Alle Organisationen benötigen eine ordnungsgemäße Verwaltung von Datensätzen, vom Zeitpunkt der Erstellung bis zum Löschen der Datensätze aus dem System. Nicht vorhandene oder schlecht geplante Ablagesysteme führen zu Schwierigkeiten beim Ablegen und Abrufen von Datensätzen oder zu einer unzureichenden Verwaltung des Informationsflusses. Sie können auch rechtliche Probleme aufgrund verlorener Unterlagen oder nachlässiger Unterlagen führen. Gut konzipierte Ablagesysteme verwenden alphabetisch, alphanumerisch oder numerisch codierte Etiketten, die eine effiziente Datensatzverwaltung ermöglichen und professionellere Organisationen produzieren.
Numerische Ablagesysteme erklärt
Numerische Dateisysteme weisen jeder Datei oder jedem Datensatz, der Informationen enthält, Nummern zu. Die Nummerierung kann aus dem Datensatz selbst gezogen werden (dh Bestellnummern), die Nummerierung der Dateien in der Reihenfolge der Datensatzerstellung (von 1 bis 1.000), wobei die Nummerierung der Abschnitte verwendet wird, wobei die Dateien in den Abschnitten - oder Kategorien - als 100, 200, 300 usw.. gehören zu bestimmten Untertiteln von Subjekten oder verwenden Dezimalzahlen (ähnlich dem Dewey-Dezimalsystem). Numerische Dateisysteme enthalten häufig einen Dateiindex, um das Abrufen von Daten zu erleichtern.
Organisation und Aufrechterhaltung der Ordnung
Die numerische Codierung ermöglicht das Verschieben ganzer Abschnitte von Datensätzen, während die korrekte Reihenfolge beibehalten wird. Die Datensätze werden nacheinander von rechts nach links und von oben nach unten abgelegt. Dateien mit gerader Nummerierung sind in aufsteigender Reihenfolge aufeinanderfolgend angeordnet - von niedrigster zu höchster Nummer. Duplex-numerische Dateien bestehen aus zwei oder mehr Nummernsätzen, die durch Bindestriche, Kommas oder Leerzeichen getrennt und nach dem Eröffnungssatz abgelegt werden, gefolgt von nachfolgenden Nummern. Chronologisch-numerische Systeme indexieren Dateien nach Jahr, Monat und Tag.Terminal-Digit-Numeric-Systeme ermöglichen das Gruppieren von Dateien in den Regalen, das Ordnen von Dateien nach der letzten (zwei bis vier Ziffern langen) Zahl als primäres Ablageelement und das aufeinanderfolgende Ablegen der Datensätze nach der letzten Nummer, der mittleren Nummer und der ersten Nummer. Der Regalplatzbedarf kann leicht ermittelt werden, indem Datensätze nach numerischen Abschnitten gruppiert werden - 10s, 100s, 1000s von Datensätzen pro Regal oder Regal. Darüber hinaus wird die Datensatzorganisation durch die Indexierung der Dateien weiter verbessert.
Richtigkeit
Dateisysteme mit hohem Datenträger - häufig abgerufene und neu archivierte Dateien - in Kombination mit farbcodierten Etiketten beschleunigen das Wiederherstellen und Wiederablagen von Dateien und beseitigen Verwirrungen, wenn die Anzahl der Dateien in der Reihenfolge liegt. In Terminalstellensystemen wird beispielsweise die letzte Zahl mit einer Farbe codiert, die mittlere Zahl erhält eine eigene Farbe und die erste Zahl erhält eine eigene Farbe. Mit der ersten, mittleren und letzten Zahl ändert sich auch die Farbe. Die Farbe dient als visueller Hinweis, um die Ablagegeschwindigkeit und -effizienz zu erhöhen.
Einreichung Geschwindigkeit
Numerische Dateisysteme in Kombination mit einer Farbcodierung erhöhen die Aufzeichnungs- und Abrufgeschwindigkeit von Datensätzen - selbst wenn eine Datei abgerufen wird, bedeutet das Referenzieren in einem Index, um die Dateinummer zu identifizieren -, da der Dateiserver sofort den Dateispeicherort nach Dateigruppe kennt. Bei Organisationszusammenschlüssen, bei denen die einzelnen Organisationen unterschiedliche Nummerierungssysteme haben, müssen die numerischen Codes nicht geändert werden. Das Hinzufügen von Dateien zum Dateiraum ist schneller, da Dateien mit kleinerer Nummer (6-stellig) links von Dateien mit höherer Nummer (7-stellig) abgelegt werden.
Vertraulichkeit
Numerische Ablagesysteme identifizieren bestimmte Datensätze positiv und bewahren dabei die Vertraulichkeit, die in medizinischen, Kunden- und Mitarbeiterdaten besonders wichtig ist, indem sie keine persönlichen Identitätsmarkierungen entfernen. Numerische Ablagesysteme stimmen ohne weiteres mit den HIPAA-Regeln überein.
