Buy-In einrichten
Der Projektportfolio-Prozess ist eine Methode, mit der das Produktionspotenzial aller von Ihrem Unternehmen zu einem bestimmten Zeitpunkt durchgeführten Projekte maximiert werden kann, vorbehaltlich begrenzter Ressourcenbeschränkungen. Stellen Sie vor Beginn Ihres Projektportfolio-Managements ein Umfeld des Verständnisses und der Zusammenarbeit zwischen den wichtigsten Entscheidungsträgern Ihres Unternehmens her. Der Projektportfolio-Prozess kann das Beenden aktueller Projekte umfassen, die erfolgreich und zeitgerecht zugunsten von Projekten sind, die einen größeren wirtschaftlichen oder strategischen Einfluss auf Ihre Geschäftstätigkeit haben. Es ist wichtig, dass Manager dieses Konzept verstehen, um in diesem Fall jegliche Ressentiments zu vermeiden. Förderung einer teamorientierten Einstellung bei der Projektauswahl, anstatt kleine Gruppen von Mitarbeitern mit spezifischen Projekten zu identifizieren. Dadurch wird das Gefühl der Ablehnung in Projektteams vermieden, die neu zugewiesen oder zwischen neuen Projekten aufgeteilt werden.
Priorisieren
Während des Projektportfoliomanagementprozesses ordnen Sie den Projekten Ressourcen zu, die Zeit, Geld, Mitarbeiterproduktivität und Technologie umfassen, die am meisten zur Rentabilität Ihres Unternehmens beitragen. Erstellen Sie vor der Prüfung bestimmter Projekte eine Liste mit Prioritäten, anhand derer Sie die einzelnen Projekte beurteilen können. Überwachen Sie ständig Ihre Prioritätenliste und passen Sie sie an sich ändernde strategische Ziele und sich ändernde Geschäftsklima an. Zu den Elementen, nach denen Ihre Projekte priorisiert werden sollen, gehören Kosten, Umsatzbeitrag, Auswirkungen auf das Marketing, Zeitrahmen und das Erreichen bestimmter Ziele.
Ermitteln Sie Kapazität und Bedarf
Alle Organisationen stehen vor dem Problem, begrenzte Ressourcen möglichst effektiv einzusetzen. Sammeln Sie Informationen über Ihre Ressourcenkapazität und den Ressourcenbedarf jedes Projekts, bevor Sie anhand Ihrer Prioritätenliste ermitteln, welche Projekte durchgeführt werden sollen. Der gesamte Ressourcenbedarf aller ausgewählten Projekte darf die Ressourcenkapazität Ihres Unternehmens nicht überschreiten. Wenn Ihre Firma beispielsweise zehn Computer und zwanzig Mitarbeiter für die Projektarbeit zur Verfügung hat, können Sie kein Projektportfolio auswählen, für das dreiundzwanzig Mitarbeiter und elf Computer erforderlich sind. Budgetbeschränkungen sind auch ein wichtiger Faktor bei der Bestimmung des optimalen Projektmixes.
Optimieren Sie das Projektportfolio
Ausgestattet mit Ihrer Liste der Prioritäten und Informationen, die sich auf die Ressourcenkapazität und den Ressourcenbedarf der einzelnen Projekte beziehen, können Sie jetzt eine Reihe von Projekten auswählen, die die strategische Relevanz für Ihr Unternehmen maximieren. Denken Sie daran, dass nicht ursprünglich ausgewählte Projekte nicht unbedingt eliminiert werden. Projekte mit geringerer Priorität können durchgeführt werden, wenn durch den Abschluss von Projekten mit höherer Priorität Ressourcen frei werden.
Es gibt verschiedene Softwarepakete, die Sie beim Projektportfolio-Prozess unterstützen. Bei einfacheren Projektportfolios kann ein Entscheidungsbaum verwendet werden, um alle Möglichkeiten in Bezug auf die Kombination der ausgewählten Projekte darzustellen. Folgen Sie dem Link am Ende dieses Artikels, um ein Beispiel für eine Projektentscheidungsstruktur zu erhalten.
Listen Sie zunächst jedes Projekt mit den Gesamtkosten und Anforderungen für Mitarbeiter, Technologie und andere Ressourcen auf. Wählen Sie dann die Projekte aus, die nach Ihren Projektprioritäten am besten abschneiden, und wählen Sie dann ein Portfolio an Projekten aus, die Sie durchlaufen. Denken Sie daran, dass der gesamte Ressourcenbedarf aller ausgewählten Projekte unter Ihrer gesamten Ressourcenkapazität liegen muss. Wenn neue potenzielle Projekte in Ihre Organisation eingeführt werden und aktuelle Projekte abgeschlossen sind, überarbeiten Sie den Projektportfolio-Prozess erneut, um zu entscheiden, welche neuen Projekte die neu verfügbaren Ressourcen aufgrund Ihrer aktualisierten Prioritätenliste und Ressourcenkapazitäten verdienen.
