Viele Pressepakete gelangen direkt in den Papierkorb. Einige dieser Pakete würden die Leser einfach nicht interessieren, aber andere waren nur schlecht zusammengestellt. Durch die korrekte Formatierung eines Pressepakets wird die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass die Informationen veröffentlicht werden. Das Versenden des Pakets per E-Mail erhöht auch die Möglichkeit, die Informationen auszudrucken - nicht nur die Informationen werden dort schnell abgerufen, sondern es wird auch eine einfache Reproduktion des Materials ermöglicht.
Identifizieren Sie Ihre Ziele für das Versenden einer Pressemappe und recherchieren Sie Nachrichtenorganisationen, die dabei helfen können, diese Ziele zu erreichen. Redakteure haben sehr wenig zusätzliche Zeit, also verschwenden Sie sie nicht. Eine kleine Zeitung in Ohio, die nur lokale Nachrichten veröffentlicht, ist nicht an einer Pressemappe einer kalifornischen Veranstaltung interessiert. Ein Nachrichtensender, der sich auf Finanzen konzentriert, ist nicht an einer Pressemappe über ein Rockkonzert interessiert. Wenn Sie die richtigen Medien gefunden haben, ermitteln Sie die E-Mail-Adresse und den Namen des Editors, indem Sie das Internet durchsuchen oder die Organisation anrufen. Eine allgemeine Firmen-E-Mail kann verwendet werden, wenn die E-Mail des Editors nicht verfügbar ist. Machen Sie sich nicht nur mit dem Media Outlet vertraut, sondern auch mit dem Stil des Media Outlets. Je näher die Pressemappe dem Stil der Medienorganisation entspricht, desto besser.
Schreiben Sie eine kurze Erklärung (3 bis 10 Wörter) darüber, was Sie in der Betreffzeile der E-Mail senden. Versuchen Sie nach Möglichkeit zu zeigen, warum diese bestimmte Medienstelle an den Informationen interessiert ist. Wenn das Kit beispielsweise an eine lokal fokussierte Zeitung gesendet wird, geben Sie den Ort der Veranstaltung oder des Geschäfts in die Betreffzeile an.
Nennen Sie den Punkt sofort im Hauptteil der E-Mail und verbinden Sie diesen Hauptpunkt, wenn möglich, mit dem Stil und den Interessen des Medienunternehmens. Was Sie in der E-Mail enthalten, hängt davon ab, was in der Pressemappe enthalten ist. Wenn es sich bei dem Medienkit nur um eine Pressemitteilung handelt, fügen Sie den Text der Pressemitteilung in den E-Mail-Text der E-Mail ein und fügen Sie die Pressemitteilung der Einfachheit halber bei. Wenn es sich bei der Pressemappe um ein Paket zu einem Ereignis handelt, schreiben Sie eine kurze Erklärung, in der es heißt, was das Ereignis ist, wann es ist und was Sie angehängt haben. Wenn es sich bei der Pressemappe um ein lokales Unternehmen handelt, schreiben Sie eine kurze Erklärung, warum Sie das Kit versenden.
Hängen Sie die Pressemappe an die E-Mail an. Berücksichtigen Sie jedoch, welches Dateiformat Sie senden, da nicht jeder Medieneinsatz jeden Dateityp öffnen kann. Im Allgemeinen können PDFs (Portable Document Formats) von fast jedem geöffnet werden, und die Viewer-Software kann kostenlos heruntergeladen werden. PDF-Dateien stellen auch sicher, dass der Empfänger auf dem Computerbildschirm angezeigt wird, ohne die Änderungen auf den verschiedenen Computern zu formatieren. RTFs (Rich Text Format) lassen sich auch allgemein einfach öffnen. Das Format wird jedoch nicht in einer RTF-Datei beibehalten und eignet sich nicht für Dokumente mit Grafiken.
Vergewissern Sie sich, dass alle zur Reproduktion bestimmten Fotos groß genug sind, um in hoher Qualität nachgedruckt zu werden. komprimieren Sie das Bild nicht, damit die E-Mail schneller gesendet wird. Textdokumente können in einer Datei zusammengefasst werden, Fotos, die für die Veröffentlichung in Betracht kommen, müssen jedoch als separate Dateien angehängt werden, da Bilder nicht einfach vom Dokument getrennt werden können. Das JPG-Dateiformat eignet sich häufig für Bilder.
Gehen Sie zurück zum Hauptteil der E-Mail. Führen Sie am Schluss auf, welche Dokumente Sie angehängt haben und warum. Erwähnen Sie auch, ob die Dateien in einem anderen Format vorliegen. Geben Sie am Ende der E-Mail Ihre vollständigen Kontaktinformationen an.
Überprüfen Sie alle Aspekte, bevor Sie die E-Mail senden. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse korrekt ist, der Textkörper der E-Mail keine Fehler enthält und die korrekten Dateien angehängt sind.
