Projektportfoliomanagement ist ein Prozess, mit dem Organisationen und Unternehmen ihre aktuellen Projekte organisieren, anzeigen und analysieren können. Es wird allgemein verwendet, um die verschiedenen Projekte zu priorisieren. Sie werden normalerweise in verschiedene Kategorien wie Finanzen, Wachstum und Nutzen unterteilt. Projektportfolios ermöglichen es dem Vorstand oder einem Geschäftsführer letztendlich, eine breitere Sichtweise und ein tieferes Verständnis der aktuellen Unternehmensaktivitäten zu erlangen.
Inventar der aktuellen Projekte des Unternehmens erstellen. Schließen Sie jedes Unternehmen ein, das das Unternehmen derzeit hat, egal wie klein es ist. Stellen Sie für jedes Projekt ausreichend beschreibende Informationen bereit, damit diese verglichen und verwaltet werden können. Stellen Sie beispielsweise die voraussichtlichen finanziellen Kosten des Projekts, die beabsichtigten Ziele, den Nutzen, die geschätzte Dauer und die Art und Weise dar, wie das Projekt die Gesamtstrategie des Unternehmens unterstützt.
Eine Wohnungsgesellschaft kann zum Beispiel ein Inventar erstellen, das ein Projekt für ein antisoziales Verhalten, ein Projekt zur Erneuerung von Nachlässen und ein neues Gebäude enthält. Das Unternehmen schreibt möglicherweise auch, dass das Projekt zur Sanierung des Anwesens 1 Million US-Dollar kostet, voraussichtlich drei Jahre in Anspruch nehmen wird und 800 neue Familien beherbergen wird.
Laden Sie diese Informationen elektronisch hoch. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten schneller und effizienter verglichen werden können als durch ein menschliches Team. Elektronische Daten können auch per E-Mail übermittelt und sofort an die Unternehmensleiter weitergegeben werden.
Vereinbaren Sie ein Meeting mit den Geschäftsführern und Abteilungsleitern des Unternehmens (Portfolio-Management-Team oder PMT). Diese Personen verfügen über das breiteste Wissen über das Geschäft und können fundierte Entscheidungen im besten Interesse des Unternehmens treffen. Bitten Sie sie vor dem Meeting, die Daten durchzusehen und die Informationen zur Diskussion aufzunehmen.
Stellen Sie sicher, dass das Portfolioteam die Kriterien für die Priorisierung eines Projekts vereinbart. Themen wie Finanzen und Nutzen werden im Allgemeinen für die Festlegung der Priorität verwendet, andere Aspekte wie Potenzial können jedoch in Betracht gezogen werden.
Rufen Sie die Besprechung an und priorisieren Sie die aktuellen Projekte des Unternehmens. Projekten sollte Priorität eingeräumt werden, basierend auf ihren finanziellen, Wachstums- und Nutzenpotenzialen. Die Projekte mit der höchsten Priorität erfordern ständige Aufmerksamkeit, während andere Projekte mit niedrigerer Priorität möglicherweise vollständig von der Tagesordnung des Unternehmens abgehalten werden.
Bewerten Sie das Projektmanagement des Unternehmens neu, indem Sie regelmäßig das PMT anrufen. Vereinbaren Sie vierteljährliche, monatliche oder sogar wöchentliche Beratungen und besprechen Sie, ob für bestimmte Projekte mehr Unterstützung erforderlich ist (wodurch ihre Priorität erhöht wird), oder können weiter unten auf der Liste gestrichen werden.
