Unternehmen mit Arbeitnehmern sind von der Bundesregierung verpflichtet, die Einkommenssteuer, die Sozialversicherung und die Medicare-Steuern jedes Arbeitnehmers einzubehalten. Die Unternehmen müssen außerdem die Steuerbeträge von Medicare und der Sozialversicherung auf der Grundlage der Löhne der einzelnen Mitarbeiter beisteuern. Nach der Trennung der Lohnsteuer vom tatsächlichen Lohn eines Arbeitnehmers wird dem Arbeitnehmer ein Scheck auf den Nettolohnbetrag ausgestellt, und die Quellensteuer auf die Lohnsteuer wird bei einem Bundesverwahrer hinterlegt. Zusätzlich zur Einzahlung der Lohnsteuer müssen die meisten Unternehmen vierteljährliche Lohnsteuererklärungen beim Internal Revenue Service einreichen.
Bestimmen Sie die Lohnsteuerbeträge, die von jedem Lohn Ihrer Mitarbeiter einbehalten werden müssen. Abhängig von der Höhe des Gehalts oder Gehalts ist jeder Mitarbeiter für die Zahlung einer bestimmten Einkommens-, Medicare- und Sozialversicherungssteuer verantwortlich, die durch Multiplikation des Gehalts des Arbeitnehmers mit dem seinem Einkommensniveau entsprechenden Steuersatz ermittelt wird. Weitere Informationen zu Steuerklassen, Steuersätzen und Einbehalten finden Sie im „IRS Publication 15, Employer's Tax Guide“, der sich auf der Website des Internal Revenue Service befindet.
Hinterlegen Sie die Gehaltsabrechnung bei einem qualifizierten Bundesverwahrer. Die Einzahlung von Personalabrechnungen kann elektronisch über das "EFTPS" (Electronic Federal Tax Payment System) oder per Post oder Übermittlung Ihrer Zahlung an eine autorisierte Bank unter Verwendung des IRS-Formulars 8109-B erfolgen. Informationen zu den EFTPS-Systemen und IRS-Einzahlungsformularen finden Sie auf der IRS-Website.
Füllen Sie das „IRS-Formular 941, die vierteljährliche Steuererklärung des Arbeitgebers“ aus und legen Sie es bei diesem Formular ab. Dieses Formular ist für Unternehmen bestimmt, die jährlich mindestens 1.000 US-Dollar Arbeitssteuer zahlen müssen. Die meisten Unternehmen fallen in diese Kategorie. Unternehmen mit weniger als 1.000 US-Dollar an Lohnsteuerpflichten können das „IRS-Formular 944, Jährliche Bundessteuererklärung des Arbeitgebers“ verwenden. Für beide Formulare sind Informationen zur Anzahl der von Ihrem Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter und zur Höhe der Einbehaltung von Einlagen erforderlich, die das Unternehmen übernommen hat der Jahres- oder Quartalsverlauf.
W-2-Anweisungen für jeden Mitarbeiter am Ende eines jeden Geschäftsjahres oder vor dem 31. Januar vorbereiten und einreichen. Die Arbeitgeber sollten das „IRS-Formular W-2, Lohn- und Steuererklärung“ verwenden, um die an den Mitarbeiter gezahlten Löhne zu erfassen Gesamtbetrag der Einlagen im Laufe des Jahres. Eine Kopie dieses Formulars muss dem Mitarbeiter und der Sozialversicherungsverwaltung vor Ablauf der Frist vom 31. Januar zur Verfügung gestellt werden.
