Vorbei sind die Zeiten, als Buchhalter Buchbücher und einen scharfen Bleistift zur Aufzeichnung von Buchhaltungseinträgen verwendeten. Computergestützte Buchhaltung ist in vielen Unternehmen alltäglich geworden, von Fortune-100-Unternehmen bis hin zu Ein-Personen-Solopreneur-Unternehmen.
Aufgrund des Internets und der Verfügbarkeit sowohl von Online- als auch von Desktop-basierten Systemen sind die Kosten für die Buchhaltungssoftware erheblich gesunken, und einige Anbieter bieten sogar verkleinerte Online-Buchhaltungssysteme kostenlos an. Während diese Systeme möglicherweise Einschränkungen aufweisen, z. B. dass sie den Bestand nicht nachverfolgen können, bieten sie normalerweise ausreichend Funktionalität für kleinere oder dienstleistungsbasierte Unternehmen, wie z. B. Beratung und andere dienstleistungsbezogene Unternehmen.
Was ist ein rechnergestütztes Buchhaltungssystem?
Ein computergestütztes Buchhaltungssystem besteht aus Software, die alle Buchhaltungstransaktionen Ihres Unternehmens nachverfolgen soll, mit dem Ziel, Finanzergebnisse für Monatsberichte, Jahresabschlüsse, Informationen zur Steuererklärung und andere Berichtskonfigurationen zu erstellen, mit denen die Abläufe, die Effizienz und die Rentabilität Ihres Unternehmens analysiert werden.
Während kostenlose oder kostengünstige Online-Softwaresysteme für Ihr Unternehmen keine große Anpassungsfähigkeit bieten, verwenden größere Unternehmen häufig ein Softwarepaket für computergestützte Buchungssysteme, das auf den Mainframe-Computerservern des Unternehmens installiert und mehreren Benutzern zur Verfügung gestellt wurde.
Diese Art von Computer-Buchhaltungssoftware im großen Maßstab ist oft sehr anpassungsfähig. Unternehmen können die Software für mehrere Währungen, Unternehmenseinheiten in verschiedenen Teilen der Welt und Niederlassungen des Unternehmens, die unterschiedliche Produktgruppen vertreiben, entwickeln. Es kann auch angepasst werden, um eine Reihe von Finanzberichten zu erstellen, in denen die wichtigsten Leistungskennzahlen berechnet werden, die speziell auf die Branchen- und Betriebs-Benchmarks des Unternehmens zugeschnitten sind.
Wer verwendet computergestützte Buchhaltungssysteme?
Es scheint, dass heutzutage fast jeder in der Wirtschaft ein computergestütztes Buchhaltungssystem verwenden kann, da es eine Vielzahl von Lösungen gibt, die auf die Bedürfnisse praktisch jeder Unternehmensgröße und -art zugeschnitten sind. Beispielsweise wurde Quickbooks, eine sehr beliebte Buchhaltungssoftware, seit vielen Jahren von einer Reihe kleiner und mittlerer Unternehmen eingesetzt. Das Unternehmen bietet sowohl Online- als auch Desktop-Versionen seiner Software an, und die Software bietet eine anständige Anpassung zu einem relativ günstigen Preis.
Einrichten des Systems
Der Aufwand für die Einrichtung eines computergestützten Buchhaltungssoftware-Systems hängt von der Größe und Struktur Ihres Unternehmens ab. Wenn Sie beispielsweise als Berater ohne Mitarbeiter arbeiten, können Sie möglicherweise sofort mit der Verwendung einer Online-Buchhaltungssoftware beginnen, um die Stunden pro Kunde aufzuzeichnen, alle Namen und Adressen Ihrer Kunden zu speichern, Rechnungen zu erstellen und aufzuzeichnen Zahlungen von Ihren Kunden.
Wenn Sie Ihren Kunden erlauben, innerhalb von 30 Tagen zu zahlen, verfügt die Buchhaltungssoftware von der Stange aus über ein integriertes Forderungskonto, mit dem Sie die Transaktionen aufzeichnen und dann alle ausstehenden Zahlungen der Kunden sowie das Datum anzeigen können Sie haben die Rechnung ausgestellt, damit Sie das Alter Ihrer ausstehenden Rechnungen sehen können.
Bei einem Unternehmen mit komplexeren Vorgängen können Sie mit der meisten Software einen Kontenplan mit Kontocodes und Kategorien erstellen, die für Ihr Unternehmen und die Art des Geschäfts spezifisch sind. Auf diese Weise können Daten organisiert werden, wenn Sie beispielsweise Einträge für bestimmte Geschäftseinheiten oder Abteilungen erfassen. Auf diese Weise können Sie auch eine Reihe von Abschlüssen oder Berichten erstellen, um die Rentabilität Ihres Unternehmens nach Einheiten oder Abteilungen zu prüfen, je nachdem, wie Sie Ihr System entworfen haben.
Cash versus Accrual Accounting im System
Sie können Ihre Buchhaltungstransaktionen in der meisten Buchhaltungssoftware entweder in bar oder in der Rückstellung erfassen. Vereinfacht gesagt, besteht der Hauptunterschied zwischen den Zahlungs- und Abgrenzungsrechnungssystemen im Vorhandensein von Forderungen und Verbindlichkeiten. Die Bar- und Abgrenzungsrechnung unterscheidet sich je nachdem, wie Sie den Zeitpunkt Ihrer Bareinnahmen aus den Verkäufen und das zur Deckung Ihrer Ausgaben aufgewendete Geld erfassen.
Wenn Sie für Dinge bezahlen oder in bar bezahlt werden, werden Umsatz und Kosten in Echtzeit erfasst. Wenn Sie die periodengerechte Abrechnung verwenden, erfassen Sie die Verkäufe, wenn Sie diese verdient haben, und Ausgaben, wenn Sie sie anfallen, auch wenn Sie noch keine Verkaufserlöse erhalten oder die Ausgaben noch nicht bezahlt haben. Beispielsweise würden Sie in einem Abgrenzungsbuchungssystem jeden Monat einen Eintrag vornehmen, um Geld für eine Versicherungspolice zu sammeln, die Sie am Jahresende bezahlen müssen. Sie würden diesen Eintrag in einem Aktivkonto hinterlegen, das als Prepaid-Versicherung bezeichnet wird. Sie würden die Transaktion so aufzeichnen, als ob das Geld bereits ausgegeben worden wäre, indem Sie den Kontostand Ihres Unternehmens reduzieren und den Kontostand Ihres Prepaid-Kontos jeden Monat entsprechend erhöhen.
Sind Steuererklärungen Bargeld oder Rückstellungen?
Gute Gründe für die Verwendung von Buchhaltungssoftware sind die Funktionen zur Datenerfassung und Berichterstellung. Wenn sich die Steuerzeit anbahnt, erleichtert Ihnen die Software die Erfassung Ihrer Einnahmen- und Ausgabendaten erheblich, um die Steuererklärungen Ihres Unternehmens in Bund und Ländern präzise und effizient auszufüllen.
Die Buchhaltungsdaten, die Sie zum Ausfüllen Ihrer Steuererklärung verwenden, können je nach Größe Ihres Unternehmens und der von Ihnen gewählten Rechnungslegungsmethode entweder in bar oder in Form von Rückstellungen erfolgen. Der IRS verfügt über bestimmte Regeln, anhand derer Sie entscheiden können, ob die Bar- oder Rückstellungsrechnung für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.
Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise jährlich einen Umsatz von weniger als 1 Million US-Dollar erzielt, können Sie die Abrechnungsmethode in bar verwenden. Wenn Sie jedoch über ein Inventar verfügen, verlangt der IRS, dass Sie die periodengerechte Abrechnung für den Inventarteil Ihres Unternehmens verwenden. Wenn es sich bei Ihrem Unternehmen um ein C-Unternehmen handelt, verlangt der IRS mit wenigen Ausnahmen, dass Sie eine Abgrenzungsbuchhaltung verwenden, damit Sie Ihre Steuererklärung periodengerecht einreichen können.
Wenn Ihr Unternehmen die erste Steuererklärung einreicht, können Sie entweder die Bar- oder die Rückstellungsmethode wählen. Der IRS erfordert, dass Sie wählen, welche Methode die vollständigsten und genauesten Einblicke in die Einnahmen und Ausgaben Ihres Unternehmens bietet. Es ist auch erforderlich, dass Sie von Jahr zu Jahr dieselbe Methode verwenden. Ansonsten wird es sehr schwierig, wenn der IRS Ihre aktuellen Daten mit Ihren historischen Zahlen vergleichen muss. Wenn Sie sich entscheiden, Ihre Abrechnungsmethode zu ändern, müssen Sie die Berechtigung mit dem IRS-Formular 3115 anfordern.
Systemfunktionalität
Computergesteuerte Buchhaltungssoftware kann einfach sein und die Grundlagen der Buchhaltung bieten. Sie können jedoch auch eine vollwertige Softwarelösung verwenden, die nicht nur Buchhaltung, sondern auch Bestandsverwaltung, Vertriebsverfolgung, Fertigungs- und Nachverfolgungsmanagement sowie Kundenbeziehungsmanagement bietet, Zeit- und Projektmanagement und mehr.
Aufgrund der fortschreitenden Softwareentwicklung können Buchhaltungspakete mehr von den täglichen Transaktionsaufgaben erledigen und Sie für andere wertschöpfende Arbeit in Ihrem Unternehmen einsetzen.
Es lohnt sich, im Voraus darüber nachzudenken, wie Sie Ihr Unternehmenswachstum planen, und sicherzustellen, dass Ihre Buchhaltungssoftware skalierbar ist. Dies bedeutet, dass zusätzliche Konten und zusätzliche Geschäftseinheiten untergebracht werden können und eine größere Anzahl von Lagereinheiten verarbeitet werden kann oder in einen Drittanbieter-Barcode eingebunden werden kann Softwaresystem, unter anderem. Wenn Sie beispielsweise ein Einzelhandelsgeschäft betreiben, können Sie Ihre Registrierkassenvorgänge je nach System automatisch in der Buchhaltungssoftware erfassen lassen. Verwenden Sie dazu einen Barcode-Scanner und codierte Produkt-Tags, um die Informationen in Ihr System einzugeben.
Buchhaltungssoftware Pros
Die Verwendung von Buchhaltungssoftware bietet Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile. Zuallererst stellen Struktur und Disziplin eines computergestützten Buchhaltungssystems sicher, dass Ihr Unternehmen genaue Abschlüsse erstellen kann. Dies ist besonders wichtig, wenn Ihr Unternehmen diese für externe Zwecke wie Bankfinanzierungen bereitstellen muss oder wenn Sie Ihren Abschluss nach allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) vorlegen müssen.
Buchhaltungssoftware kann Zeit sparen, insbesondere wenn Sie ein Budget oder eine Prognose erstellen möchten. Sie müssen lediglich einen Bericht über Ihre historischen Daten generieren und mit ein paar Änderungen projizieren, um das Budget oder die Prognose für das nächste Jahr zu erstellen.
Sie können Ihren gesamten Rechnungslegungsprozess auch rationalisieren und effizienter gestalten, insbesondere wenn Sie Verwaltungsmitarbeiter für andere routinemäßige Buchhaltungsaufgaben, z. B. die Eingabe von Rechnungen in Ihr Zahlungssystem, ausbilden können.
Wenn Sie Unternehmensrechnungen erstellen, addiert Ihre Buchhaltungssoftware die Beträge automatisch zum Debitorensaldo Ihres Unternehmens. All diese Funktionen, die in derselben Buchhaltungssoftware zusammenarbeiten, reduzieren Fehler und helfen Ihnen sicherzustellen, dass keine Transaktionen durch die Risse geraten.
Software-Kons
Die Verwendung computergestützter Abrechnungssysteme weist einige Nachteile auf, obwohl sie immer noch sinnvoller sind, als Ihre Bücher mit Papier und einem Bleistift aufzubewahren. Wenn Sie die möglichen Nachteile erkannt haben, können Sie Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass diese Probleme nicht zu einem Problem in Ihrem Unternehmen werden. Buchhaltungssysteme können komplex und für die Mitarbeiter etwas schwierig sein. Ein Barebones-Buchhaltungspaket ist möglicherweise genau richtig, wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter keinen Wunsch haben, die Feinheiten und Details der Buchhaltung zu verstehen.
Wenn Sie über ein etablierteres Unternehmen verfügen oder über eine komplexe Struktur verfügen, die beispielsweise Inventar, unfertige Arbeit, mehrere Geschäftseinheiten und Transaktionen zwischen Unternehmen umfasst, erfordert Ihr Unternehmen ein viel komplexeres Rechnungswesen und eine bessere Ausbildung Personal, um es zu verwalten.
Möglicherweise haben Sie laufende Kosten für ein Buchhaltungssystem. Wenn Sie sich beispielsweise für die Online-Version von Quickbooks entscheiden, wird eine monatliche Gebühr fällig. Größere Softwarepakete, insbesondere die auf dem Server Ihres Unternehmens installierten, erheben häufig Lizenzen. Angenommen, Ihr Unternehmen hat 10 Mitarbeiter, die auf Ihr Buchhaltungssystem zugreifen müssen. Der Softwareanbieter berechnet Ihnen möglicherweise eine einmalige, jährliche oder monatliche Gebühr für jede Benutzerlizenz zusätzlich zu den Basiskosten für den Kauf der Software.
Wie bei jeder Software zu jedem Zweck wird die Software von Entwicklern ständig verbessert und aktualisiert, damit sie sich mit Änderungen in der Datenverarbeitung oder mit Änderungen in der Umgebung weiterentwickeln kann. Erwarten Sie daher gelegentlich Ausfallzeiten, insbesondere wenn Sie online-basierte Software verwenden, und machen Sie regelmäßige Datensicherungen zu einem wichtigen Bestandteil Ihres Buchhaltungssystems.
Recherchieren Sie bei der Auswahl der richtigen computergestützten Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen. Es macht keinen Spaß, wenn Sie die gesamte Software für die Implementierung der Software und das Laden Ihrer Daten einsetzen. Sie müssen jedoch erst nach ein oder zwei Jahren feststellen, dass die von Ihnen gewählte Software entweder zu wenige Funktionen hat und das wachsende Geschäft nicht aufnehmen kann oder zu viele zusätzliche Funktionen das macht es komplizierter als es sein muss.
Der Kundenservice ist ein weiteres wichtiges Element. Wählen Sie also ein Unternehmen aus, das Ihnen vorzugsweise 24/7 Support und eine Live-Person zur Verfügung stellt, mit der Sie sprechen können, anstatt nur eine Online-Wissensdatenbank. Beachten Sie auch, dass bei Verwendung eines Cloud-basierten Buchhaltungssystems vertrauliche Finanzinformationen für Online-Hacker verfügbar sein könnten. Treffen Sie daher Schritte, um die Internetverbindung und Daten Ihres Unternehmens zu sichern.
Aktualisieren des Systems
Wenn Sie Ihr Unternehmen mit der Verwendung einer reduzierten Buchhaltungssoftware oder sogar eines manuellen Buchhaltungssystems gestartet haben, entscheiden Sie sich möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt für ein Upgrade Ihrer computergestützten Buchhaltung, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen. Um den Übergang reibungslos zu gestalten und Ihr Unternehmen für den Buchhaltungserfolg vorzubereiten, ist es hilfreich, einige Vorbereitungsarbeiten durchzuführen, bevor Sie auf ein neues Buchhaltungssoftwarepaket umsteigen.
Bereinigen Sie zunächst Ihre historischen Daten, denn wenn Sie Buchhaltungsinformationen haben, die falsche, falsch codierte Eingaben oder unvollständige Informationen enthalten, werden diese Fehler auf Ihr neues System übertragen und erschweren Ihnen die Integrität Ihrer Buchhaltung.
Umstellung auf Ihr neues System am Ende des Jahres oder zumindest am Ende eines Quartals, damit Sie einen sauberen Stichtag haben können. Dies wird Ihnen in Zukunft helfen, wenn Sie bestimmte historische Transaktionen betrachten müssen. Sehen Sie sich anschließend den Kontenplan Ihres Unternehmens auf Fehler an und fügen Sie gegebenenfalls neue Konten hinzu. Überprüfen Sie Ihre Kundenliste, Lieferantenliste, Mitarbeiterliste und alle anderen in Ihrer Buchhaltungssoftware enthaltenen Listen, die alte, nicht verwendete Konten oder doppelte Einträge enthalten können.
Lassen Sie Ihren Buchhalter jedes Hauptbuchkonto auf den Kontostand Ihres Unternehmens prüfen, um sich zu vergewissern, dass der Kontostand tatsächlich genau ist. Ihr neues System ist möglicherweise nicht in der Lage, die Details hinter diesen Transaktionen zu berücksichtigen. Wenn Sie also einen Kontostand mit Fehlern übertragen, haben Sie keine Informationen im neuen System, um Fehler oder Ungenauigkeiten zu beheben. Wenden Sie sich schließlich an Ihren Steuerberater oder CPA, um zu erfahren, ob er Ihre Systemkonfiguration überprüfen kann, und empfehlen Sie alle Änderungen, die Ihren Rechnungslegungsablauf rationalisieren oder effizienter machen können.
