Einige Leute betrachten es als eine undankbare Aufgabe, die Aufgabe zu übernehmen, ein Protokoll zu erstellen.Die Beherrschung der Kunst, effektive Besprechungsprotokolle zu erstellen, ist jedoch nicht nur für die Teilnehmer hilfreich, um Probleme, Diskussionen und abgestimmte Maßnahmen zu verstehen, sondern kann auch anderen helfen, die bei der Entscheidungsfindung nicht am Tisch waren. Unterschätzen Sie nicht die Kraft und Effektivität des Lernens, wie man diese Schreibfähigkeit beherrscht.
Artikel, die Sie benötigen
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Tagesordnung
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Liste der Teilnehmer
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Stift oder Bleistift
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Notizblock oder Laptop
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Audioaufnahmegerät (optional)
Beginnen Sie Ihr Besprechungsprotokoll oben, indem Sie den Namen der Besprechung, den Ort, das Datum und die Uhrzeit des Meetings eingeben.
Listen Sie die eingeladenen Teilnehmer auf, die anwesend sind, mit Namen, Titel und Abteilung, die sie vertreten, und den eingeladenen, aber nicht anwesenden Personen. Listen Sie auch die Namen aller eingeladenen Gastredner oder Moderatoren auf.
Erstellen Sie einen Unterabschnitt für jeden Tagesordnungspunkt und machen Sie sich Notizen, wenn sich die Diskussion auf dieses Thema bezieht. Notieren Sie sich die Schlüsselbesprechung, und versuchen Sie nach Möglichkeit, den Namen der Person anzugeben, die mit wichtigen Punkten verbunden ist.
Schreiben Sie nach Erörterung des Themas alle vereinbarten nächsten Schritte oder Entscheidungen, die im Zusammenhang mit diesem Tagesordnungspunkt getroffen wurden, auf, um empfohlene Maßnahmen einzuschließen, von denen das Datum, die verantwortlichen Personen oder die für die Implementierung verantwortliche Abteilung usw. in Betracht kommen. Dies ist der kritischste Teil des Protokolls Prozess, da Aktionspläne aus der Besprechung aus diesem Abschnitt abgeleitet werden.
Fügen Sie bei Problemen oder Diskussionspunkten, die angesprochen, jedoch nicht gelöst wurden, einen separaten Abschnitt Ihrer Protokollseiten hinzu, der mit "Ungelöste Probleme" beschriftet ist. Besprechungsteilnehmer können diese später anzeigen und der Besprechungsleiter kann dann entscheiden, wie die Auflösung dieser Elemente am besten gehandhabt werden soll.
Notieren Sie am Ende des Protokolls das Datum, die Uhrzeit und den Ort des nächsten Treffens sowie alle weiteren Informationen, die die Teilnehmer benötigen, um sich auf die nächste Sitzung vorzubereiten.
Stellen Sie abschließend sicher, dass alle eingeladenen Teilnehmer eine Kopie des Protokolls erhalten. Es ist eine gute Faustregel, die Minuten innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach dem Meeting zu verteilen. Auf diese Weise kann etwas korrigiert werden, wenn etwas falsch ist oder jemand falsch zitiert wurde.
Tipps
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Es ist wichtig, eine genaue Liste der anwesenden Personen zu haben, da es später wichtig sein kann, zu wissen, wer anwesend war und an den wichtigsten Entscheidungen in der Besprechung mitgewirkt hat. Denken Sie immer daran, sowohl Ihren Namen als auch das Datum, an dem Sie sich das Protokoll genommen haben, zusammen mit der Datei zu schreiben Namenspfad, wo die Minuten gefunden werden können, wenn sie elektronisch auf einem Computer gespeichert werden.
Warnung
Es ist in Ordnung, die Kurzschrift zu nehmen, aber versuchen Sie nicht, Ihre eigenen Worte, Kommentare oder Meinungen darüber zu formulieren oder einzudrücken, was Sie denken, dass jemand gesagt, gefühlt oder gedacht hat - schreiben Sie das Protokoll so, wie es von der Person angegeben wurde.
