Eine Angebotsanfrage oder Angebotsanfrage oder RFP ist ein Dokument, das von einem Unternehmen oder einer Organisation für Anbieter erstellt wurde. Eine Baufirma benötigt beispielsweise Zimmerleute oder ein Krankenhaus kann einen Webdesigner benötigen, um eine Website zu erstellen. RFPs sind in der Regel formelle Dokumente mit Richtlinien für den Anbieter. Sie enthalten Details zu dem Unternehmen, das die Anforderung stellt, die Spezifikationen des Geschäftsprojekts, den Anforderungsprozess für Anbieter, den Auswahlprozess für die Auswahl eines Lieferanten oder der Anbieter, den Vertragsprozess und den Kommunikationsprozess während der Aufforderung.
Sammeln Sie vorher alle Ihre Informationen. Haben Sie Ihre Finanzberichte, Budgets, Verträge, Vereinbarungen und andere relevante Dokumente, die sich auf das Projekt beziehen. Dies erleichtert das Schreiben Ihrer RFP.
Schreiben Sie eine Übersicht oder Einführung, die manchmal als „Executive Summary“ bezeichnet wird. In diesem Abschnitt werden das Unternehmen oder die Organisation vorgestellt, die die Anfrage stellen, und deren Platz in ihrer Branche. In der Zusammenfassung wird auch hervorgehoben, für welche Projekt- oder Geschäftsanforderungen nach welchen Anforderungen gesucht wird.
Stellen Sie die Spezifikationen klar dar, auf die die Anbieter reagieren werden. Definieren Sie die Art und den Umfang Ihres Projekts, Ihre Bedürfnisse, Ihr erwartetes Ergebnis und andere wichtige Informationen. Sei präzise; Es besteht ein erheblicher Unterschied zwischen der Notwendigkeit, eine Website zu entwerfen, und einer Website, die entworfen, aktualisiert und regelmäßig verwaltet wird.
Geben Sie klar die Anweisungen an, wie der Kommunikationsprozess während des Anforderungsprozesses gehandhabt wird. Wenn Sie möchten, dass Anbieter eine einzelne Person in Ihrem Unternehmen kontaktieren, machen Sie das deutlich. Wenn es eine Präsentation für Anbieter gibt, geben Sie alle Details dazu an. Wenn Sie nicht möchten, dass Anbieter Sie während des Prozesses kontaktieren, geben Sie dies endgültig an. Legen Sie fest, wie die Angebote bei Ihnen eingehen, ob sie versiegelt werden müssen und wie lange es dauert.
Erklären Sie, dass die RFP kein Vertrag ist und dass die Beantwortung darauf nicht die Auswahl garantiert. Stellen Sie sicher, dass Sie Informationen einschließen, die die Antwort eines Lieferanten für seine Zeit wert sind. Legen Sie Einzelheiten zum Budget, zum Vertrag, zur Zahlungsweise und zur Bewertung der Arbeit fest, während das Projekt aktiv ist.
Geben Sie alle rechtlichen, urheberrechtlichen, versicherungstechnischen und ethischen Erwägungen an, die die Anbieter berücksichtigen müssen. Dies umfasst unter anderem Vertraulichkeitsvereinbarungen, Anforderungen von Minderheitenanbietern, örtliche Vorschriften, Sicherheitsüberlegungen und Geschäftspraktiken.
Geben Sie verschiedene Anweisungen an, wie die Antworten formatiert werden sollen. Weisen Sie die Anbieter an, wie Sie ihre Angebotsnummern anzeigen möchten, welche Informationen sie in ihren Angeboten enthalten sollten, beispielsweise Kopien von Versicherungsinformationen oder Unternehmenslizenzen.
Fügen Sie eine projizierte Schlussfolgerung bezüglich des Auswahlprozesses bei. Lassen Sie die Anbieter wissen, ob sie benachrichtigt werden, wenn sie den Job nicht erhalten, und was zu erwarten ist, wenn sie für den Job ausgewählt werden.
