Just-in-Time-Inventar oder JIT (Just-in-Time-Inventar) ist ein Prozess, mit dem die Geschäftsinvestitionen in den Lagerbestand gesenkt werden müssen, wodurch Mittel für Investitionen in andere Unternehmensbereiche wie Arbeitskraft oder Infrastruktur freigesetzt werden. Die Unternehmen führen nur eine begrenzte Menge an Rohmaterial mit und setzen auf ein ausgereiftes Buchhaltungssystem, das den Bedarf an Lagerbeständen vorhersagt und sie bestellt, kurz bevor sie benötigt werden. Die Lieferungen sind kleiner, aber häufiger, wodurch ein kleiner Vorrat an Frischwaren entsteht. Das Ziel dieses Systems besteht darin, dass die Komponenten kurz vor dem Bedarf an die Anlage geliefert werden, anstatt einen großen Bestand an Teilen oder Bestandteilen vorrätig zu haben. Da weniger Material für die Lagerung von Material gebunden ist, können sich Unternehmen leichter verbessern oder erweitern.
Just-in-Time-Inventarsysteme bieten eine Reihe von Vor- und Nachteilen. Auf der positiven Seite ist das Betriebskapital nicht gebunden, die Lagerbestände bei Lagern sind veraltet und die Produktionsaufträge sind leichter zu ändern, da nur wenige Produkte zur Verfügung stehen. Es ist jedoch nicht alles positiv. Selbst bei erheblichen Einsparungen auf breiter Front kann es genug Nachteile für JIT geben, damit jeder Unternehmer den Prozess ernsthaft in Augenschein nehmen kann.
Just-in-Time-Bestandsnachteile
In Just-in-Time-Inventarsystemen ordnen Unternehmen die Mindestbestandsmenge an, um bis zum nächsten Liefertermin durchzukommen. Ein Restaurant, das dieses System im Rahmen eines zweiwöchigen Lieferplans einsetzt, würde nur ausreichend Essen bestellen, um im Durchschnitt vier Tage im Geschäft zu bleiben. Die meisten dieser Systeme basieren auf Vergleichszahlen des Vorjahres und gehen davon aus, dass das Geschäft von Jahr zu Jahr relativ stabil bleibt. Wenn der Hauptkonkurrent des Restaurants plötzlich aus dem Geschäft geht, kann es zu einem plötzlichen Umsatzanstieg kommen, der nicht im Voraus geplant war. Daher kann es vorkommen, dass nicht genug Nahrung in den Regalen vorhanden ist, um die Woche durchzuhalten. Die Suche nach alternativen Bezugsquellen für die Notversorgung mit Lebensmitteln kann unmöglich oder bestenfalls sehr teuer sein.
Auf der anderen Seite kann ein plötzlicher und unerwarteter Einbruch des Geschäfts dazu führen, dass übermäßige Zutaten in den Regalen stehen, die möglicherweise vor dem Einsatz verderben. Bei einem automatisierten System kann es zwei oder drei Inventurzyklen dauern, bis ein Unternehmer die Menge des eingegangenen Produkts anpassen kann. Dies stellt auch ein Problem für das nächste Jahr dar, da das System wieder mit einem Geschäftsrückgang rechnet wahrscheinlich nicht genug Zutaten für die Woche.
Schwierigkeit mit Überraschungsgeschäft
Einer der größten Nachteile für das Just-in-Time-Geschäft ist mangelnde Flexibilität in Bezug auf das Glück. In den meisten Unternehmen ist es eine gute Sache, wenn ein Kunde kommt und eine riesige Menge an Produkten bestellen möchte. Für ein T-Shirt-Unternehmen mit einem neuen Schulkonto kann es bedeuten, dass der neue Kunde länger warten muss, als er möchte, um nur eine vollständige Bestellung zu erhalten. Kleine Unternehmen können es sich nicht leisten, Windstöße abzuwenden, aber es ist fast unmöglich, kurzfristig genug Rohstoffe zu finden, um sich um diese gewinnbringenden neuen Kunden zu kümmern.
Dies kann auf zwei Arten gelöst werden. Im ersten Fall können die neuen Kunden ihre gewünschte Bestellung erhalten, müssen aber aufgrund von Lagerbeständen viel länger warten, um sie zu erhalten. Abhängig von der gewünschten Hemdart kann es Wochen dauern, bis ein ausreichend großer Vorrat für die neuen Kunden gefunden wird. Wenn es dem T-Shirt-Shop-Besitzer jedoch gelingt, ein einfaches Angebot an Basic-Hemden zu finden, das den Kunden zufrieden stellt, ist es wahrscheinlich, dass er mehr Geld kostet als der normale Lieferant des Shops. Der Windfall-Kunde kann letztendlich das Unternehmen Geld kosten, indem er die Gewinnspanne auf fast nichts senkt.
Mehr Planung und Schulung erforderlich
Viele kleine Unternehmen führen Inventuren und Materialbestellungen von Hand mit Papier und Bleistift durch, zumindest zu Beginn. Selbst diejenigen, die groß genug sind, um ein Computer-Inventarprogramm zu benötigen oder zu wollen, tun dies mit einfachen Apps. In den meisten Fällen reicht es aus, ein paar Mal im Monat Inventar zu erstellen, um nur den Überblick zu behalten, was Sie benötigen. In diesen Fällen ist Inventarisierung ein einfacher Prozess, der jedem Mitarbeiter in kurzer Zeit leicht vermittelt werden kann.
Mit einem JIT-Inventarsystem ist der gesamte Inventurprozess komplexer. Die Mitarbeiter müssen so geschult werden, dass sie sehr häufig eine detaillierte Inventur durchführen. Die Genauigkeit ist von entscheidender Bedeutung, da das gesamte Bestellsystem für das Unternehmen auf diesen Zahlen basiert. Die Mitarbeiter müssen lernen, ausgefeilte Computersysteme zu verwenden, was für diejenigen, die mit den im Büro installierten Computern nicht vertraut sind, eine Herausforderung sein kann. Um Mitarbeiter zu schulen und zu halten, die diese Inventuraufgaben wahrnehmen können, müssen Sie möglicherweise die Arbeitskosten erhöhen. Darüber hinaus müssen Sie Lieferanten finden, die bereit sind, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, indem Sie mehrmals wöchentlich Verbrauchsmaterial liefern, ohne exorbitante Lieferkosten für jede Bestellung hinzuzufügen. Es ist auch eine kluge Praxis, im Falle einer Unterbrechung des Lager- / Lieferprozesses Beziehungen zu kleineren Lieferanten für Notvorräte aufzubauen.
Eine enge Lieferkette bedeutet weniger Kontrolle
Die meisten Kleinunternehmer sind stolz auf ihre Fähigkeit, sich zu wenden und die Dinge schnell zu ändern, wenn die wirtschaftlichen Kräfte um sie herum dies erfordern. Mit Just-in-Time-Inventarsystemen ist dies viel schwieriger. Eine Nachbarschaftsbäckerei weiß in der Regel, wann die örtlichen Feiern stattfinden, und bestellt entsprechend. Wenn der Bäcker herausfindet, dass ein neuer Hochzeitsplaner nach einer Notversorgung mit ausgefallenen Cupcakes sucht, hat er kaum eine Chance, sich zu engagieren und den Job zu erreichen.
Selbst wenn es ihr gelingt, die Bestellung für den Cupcake zu erhalten, hat der Bäckerlieferant für Silberkuchendekorationen keine Lagerbestände, er hat weniger Optionen, um den potenziellen neuen Kunden anzubieten. Jede Art von Unterbrechung der Lieferkette an einem beliebigen Ort im System wirkt sich letztlich auf das Endergebnis des Kleinunternehmens aus, das dieses System verwendet. Mit weniger Optionen zum Angebot von Kunden und weniger Möglichkeiten, Geschäftspläne kurzfristig zu ändern, kann die Just-in-Time-Bestandsaufnahme die Chancen einschränken, die ansonsten zu einem kleinen Unternehmen führen könnten.
Probleme mit Naturkatastrophen
Tornados, Wirbelstürme, Überschwemmungen und andere Naturkatastrophen können große Auswirkungen auf jedes Unternehmen haben, ebenso wie Unruhen oder Polizeiaktionen. Der Unterschied zu Just-in-Time-Inventarsystemen besteht darin, dass der Effekt viel stärker zu spüren ist. Die Gefahr besteht nicht nur in Notfällen in der Nähe des Unternehmens, sondern auch in anderen Bereichen, in denen sich der Lieferant eines Unternehmens befindet.
Ein lokaler Coffeeshop mit JIT-Bestellung hält in der Regel genug Bohnen für einen durchschnittlichen Umsatz von drei oder vier Tagen bereit. Sie können Vorräte für einen zusätzlichen Tag vorrätig haben, aber nicht mehr. Wenn der Röster, der sich im nächsten Staat befindet, von einem Tornado oder einem Feuer getroffen wird, hat der Coffeeshop-Besitzer kaum Zeit, einen neuen kommerziellen Bohnenlieferanten zu finden. Wenn seine Kunden an eine bestimmte Mischung proprietärer Mischungen gewöhnt sind, kann er seine Türen möglicherweise nicht länger als ein paar Tage offen halten, bevor der Lagerbestand aufgebraucht ist.
Die Notwendigkeit höherer IT-Investitionen
Just-in-Time-Inventarsysteme sind so komplex, dass sie ohne Computer und dedizierte Programme kaum verwendet werden können. Unternehmen benötigen Bestandsverfolgung, Auftragserstellung, Umsatzprognose und eine Vielzahl anderer Programme, damit dieses System ordnungsgemäß funktioniert. Dies bedeutet eine große Investition in Hardware und Software sowie Schulungszeit für Management und Mitarbeiter. Es werden zusätzliche Arbeitskosten, zusätzliche Aufsichtsaufgaben und mehr Zeit für die Dateneingabe erforderlich.
Nachdem alle diese Systeme installiert und die Mitarbeiter geschult wurden, ist das gesamte Unternehmen nun auf das Computersystem angewiesen, um einwandfrei zu funktionieren. In den meisten Fällen ist dies der Fall, aber es treten Probleme auf. Deshalb gibt es IT-Abteilungen. Jedes Unternehmen mit einem JIT-System muss eine Beziehung zu einem IT-Experten haben, der mit der installierten Hardware vertraut ist und mit den Fachleuten der JIT-Firma vertraut ist. Kein Unternehmen kann es sich leisten, sein Inventarsystem tagelang offline zu setzen, sei es aufgrund eines Fehlers in der Software oder aufgrund eines Fehlers im Computer. Notfallreparaturen können teuer sein und sind auch nachts oder an Feiertagen nicht verfügbar. Intelligente Geschäftsinhaber erstellen einen Sicherungsplan für Notfälle, aber sie sind bestenfalls temporäre Lücken.
Notwendige Abhängigkeit von einem Lieferanten
Um ein JIT-System einzurichten, müssen Beziehungen zu wichtigen Zulieferern hergestellt werden, die die wöchentlichen Rohstoffe liefern, die ein Unternehmen benötigt. Obwohl diese Geschäftsbeziehungen für jedes Unternehmen von Vorteil sein können, gibt es auch Nachteile für diese Vereinbarung.
Eine Pizza-Restaurantbesitzerin, die auf ein Restaurantunternehmen angewiesen ist, hat den Vorteil, zu wissen, wie viel sie pro Woche für Pfefferoni und Mehl aufbringt, was die Kontrolle der Lebensmittelkosten erleichtert. Auf der anderen Seite ist sie nur eingeschränkt in der Lage, sich bei den Konkurrenten ihres Lieferanten umzusehen, welche Preise sie für dieselben Produkte anbieten. Wenn ein Anbieter in der Stadt Pfefferoni zum halben Preis in dieser Woche anbietet, kann sie nicht einfach eine einzelne Bestellung aufgeben, bevor er zu ihrem festen Lieferanten zurückkehrt. Sie kann den Lieferanten wechseln, aber es gibt keine Möglichkeit, einfach jede Woche nach den besten Preisen zu suchen.
Das gleiche Problem tritt auf, wenn der Lieferant die Preise erhöht. Die Pizzaladenbesitzerin ist gezwungen, die höheren Preise zu zahlen, bis sie einen ähnlichen Anbieter finden kann, der bessere Preise anbietet und der bereit ist, mit ihr nach ihrem Bestellplan zusammenzuarbeiten. In jedem Fall reduziert JIT-Inventar die Fähigkeit eines Geschäftsinhabers, die besten Rohstoffkosten rechtzeitig zu ermitteln.
Probleme mit der Kundenzufriedenheit
Wenn Just-in-Time-Inventarsysteme funktionieren, funktionieren sie gut. Wenn diese Systeme jedoch ausfallen, können Unternehmen an mehreren Fronten leiden. Mangelndes Inventar bedeutet Geschäftsverlust, aber das ist nur der unmittelbare Effekt. Unzufriedene Kunden, die nicht bekommen können, was sie wollen oder länger warten müssen, um ihre Bestellungen auszuführen, sind im heutigen Geschäftsumfeld ein echtes Problem.
Das Internet hat einen großen Einfluss auf fast jedes kleine Unternehmen, und unglückliche Kunden haben eine größere Macht als je zuvor, um Unternehmen Schaden zuzufügen. Review-Sites wie Yelp und Facebook, Twitter und andere Social-Media-Sites geben Kunden eine Stimme, die sie noch nie zuvor hatten. Eine schlechte Bewertung, wenn sie in einem amüsanten oder schockierenden Stil verfasst ist, kann ausreichen, um jeden Kleinbetrieb heute ernsthaft zu verletzen. Virale Geschäftsberichte sind das Zeugnis der Internetlegende und einige wurden seit Jahren wiederholt. In einer Zeit, in der jeder Kunde die Macht hat, ein Unternehmen abzuschalten, wenn er motiviert genug ist, machen die Unternehmer alles, um sie zufrieden zu stellen. Ein ausreichender Lagerbestand, um die Kunden zufrieden zu stellen, kann ein großer Teil dieser Strategie sein.
