In „Keeping the Books: Grundlegende Buchführung und Buchhaltung für das erfolgreiche Kleinunternehmen, Seventh Edition“, definiert Linda Pinson die Verbindlichkeiten als Schulden, die ein Unternehmen gegenüber Gläubigern für gekaufte Waren oder erbrachte Dienstleistungen schuldet. Die Unternehmen weisen den Mitgliedern die Verantwortung für die Auszahlung von Zahlungen zu eines eigenen Buchhaltungsteams oder eines dedizierten Kreditorenteams: Ein dediziertes Kreditorenteam verwendet standardisierte Verarbeitungsprozeduren, die die Gemeinkosten minimieren und die Lieferantenbeziehungen maximieren.
Bedeutung
Betrug, Veruntreuung und Fehler in der Verarbeitung können ein Unternehmen zerstören. Es ist wichtig, Kontrollverfahren zu implementieren, um dieses Risiko zu mindern. Einige gängige und wirksame Kontrollen umfassen: Aufgabentrennung zur Minderung des Risikos von Unterschlagung; formale Einkaufsfunktionen und Richtlinien zur Minderung des Risikos von Unterschlagung, betrügerischen Rechnungen und Fehlern; Schwellenwerte für Zweitunterzeichner-Dollar, um das Risiko von Unterschlagung und Fehlern zu verringern; und systematische Validierung der Rechnungsnummer, um das Risiko doppelter Zahlungsfehler zu verringern.
Anbieter
Die Kreditoren werden der Datenbank des Unternehmens als Anbieter hinzugefügt. Diese Aufgabe wird im Allgemeinen einem Sachbearbeiter oder Finanzfachangestellten zugewiesen, der nicht in der Lage ist, Zahlungen zu generieren.
Um sicherzustellen, dass Zahlungen zeitnah generiert werden, sollten die Anbieter mit dem Kreditoren-Team zusammenarbeiten, um Probleme mit der Rechnungsstellung zu lösen. Wenn Sie sich an Einkäufer oder die Bestellabteilung wenden, wird die Suche nach unbezahlten oder teilweise bezahlten Rechnungen verzögert.
Funktion
Die Lieferanten werden angewiesen, Rechnungen direkt an die Kreditorenbuchhaltung zu senden. Die Rechnung wird mit einem Zeitstempel versehen und die Verarbeitungsuhr beginnt. Wenn eine Bestellung zur Beschaffung von Waren oder Dienstleistungen generiert wurde, wird die Rechnung mit der Bestellung und dem Empfangsbeleg abgeglichen. Mary S. Schaeffer diskutiert diesen "Drei-Wege-Match" -Prozess in dem Buch "Kreditorenbuchhaltung: Ein Leitfaden für die Führung einer effizienten Abteilung".
Wenn der Kauf ohne Kaufauftrag erfolgte, muss er den festgelegten Richtlinien des Unternehmens entsprechen. Wenn die Richtlinien erfüllt sind, wird die Rechnung zur Genehmigung und zur entsprechenden Codierung an die Bestellabteilung weitergeleitet.
Auszahlungsverfahren
Der Analyst für Kreditorenbuchhaltung ist berechtigt, Zahlungen zu generieren. Der Analyst arbeitet sorgfältig daran, Rechnungen zeitnah zu bearbeiten, um sicherzustellen, dass sie unverzüglich bezahlt werden und wenn möglich Rabatte in Anspruch genommen werden. Beide Ziele führen zu Möglichkeiten, die Gemeinkosten zu kontrollieren. Dies ist besonders wichtig, wenn Regierungsbehörden für verspätete Zahlungen bestraft werden.
Elektronische Zahlungen sind ein weiteres Instrument zur Kosteneinsparung. Dies senkt die Kosten für Papierprüfungen und minimiert Kontrollbetrug oder Unterschlagung. Wenn es erforderlich ist, eine Teilzahlung zu leisten oder die Zahlung abzulehnen, dokumentiert der Kreditorenanalytiker die Umstände.
Interne Revision
Der Analyst für Kreditorenbuchhaltung stellt sicher, dass Zahlungen gemäß den Unternehmensrichtlinien ausgezahlt werden. Das interne Revisionsteam des Unternehmens wird die Ergebnisse der Arbeit des Analysten selektiv überprüfen, indem es die Dokumentation für eine ausgewählte Gruppe von Rechnungen anfordert. Der Auditor überprüft die Dokumentation, um sicherzustellen, dass die Kontrollverfahren eingeführt wurden und ordnungsgemäß befolgt wurden. Unzureichende Kontrollverfahren führen zu unerwarteten Verlusten. Zusätzliche Zeit und Kosten sind erforderlich, um solche Verluste auszugleichen.
