Es gibt Zeiten, in denen Sie und Ihre Mitarbeiter ein paar Dollar in bar benötigen, um kleinere Geschäftskosten zu zahlen. Möglicherweise müssen Sie ein paar Büromaterialien kaufen, an einem Geburtstag jemanden bezahlen oder einfach eine Wechselstube für eine Parkuhr finden. Die meisten Unternehmen verwenden dazu nur geringfügiges Bargeld und überwachen Zahlungen in einem kleinen Kassenbuch. Sie müssen einen kleinen Bargeldverwalter, in der Regel einen Buchhalter, einen Buchhalter oder einen anderen Vorgesetzten, benennen, um die Abläufe zu überwachen und gegebenenfalls Quittungen einzuholen. Jeder Mitarbeiter, der einen Einkauf tätigen möchte, sollte diesen Vertreter durchgehen, anstatt die kleine Kasse oder Dose jedem Mitarbeiter offen zu lassen.
Kaufen Sie ein Notizbuch - ein kleines Notizbuch in Notizbuchgröße ist möglicherweise das beste, da es in die kleine Kasse passen kann. Beschriften Sie das Notebook mit dem Startdatum, dem Firmennamen und den Kontaktinformationen "Wenn verloren, Kontakt". Zeichnen Sie drei vertikale Linien entlang der ersten Seite des Notizbuchs. Kennzeichnen Sie die vier resultierenden Spalten Datum, Einkauf, Betrag und Saldo. Sie können dies im gesamten Notizbuch fortsetzen, wenn Sie das Kassenbuch starten, oder sich auf die Person verlassen, die eine neue Seite beginnt, um das Format fortzusetzen.
Listen Sie das Startguthaben in einer eigenen Zeile mit dem aufgezeichneten Datum auf. Nennen Sie es in der Spalte "Einkauf" als Anfangssaldo. Der erste Kauf wird in der zweiten Zeile erfasst.
Legen Sie den Anfangsbetrag von Bargeld in die Schachtel oder Dose zusammen mit dem Notizbuch.
Wenn Sie einen Einkauf tätigen möchten, bitten Sie den Mitarbeiter, dem Buchhalter oder Vorgesetzten vorzulegen, was er braucht und warum. Der Buchhalter oder Manager kann die Idee annehmen oder ablehnen. Wenn er angenommen wird, erhält der Mitarbeiter Zugang zum Kassenbuch und zur Kiste oder Dose.
Lassen Sie den Mitarbeiter nach dem Kauf eine Quittung einreichen. Bewahren Sie alle Quittungen zusammen mit einer Büroklammer in der kleinen Kasse oder im Buch auf. Quittungen monatlich entfernen und ablegen.
Fügen Sie zusätzliches Geld für den Kassenfonds hinzu, indem Sie vom Konto des Unternehmens abheben. Wie ein Buchhalter oder Manager entscheidet der Kassieraufseher, wie viel in Bargeld, typischerweise unter 100 USD, zu halten ist.
Tipps
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Bewahren Sie das Kassenbuch und die Dose an einem sicheren Ort auf, z. B. im Büro oder in der Kabine des Buchhalters. Lassen Sie es nicht in einem öffentlichen Bereich, z. B. in der Kantine oder im Meetingbereich. Halten Sie kleine Bargeldeinkäufe für Ausgaben wie Porto, Parkuhren oder Partybedarf klein.
Warnung
Notieren Sie keine größeren Einkäufe im Kassenbuch. Diese sollten im Hauptkassenbuch verbucht werden.
