Wenn Unternehmen den Bedarf an Material beschaffen oder Reparaturen in Auftrag geben, fordert der Einkäufer oder Eigentümer ein Angebot oder einen Kostenvoranschlag für Lieferungen und / oder einen bestimmten Arbeitsumfang an. Es ist üblich, dass der Eigentümer oder Vertreter ein Angebot von mehreren konkurrierenden Unternehmen anfordert, um den besten Anbieter zu finden. Wenn der gewinnende Auftragnehmer ausgewählt wird, ist es aus professioneller Höflichkeit, erfolglose Bieter über Ihre Absichten zu informieren. Denken Sie daran, dass Sie möchten, dass Anbieter für Ihre zukünftigen Projekte bieten.
Hintergrund
Der erste Prozess bei der Beschaffung eines Angebots, das professionell als Angebotsanfrage (Request for Quote, RFQ) bekannt ist, besteht darin, den Arbeitsumfang zu skizzieren. Wenn der Einkäufer die eingereichten Angebote überprüft und ablehnt, müssen Sie genau wissen, welche Arbeit ausgeführt wird und welches Ergebnis erwartet wird, damit die Informationen an das einreichende Unternehmen weitergeleitet werden können.
Der Eigentümer oder Käufer möchte auch eine Vorstellung davon haben, was das Projekt kosten würde. Wenn Sie nachforschen und schätzen, dass eine Dachreparatur in einem Bezirksgefängnis weniger als 350.000 USD kosten sollte und die Gebote alle bei über 500.000 USD liegen, sollten Sie die Details überprüfen. Sie könnten ein unrealistisches Budget haben oder die Unternehmen, die Angebote anbieten, könnten überteuert sein.
Das Ablehnungsschreiben
Wenn die Gebote zu hoch sind, lehnen Sie sie ab. Denken Sie daran, dass Sie in Zukunft mit diesen Unternehmen Geschäfte tätigen möchten, und lassen Sie sie sich nicht wundern. Es ist professionell und höflich, ein Standard-Ablehnungsschreiben zu senden.
Die Bitte um Wiedergebot
Es kann vorkommen, dass ein Angebot außerhalb der Marke eingereicht wird. Möglicherweise hat der Außendienstmitarbeiter oder der Auftragnehmer den Arbeitsumfang falsch verstanden oder Sie haben sich entschieden, einen Teil der Arbeit zu streichen. Senden Sie ein ordnungsgemäßes Schreiben, in dem Sie ein erneutes Gebot anfordern. Bieten Sie in Ihrem Dokument dem Bieter Vorschläge, Klarstellungen oder Änderungen an.
Alle ablehnen
Es kann vorkommen, dass alle Gebote zu hoch eingehen. In diesem Fall sollten Sie allen Bietern einen Brief schicken, in dem sie alle Angebote abweisen, und sie über den Zeitpunkt informieren, an dem neue Angebote angenommen werden.
Eliminierung aufgrund von Spezifikationen
Einige Unternehmen, insbesondere gemeinnützige Organisationen, müssen sich an einen sehr detaillierten Vorschlagsprozess halten. Die University of Tennessee fordert beispielsweise von den Bietern auf, ihren Vorschlag in einem Umschlag einzureichen, der mit Namen, Adresse, Angebotsnummer und Bieternummer des Bieters gekennzeichnet ist. Wenn Angebote eingehen, die keine relevanten Informationen enthalten, geben Sie die Einreichung einfach mit einem Kurzschreiben an, in dem der Einreichungsprozess erläutert wurde.
