Viele Unternehmen bringen externe Anbieter hinzu, wenn sie große Projekte haben. Es gibt viele Gründe für die Auslagerung der Arbeit, darunter Personalmangel, Ressourcenmangel und mangelndes Fachwissen für das Projekt. Bei der Auswahl eines perspektivischen Lieferanten sendet ein Unternehmen häufig eine Informationsanfrage oder eine Angebotsanfrage. Bevor Sie entscheiden, welches Werkzeug für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, sollten Sie die Unterschiede zwischen den beiden berücksichtigen.
Informationsanfrage
Informationsanfragen oder RFIs sind Planungsdokumente. Sie sind informelle Dokumente und erfordern in der Regel keine Verpflichtung von beiden Parteien. RFIs sammeln Informationen über das Unternehmen des potenziellen Anbieters, seine Fähigkeiten, Fähigkeiten und Erfahrungen. Projektdetails und Budget sind normalerweise nicht in dieser Art von Dokument enthalten. Diese Art von Informationen ist nur dann enthalten, wenn das Unternehmen für ein kleines Projekt einen kurzfristigen Lieferanten sucht.
Angebotsanfrage
Request for Proposal (RFPs) sind komplexe Dokumente, die Unternehmen erstellen, um Angebote und Vorschläge von externen Anbietern zu erhalten. In einer Ausschreibung werden in der Regel das Budget, der Zeitplan und die Kriterien des Projekts sowie die Ziele und Ziele des Unternehmens aufgeführt. Es konzentriert sich auf die Spezifikationen und den Umfang des Projekts und sorgt dafür, dass potenzielle Anbieter eine detaillierte Antwort erhalten. Lieferantenantworten enthalten normalerweise Informationen über das Lieferantenunternehmen, den vorgeschlagenen Preis und spezifische Details, wie der Anbieter das Projekt ausführt und verwaltet.
Prozesse
Der RFI wird in der Regel allein für Projekte mit niedrigem Budget und als Ausgangspunkt für Projekte mit hohem Budget verwendet. Das Versenden und Empfangen von Antworten für diesen Dokumenttyp dauert in der Regel mehrere Wochen und umfasst in der Regel weniger als 10 Seiten. Die RFP wird für Projekte mit hohem Budget verwendet und wird üblicherweise am Ende der Informationssammelphase des Projekts erstellt. Das Senden und Empfangen von Antworten von Lieferanten mit diesem Dokumenttyp dauert in der Regel mehrere Monate. In der Regel sind es mindestens 20 Seiten.
Vorteile
Die Verwendung eines RFI ist für kleine Projekte mit geringen Auswirkungen von Vorteil. Dieses Dokument erfordert nicht viel Zeit und Mühe von potenziellen Anbietern, da keine langen Beschreibungen der Projektdetails zurückgeschickt werden müssen. Unternehmen nutzen diese Art von Dokument daher, um vor Beginn des Antragsprozesses mehr über den Umfang eines großen Projekts zu erfahren. Der Vorteil einer RFP ist, dass sie das Unternehmen darauf vorbereitet, mit einem Lieferanten voranzukommen und die Vertragsphase zu beginnen.
Nachteile
Der Nachteil eines RFI ist, dass Anbieter möglicherweise nicht an der Versendung von Informationen interessiert sind, weil sie die implizite Verpflichtung des Unternehmens nicht sehen. Die Nachteile der RFP sind die zeitaufwändigen Vorbereitungen, die erforderlich sind, um sie zu senden und zu empfangen. Wenn ein Unternehmen über den Gesamtumfang und die Spezifikationen des Projekts unsicher ist, kann das Schreiben der RFP sehr schwierig sein oder zu unvorhersehbaren Lieferantenvorschlägen führen.
