunkel sein sollte. Wenn diejenigen, die das Dokument lesen werden, möglicherweise nicht alles verstehen, sollten Sie in Betracht ziehen, eine separate Seite mit Informationen mit Aufzählungszeichen zu erstellen, um das Hauptdokument zu erläutern.
Sammeln Sie alle Informationen, die Sie für Ihr Dokument benötigen. Geben Sie im Dokument eindeutige Informationen in einer Schriftgröße an, die andere Personen leicht lesen können. Experimentieren Sie mit Schriftgrößen und Druckstilen, um einen guten visuellen Eindruck zu erzielen. Bitten Sie jemanden, dem Sie vertrauen, das Dokument zu überprüfen, bevor Sie es versenden.
Geben Sie den Namen, den Titel und die Abteilung der Person ein, die das Dokument erhalten soll. Geben Sie den Namen des Autors, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummern des Dokuments an. Geben Sie diese Informationen in die obere rechte Ecke des Deckblatts ein oder zentrieren Sie diese Informationen unten.
Schreiben Sie eine Zusammenfassung, welche Informationen das Dokument enthält. Geben Sie beispielsweise an, dass der Beleg ein Angebot für einen Auftrag ist. Schränken Sie die Zusammenfassung auf eine halbe Seite oder weniger ein. Schreiben Sie diesen Abschnitt so, als ob der Leser keine Ahnung von Informationen im Dokument hat. Die Zusammenfassung sollte Informationen enthalten, die die Person, die das Dokument erhält, möglicherweise mit anderen teilen muss.
Bieten Sie Informationen zu dem Projekt an, das Sie besprechen möchten, indem Sie zunächst mit den wichtigsten Informationen beginnen. Interesse des Lesers wecken und versuchen, es durch jeden Absatz zu halten. Geschäftsdokumente neigen dazu, zu langweilig zu werden. Erstellen Sie Untertitel, um die Informationen interessanter darzustellen.
Malen Sie ein Bild mit Ihren Worten. Helfen Sie dem Leser, die Punkte zu visualisieren, die Sie zu erreichen versuchen, indem Sie eine Sprache verwenden, die beschreibt, was geschehen muss.
Warnung
Schreiben Sie ein Geschäftsdokument auf den Bildungsstand des Lesers. Wenn Sie vorhaben, ein Aushubunternehmen zu beauftragen, um Schmutz von einer Baustelle zu transportieren, verwenden Sie eine Sprache, die das Unternehmen im täglichen Betrieb verwendet, keine wissenschaftliche Beschreibung.
