Das Rechnungswesen ist auf eine genaue Organisation und Analyse von Zahlen und Finanzdaten angewiesen. Dies macht es zu einem idealen Ort für computergestützte Werkzeuge, die das Leben von Wirtschaftsprüfern einfacher machen und es Unternehmen ermöglichen, genauere Finanzberichte zu erstellen. Um jedoch eine positive Wirkung zu erzielen, erfordern computergestützte Buchhaltungssysteme eine sorgfältige Planung und Kenntnis, bevor sie implementiert werden.
Erhöhte Produktivität
Buchhalter, die Zugriff auf computergestützte Buchhaltungssysteme haben, können schneller arbeiten und ihre Produktivität steigern. Die Software ermöglicht es Buchhaltern, Änderungen schneller vorzunehmen als das Anpassen eines gedruckten Ledgers oder Diagramms. Weniger Zeitaufwand für die Verarbeitung von Daten gibt Buchhaltern mehr Zeit, um die Daten zu analysieren und optimal zu nutzen. Die Anzeige von Finanzdaten auf Computerbildschirmen ist auch effizienter und umweltfreundlicher als das Ausdrucken von Papierberichten für selbst kleine Aufgaben. Datenorganisationstools erleichtern das Auffinden bestimmter Informationen zu einem bestimmten Zeitpunkt.
Erhöhte Genauigkeit
Ein computergestütztes Buchhaltungssystem reduziert das Risiko von Fehlern. Computer verarbeiten Zahlen und führen Berechnungen mit 100-prozentiger Genauigkeit aus, wodurch die Möglichkeit eines mathematischen Fehlers ausgeschlossen wird, der zu einem ungenauen Ergebnis führt. Die Buchhaltungssoftware erstellt auch regelmäßige Sicherungen der Schlüsseldaten, um sie im Falle eines Systemausfalls oder einer Sicherheitsverletzung abzurufen. Während bei der Dateneingabe noch Platz für Fehler besteht, kann die Buchhaltungssoftware Inkonsistenzen erkennen und sogar einfache Fehler korrigieren.
Kosten
Das Aktualisieren einer herkömmlichen Buchhaltungsabteilung zur Verwendung eines Computersystems kann insbesondere für größere Unternehmen erhebliche Kosten verursachen. Neben der Neuorganisation des Personals und dem Kauf der Buchhaltungssoftware muss ein Unternehmen auch in neue Computer, regelmäßige Software-Updates, Schulungen und eine neue Rekrutierungspolitik investieren, um Wirtschaftsprüfer einzustellen, die mit dem System vertraut sind oder es lernen können, es schnell anzuwenden.
Menschliche Notwendigkeit
Trotz ihrer zunehmenden Komplexität können computergestützte Buchhaltungssysteme Buchhalter nicht vollständig ersetzen. Die Buchhaltung erfordert Urteilsentscheidungen und Improvisationsgedanken, die selbst anspruchsvollste Software nicht beherrscht. Wirtschaftsprüfer müssen auch die sich verändernde Landschaft der gesetzlichen Bestimmungen und Unternehmensrichtlinien verstehen, von denen einige ihren Weg in neue Versionen von computergestützten Buchhaltungssystemen finden und andere, die steuern, wie Buchhalter ihre computergesteuerten Werkzeuge verwenden.
