Es ist nicht ungewöhnlich, dass Unternehmer und Dienstleister ihre Kunden unterbieten. Wenn Sie beispielsweise ein Webdesigner sind und das Projekt, an dem Sie arbeiten, mehr Zeit und Mühe erfordert, als Sie dachten, möchten Sie möglicherweise mehr in Rechnung stellen. In diesem Fall ist es sinnvoll, Ihrem Kunden eine Lastschrift oder Lastschrift zu erteilen. Dieses Dokument wird in allen Branchen für inkrementelle Rechnungsstellungen, Bankgeschäfte und mehr verwendet.
Tipps
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Ein Lastschrift-Memorandum oder eine Lastschrift-Notiz ist ein Formular, das von Verkäufern ausgegeben wird, um Kunden darüber zu informieren, dass ihnen nicht genug Rechnung gestellt wurde. Es hat die Aufgabe, den auf einer bestimmten Rechnung fälligen Saldo zu verwalten und Abrechnungsfehler zu korrigieren.
Was ist ein Lastschrift-Memorandum?
Nehmen wir an, Sie besitzen eine Agentur für digitales Marketing und einer Ihrer Kunden fordert nach der Bestellung zusätzliche Dienstleistungen an.Sie können entweder eine Lastschrift oder eine neue Rechnung für diese Dienstleistungen ausstellen. Wenn Sie sich für die erste Option entscheiden, müssen Sie die Lastschrift in der monatlichen Forderungsbestandsliste erfassen.
Die Banken geben Lastschriften aus, um die Kunden über Gebühren für Darlehenszahlungen, Zinsen, unbelastete Scheckgebühren, DDA-Belastungs- und Kreditkosten usw. zu informieren. Dieses Dokument kann auch verwendet werden, um eine Provision zu berechnen oder ein auf einem Kundenkonto verbleibendes Guthaben auszugleichen. Betrachten Sie es als informelle Rechnung.
Lastschrift gegen Gutschrift
Als Unternehmer ist es wichtig, dass Sie den Unterschied zwischen Lastschriften und Gutschriften verstehen. Letzteres wird verwendet, um den Betrag zu reduzieren, den ein Käufer dem Verkäufer schuldet. Die Einkäufer verbuchen diese Reduzierung in ihrem Kreditorensaldo, während die Verkäufer sie in ihrem Debitorensaldo verbuchen.
Im Allgemeinen erstellen Unternehmen eine Gutschrift, wenn die Gebühren, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden, zu hoch sind. Zum Beispiel kann eine Fabrik eine Rechnung in Höhe von 2.000 USD für 200 Wareneinheiten ausstellen, wobei jede Einheit 10 USD kostet. Der Käufer informiert das Werk darüber, dass fünf Einheiten defekt sind. In diesem Fall kann die Fabrik eine Gutschrift über 50 US-Dollar ausstellen und die Transaktion in ihren Forderungen verbuchen.
Der in der Gutschrift angegebene Betrag kann dem Käufer zurückerstattet oder für einen Kauf verwendet werden. Wie bei einem Lastschriftverfahren handelt es sich bei diesem Dokument normalerweise um eine frühere Rechnung. Beide Dokumente haben die Aufgabe, Rechnungsfehler und Rechnungsfehler zu korrigieren.
Lastschrift erstellen
Eine Lastschrift ist relativ einfach zu erstellen. Ermitteln Sie zunächst, wie viel Geld Ihr Kunde schuldet. Wählen Sie anschließend ein Format aus, z. B. einen Einzahlungsschein oder einen schriftlichen Brief. Fügen Sie der Lastschrift folgende Informationen hinzu:
- Name und Geschäftsinformationen des Kunden
- Ihr Firmenname und Ihre Kontaktdaten
- Steuernummer Ihres Unternehmens
- Kundenreferenznummer (optional)
- Rechnungsnummer und Datum
- Kurze Beschreibung der gekauften Waren oder Dienstleistungen
- Vom Käufer geschuldeter Betrag
- Zahlungsbedingungen, einschließlich eventueller verspäteter Gebühren
Nennen Sie den Grund für die Ausstellung einer Lastschrift. Beschreiben Sie, was geschuldet wird und warum. Verwenden Sie einen professionellen Ton. Wenn die Lastschrift mit einer vorherigen Rechnung zusammenhängt, geben Sie deren Nummer in Ihre Notiz ein. Abhängig von Ihren Präferenzen können Sie ein Tabellenkalkulationsprogramm, ein Textverarbeitungsprogramm, eine Abrechnungssoftware oder Lastschriftvorlagen verwenden. Viele Websites, wie Smartsheet, Template.net und Biztree, bieten kostenlose Vorlagen, die an Ihre Bedürfnisse angepasst werden können. Sie müssen lediglich das Formular ausfüllen, herunterladen und ausdrucken.
Wenn Sie fertig sind, senden Sie die Lastschrift an Ihre Kunden. Wenn sie nicht pünktlich zahlen, erstellen und senden Sie eine weitere Lastschrift. Verwenden Sie ein Softwareprogramm wie QuickBooks, um genaue Aufzeichnungen Ihrer Lastschriften und Gutschriften, Rechnungen und anderen Finanzdokumente zu erstellen.
