Um die Vertragsverwaltung auf einfachste Weise zu definieren, ist es die Aufgabe sicherzustellen, dass jeder Auftragnehmer seine Aufgabe gemäß den im Vertrag niedergelegten Bedingungen und Bestimmungen erfüllt. Ein Versäumnis, Abweichungen und unerfüllte Bedingungen zu erkennen, bedeutet, dass das Projekt oder die Person bei der Ausführung des Vertrages wahrscheinlich erfolgreicher ist, um Probleme oder Auslassungen lange nach der Tat zu beheben, und nicht kurz nach deren Erreichung. Gute Kenntnisse in der Vertragsverwaltung sind in Unternehmen, die regelmäßig Vertragsnehmer beschäftigen, von unschätzbarem Wert.
Was ist das Vertragsverfahren?
Bei der Vertragserstellung beginnt ein siebenstufiger Prozess. Alle sieben dieser Phasen fallen unter das Dach des Vertragsmanagements, und die Vertragsverwaltung ist erst in Schritt fünf wirklich voll im Gange. Ein Vertragsmanager kann zur Beaufsichtigung des Vertrags eingesetzt werden, und seine Rolle beginnt, sobald ein Vertrag beginnt. Mit einem großen Vertragsaufsichtsteam können Manager und Administrator jedoch in allen sieben Phasen zusammenarbeiten.
Der erste Schritt ist zu wissen, was das Ziel des Vertrages sein wird. Was sind die Risiken und Erwartungen? Was sind die Bedürfnisse und die Dauer? Warum ist der Vertrag erforderlich?
Im zweiten Schritt wird der Vertrag erstellt. Das Juristenteam sollte an Bord sein, um sicherzustellen, dass keine Unklarheiten bestehen, da mangelnde Klarheit dazu führen kann, dass ein Vertrag aufgrund von Nichterfüllung oder Underperformance anfällig ist.
Schritt drei ist, wenn Verhandlungen stattfinden. Die zweite Partei erhält den Vertrag und nutzt die Gelegenheit, um Probleme zu klären oder alles, was sie als unrealistisch oder unfair empfinden, zu beseitigen. Um eine schwierige Vertragsverhandlung zu vermeiden, ist es ratsam, den Vertrag nach einiger Kommunikation zu verfassen, damit Sie die Erwartungen der anderen Partei verstehen. Sobald die Verhandlungen beginnen und der Austausch von „Geben / Nehmen“ stattfindet, wird dies als „Redlining“ bezeichnet und es kann kompliziert werden, wenn das Team die Änderungen nicht im Griff hat. Durch die Verwendung von Vertragsverwaltungssoftware kann dies ebenso wie die Verwaltungsaufsicht ein viel einfacherer Prozess werden. Es gibt ein paar Dutzend gut empfohlene Management-Softwaresysteme, die je nach Bedarf einen Vertrag erleichtern.
Die Genehmigung erfolgt in Schritt vier. Für größere Unternehmen kann ein Prüfungsprozess oder eine Vorstandssitzung erforderlich sein, um den Vertrag zu überprüfen und die Genehmigung einzuholen. Die Verwaltungssoftware kann dies vereinfachen, indem die Genehmigungsberechtigung in Echtzeit möglich ist.
In Schritt fünf geht es nur um das Signieren der gepunkteten Linie. Um den Vertrag abzuschließen, müssen Sie Unterschriften und endgültige Vereinbarungen treffen. Dating und Zeugen können erforderlich sein. Rechtsverbindliche elektronische Unterschriften sind hier hilfreich, wenn sich Parteien nicht in derselben Stadt oder in demselben Land befinden. Ein Administrator stellt sicher, dass alle im Zeitplan sind, um den Ausführungsprozess abzuschließen, bevor die Fristen unterschrieben werden.
Nachdem der Vertrag akzeptiert und ausgeführt wurde, können Änderungen und Überarbeitungen erforderlich sein, wenn Projekte und Aufgaben gestartet werden. Die Verwaltung dieser Aufgaben kann Teil der Rolle des Vertragsadministrators sein und durch Vertragsverwaltungsprogramme vereinfacht werden. Mit Änderungen und Änderungen auf dem Laufenden zu bleiben, ist die sechste Phase des Vertragsprozesses.
Der Vertragsadministrator hat jetzt die vorderste Position im Verantwortungsbereich, da die siebte Phase des Vergabeverfahrens eintritt. Der Administrator sollte Meilensteine setzen, um den Fortschritt und Erfolg der vertraglich vereinbarten Dienstleistungen zu überwachen. Regelmäßige Audits bedeuten, Engpässe zu finden oder Chancen zu nutzen, die sich auf dem Weg ergeben könnten. Es sollten Erinnerungen und Warnmeldungen für Erneuerungen und Abschlussstufen festgelegt werden, die an alle Führungskräfte der oberen Ebene weitergeleitet werden sollten, die über den vertraglichen Fortschritt auf dem Laufenden bleiben müssen. Der Administrator und der Vertragsmanager müssen kommunikativ und proaktiv sein, um zu verhindern, dass Lücken oder Enddaten ohne Maßnahmen vergehen.
Was sind Vertragsverwaltungsfunktionen?
Es gibt viel mehr für diesen Job als das, was auf den ersten Blick erscheint. Um in der Vertragsverwaltung großartig zu sein, müssen Sie auf allen Ebenen mit Führungskräften und Mitarbeitern gut zusammenarbeiten. Ein hervorragender Kommunikator zu sein, kann dazu beitragen, effektivere Verträge zu schaffen und sicherzustellen, dass die Bedürfnisse und Wünsche aller erfüllt werden. Zu diesem Zweck müssen sie reibungslose Verbindungen sowohl nach innen als auch nach außen herstellen. Dies erfordert möglicherweise die Fähigkeit, mit Parteien auf internationaler Ebene zusammenzuarbeiten, und erfordert höchstwahrscheinlich die Zusammenarbeit mit den Rechts- und Beschaffungsteams.
Die Verhandlungsfähigkeiten des Vertragsadministrators sind unstreitig. Sie werden mit Sachverstand und Einsicht die Preisgestaltung, die Bedingungen für die Erfüllung und die Konditionen ausarbeiten und gleichzeitig der Hallenmonitor sein, der sicherstellt, dass diese im Laufe der Zeit erfüllt werden. Sie werden auch zuversichtliche Risikoanalysatoren sein und in der Lage sein, festzustellen, ob Änderungen oder Revisionen möglicherweise im Widerspruch zu den Interessen des Unternehmens stehen.
Vertragsadministratoren müssen nicht nur in der Lage sein, Konflikte zu lösen, sondern sie auch zu erkennen, bevor sie eskalieren. Dies kann bedeuten, dass an einer klaren Sprache und Regeln gearbeitet wird, die auf zukünftige oder sogar auf aktuelle Verträge angewendet werden können, um Probleme zu lösen oder zu vermeiden.
Das Management und andere wichtige Akteure müssen über Fortschritte informiert werden, auch wenn alles reibungslos verläuft, da viele andere Aspekte des Geschäfts von einem Erfolg oder einem Schluckauf im Vertrag beeinflusst werden können.
Schließlich überwachen sie den Cashflow, um sicherzustellen, dass Auszahlungen und andere vertragliche Zahlungen ordnungsgemäß und termingerecht geleistet werden und dass sie von den entsprechenden Parteien erhalten werden.
Karriere in der Vertragsverwaltung
Die Vertragsverwaltung ist ein wachsendes Feld. Das Bureau of Labor Statistics legt nahe, dass die Beschäftigungsmöglichkeiten zwischen 2016 und 2026 um 10 Prozent wachsen könnten, ein Wachstumspfad, der höher ist als in den meisten Karrieren. In Anbetracht dessen, wie viel vom Vertragserfolg abhängt, ist dies ein Job, der eine höhere Ausbildung erfordert. Ein Minimum ist ein Bachelor-Abschluss, der mit einer großen Anzahl von Vertragserfahrungen am Arbeitsplatz oder einem Master-Abschluss in Betriebswirtschaft mit entsprechenden Abschlüssen verbunden ist in Buchhaltung, Wirtschaft und Mathematik. Juristische Abschlüsse eignen sich häufig auch für diese Karriere.
Branchen, die Vertragsadministratoren benötigen, sind weit verbreitet. Das Bauen ist ein riesiger Bereich für Vertragsmanagement und -verwaltung, und Bewerber können zusätzlich zu einem kaufmännischen Abschluss von Ingenieur- oder Architekturschulungen profitieren. Sport ist eine großartige Abteilung für die Vertragsverwaltung. Jeder, von Lebensmittelverkäufern bis zu Spielern, muss unter Vertrag stehen. Jede Art von Produktions- oder Ingenieurbüro braucht bei Verträgen eine feste Hand. Bildungseinrichtungen wie Hochschulen und Schulen befassen sich ständig mit Verträgen jeglicher Art, ebenso wie alle Arten von Regierungsunternehmen. Personalfachleute befassen sich auch regelmäßig mit der Vertragsverwaltung und -verwaltung.
Fähigkeiten, die jeder Vertragsadministrator benötigt
An der Erstellung von Verträgen kann ein rechtliches Team beteiligt sein, der Administrator muss jedoch alle Ebenen des Vertragsprozesses unterstützen. Daher müssen sie über außergewöhnliche schriftliche und mündliche Sprachkenntnisse verfügen. Die Realität von Verträgen ist, dass selbst ein falsches Komma die Bedeutung einer Zeile dramatisch verändern kann, was einen erheblichen Rückschlag bedeuten kann. Das bedeutet, dass ihr Leseverständnis erstklassig sein muss.
Das Versehen des Administrators wird von einer gewissenhaften Liebe zum Detail profitieren - es sind Personen, die wahrscheinlich die Rechtschreibfehler eines Restaurantmenüs bemerken. Sie bemerken auch die Arbeitsqualität und können leicht Inkonsistenzen erkennen.
Der Vertragsadministrator muss sowohl über nachgewiesene Führungsqualitäten verfügen als auch in der Lage sein, ein solider Teamspieler zu sein. Diese Teamplayer-Fähigkeiten und Management-Tendenzen sind für sie von Nutzen, wenn es an der Zeit ist, Berichte zu erstellen, zwischen Parteien und Abteilungen zu verhandeln und die Überwachung der Vertragsabwicklung abzuschließen.
Wenn dies Fähigkeiten sind, die Sie besitzen und Sie die Idee einer anspruchsvollen Karriere in einem wachsenden Bereich lieben, kann die Vertragsverwaltung die Karriere für Sie sein.
Das Bureau of Labor Statistics umfasst Vertragsadministratoren unter dem Dach von Administratoren für Verwaltungsdienste. Das mittlere Einkommen in diesen Verwaltungsrollen für 2017 betrug 94.020 USD.
