Privatpersonen und Unternehmen haben bei der Ablage von Ausrüstungen eine Vielzahl von Möglichkeiten. Einige Optionen bieten ein hohes Maß an Sicherheit, während andere eine hohe Datendichte ermöglichen. Die Menge des verfügbaren Speicherplatzes, die Empfindlichkeit der Dateien und Ihre Präferenz für physische oder elektronische Aufzeichnungen haben Einfluss auf Ihre Wahl des Ablagesystems.
Physische Feilausrüstung
Aktenschränke
Das Aktenschrank ist eine Büroklammer. Vier Schubladen, mit denen Dateien seitlich gespeichert werden können, sind Standard. Laut Smead, einer Dokumentenverwaltungsfirma, sind Aktenschränke von Vorteil, wenn Sie Datensätze aufbewahren müssen. Da diese Schränke verschlossen werden können, kann eine Firma dies tun Beschränkung des Zugriffs auf vertrauliche Dateien während Mitarbeiter und Besucher weiterhin den Raum betreten können.
Unter allen physischen Aktenausrüstungsoptionen neigen Schränke dazu, das zu sein teuerste und am meisten haben beschränkte Kapazität. Smead weist darauf hin, dass ein Aktenschrank mit vier Schubladen, der einen Ablagebereich von 6 Fuß mal 24 Fuß einnimmt, ungefähr 8.448 Ordner aufnehmen kann.
Offenes Regal
Eine Alternative zu Aktenschränken ist offenes Regal. Die Einheiten ähneln offenen Bücherregalen und sind speziell für Ordnerhöhe und -breite ausgelegt. Das Design ermöglicht Benutzern Einfacher Zugriff auf Dateien und kann entweder sein stationär oder sein Handy, Mobiltelefon wenn Rollen an der Unterseite befestigt sind.
Offene Regale sparen Platz und Geld. Smead merkt an, dass Regalfächer normalerweise sind drei Mal weniger teuer als Aktenschränke. Im Vergleich zu einem Aktenschrank mit vier Schubladen macht ein siebenstufiges offenes Regalsystem 80 Prozent aus mehr kapazität. Mobile Regale können mit höherer Dichte aufgestellt werden und bieten eine um 405 Prozent höhere Kapazität als Schränke.
Tipps
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Abgesehen von der Feilausrüstung benötigen Sie auch liefert B. Ordner, Bezeichnungen und End-Tabs, damit ein physisches System ordnungsgemäß funktioniert.
Digital-Einreichung Ausrüstung
Externe Geräte
Es ist praktisch, die interne Festplatte eines Computers zum Speichern von Dateien zu verwenden. Sie können jedoch die Informationen verlieren, wenn die Festplatte beschädigt oder physisch beschädigt ist. Um dieses Risiko zu verringern, möchten Benutzer möglicherweise Daten auf einem externen Gerät sichern. PC World empfiehlt, kritische Dateien auf einem Computer zu sichern externe Festplatte und mit einem USB-Stick um Dateien nach Bedarf zu übertragen.
Tipps
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Benutzer können Daten auch auf einem Cloud-basierten Dienst wie Google Drive oder Dropbox sichern, für den keine zusätzlichen Geräte erforderlich sind.
Server
Unternehmen, die möchten, dass mehrere Parteien auf dieselben Daten zugreifen, möchten möglicherweise in einen Server investieren. Server fungieren als zentrales Repository für viele Benutzerdateien. PC World weist darauf hin, dass Unternehmen Mehrbenutzeranwendungen wie Datenbanken und Systeme zur Planung von Unternehmensressourcen auf dem Server hosten können. Dies macht es für eine große Anzahl von Personen leicht Zugang haben zu den gleichen Dateien. Serverdaten können für zusätzliche Sicherheit auf einem externen Gerät oder in der Cloud gesichert werden.
Physische Server sehen ähnlich wie ein High-End-PC aus. Alternativ können Unternehmen eine auswählen Cloud-basierter Hosting-Service - Amazon Web Services, Windows Azure und Rackspace Cloud Services sind alle Optionen, für die kein physischer Server erforderlich ist.
