Wenn Sie eine neue Organisation gründen, ein Team aufbauen oder ein Projekt definieren, ist es wichtig zu wissen, was Zweck und Umfang sind. Das zur Verdeutlichung verwendete Dokument wird als Charterdokument bezeichnet.
Was ist ein Charta-Dokument?
Eine Charta ist ein formelles Dokument, das wie eine Roadmap für das ist, was eine Organisation, ein Team oder ein Projekt sein soll und soll. Es beinhaltet, wer involviert ist, welche Ziele verfolgt werden, wer die Autorität hat und über was und wen und ob es einen Lebenszyklus für die Gruppe oder das Projekt gibt, wenn es abgeschlossen ist.
Eine historische Übung
Charta-Dokumente gibt es seit dem Mittelalter. Die Magna Carta aus dem Jahr 1215 verdeutlichte die Rolle des Königs von England und legte Rechte für Barone, andere Eigentümer und die Kirche fest.
Im Laufe der Geschichte wurden Chartern Dokumente zuerkannt, die die Organisations- und Projektrechte sowie die zu erledigenden Aufgaben darlegen. Von gecharterten Unternehmen mit königlichen Mächten über die Entdeckung der neuen Welt bis hin zu Dokumenten, die Kolonialrechte diktieren, ähneln die Chartas von gestern den heutigen Organisationsdokumenten.
Was ist eine Projektcharta?
Eine Projektcharta definiert nicht nur die Ambitionen und Akteure eines Projekts. Es schützt das Team vor dem gefürchteten „Scope-Creep“, bei dem viele Projekte widerspenstig werden.
Vor dem Projektplan wird eine Charta erstellt. Es beschreibt die Ziele und Ziele des Projekts. Es enthält auch den Hintergrund des Projekts, erläutert dessen Zweck und was zu erreichen ist. Die Charta umreißt den Umfang des Projekts und legt fest, welche Leistungen zu erbringen sind, welche Aufgaben das Team zu verantworten hat und welche Jobs nicht erwartet werden. Letzteres ist entscheidend, um ein „Kriechen des Geltungsbereichs“ zu verhindern, das zu ständig wachsenden Verantwortlichkeiten führen kann, was letztendlich die Fristen gefährden kann.
Die Charta sollte auch Führung, Stakeholder und Teammitglieder diktieren. Darin werden kritische Termine im Projekt und im Budget sowie Risiken und Annahmen sowie Abhängigkeiten und Einschränkungen aufgeführt. Es muss die Autoritätsebene des Projektmanagers geklärt werden, einschließlich der Frage, ob sie Personal einstellen oder entlassen können. Schließlich sollte ein Kommunikationsspielplan erstellt werden, der Parameter enthält, wie schnell Antworten auf Abfragen erwartet werden.
Eine Projektcharta soll von den Hauptakteuren und dem Management unterzeichnet werden. Sie sollte Missverständnisse reduzieren und ein starkes Licht für die Projektdauer liefern. Es wird auch als eine Möglichkeit betrachtet, ein Projekt zur Genehmigung an das Management zu "verkaufen".
Eine gute Teamcharta schreiben
Ähnlich wie bei einer Projektcharta sollte eine Teamcharta für jedes Team dasselbe bewirken. Seine Komponenten sind ähnlich, werden jedoch eher auf das Team als auf ein Projekt angewendet.
Es wird erläutert, warum das Team gegründet wird und welche Art von Projekten es anführen wird, während es die Ziele für die Zukunft des Teams umreißt und die Parameter zur Messung des Erfolgs des Teams erläutert.
Die Charta wird eindeutig die Rollen angeben - wer ist verantwortlich, was ist seine Autorität, wer sind die Teammitglieder, welche Fähigkeiten sie alle an den Tisch bringen und wie diese Fähigkeiten am besten genutzt werden. In dem Dokument werden das dem Team zugewiesene Budget sowie die verfügbaren Ressourcen erläutert. Außerdem wird festgelegt, wie interne Audits und Überprüfungen durchgeführt werden, um den Fortschritt der Projekte des Teams sowie die Durchführung von Teamevaluierungen und deren Häufigkeit zu überprüfen. Kommunikationsmethoden und Erwartungen sollten ebenfalls skizziert werden.
Eine gute Teamcharta sollte dazu beitragen, die Misskommunikation auf ein Minimum zu beschränken und ein Team auf seine Ziele zu fokussieren.
Chartas als Führungskräfte
Das Charta-Dokument verdeutlicht die Machtstrukturen, legt Kommunikationspläne fest und dient als Anhaltspunkt für Budgets und Zuweisungen. All dies kann als schwerwiegende Angelegenheit wahrgenommen werden, bevor sie überhaupt beginnen. Die Charta schützt jedoch Projekte und Teams, indem sie Richtlinien und klare Ziele sowie Einschränkungen der Erwartungen und Rollen festlegt. Ein gut geschriebenes Charterdokument wird den Spielraum für Teams, Projekte und Organisationen bereitstellen und schützen.
