Cash ist das liquideste Vermögen eines Unternehmens. Es ist wichtig, um Rechnungen zu bezahlen und finanzielle Möglichkeiten zu nutzen. Unternehmen erhalten Bargeld aus verschiedenen Quellen, darunter Zahlungen von Kunden, Dividenden für Investitionen und Verkauf von Ausrüstungen und Zubehör sowie viele andere Quellen. Die meisten Konten der Unternehmen führen im gesamten Rechnungszeitraum zahlreiche Transaktionen durch. Sie erfassen detaillierte Informationen zu diesen Transaktionen im Cash-Ledger.
Nebenbuch
Unternehmen verwenden sowohl ein Hauptbuch als auch Tochterbücher, um die Finanztransaktionen des Unternehmens zu verfolgen. Das Hauptbuch enthält Kontoinformationen für jedes Konto, das ein Unternehmen verwendet. Nebenbücher bieten detaillierte Informationen zu bestimmten Konten. Ein Kassenbuch repräsentiert eine Art von Nebenbuch. In einem Kassenbuch werden detaillierte Informationen zu separaten Geldkonten erfasst. Diese Konten können nach einzelnen Bankkonten oder nach einzelnen Standorten getrennt werden.
Kontospezifisch
Einige Unternehmen unterhalten mehrere Bankkonten. Jedes Bankkonto kann zur Steuerung bestimmter Funktionen innerhalb des Unternehmens verwendet werden. Viele Unternehmen verwenden beispielsweise ein Bankkonto ausschließlich für die Abrechnung, geben alle Abrechnungspositionen aus und legen periodisch genügend Geld ein, um alle ausgegebenen Positionen abzudecken. Ein Kassenbuch führt für jedes einzelne Bankkonto eine separate Transaktionsliste und einen laufenden Kontostand. Immer wenn das Unternehmen von einem bestimmten Konto aus Zahlungen vornimmt oder eine Einzahlung vornimmt, erfasst es diese Zahlung auf dem entsprechenden Konto.
Standortspezifisch
Einige Unternehmen unterhalten getrennte Geldkonten für die einzelnen Unternehmensstandorte. Jedes Geldkonto wird zur Steuerung bestimmter Geldgeschäfte verwendet, die für einen bestimmten Standort gelten. Das Kassenbuch führt eine separate Transaktionsliste und einen laufenden Kontostand für jeden Standort. Immer wenn ein Standort eine Zahlung ausstellt oder eine Einzahlung erfasst, wird die Transaktion auf dem entsprechenden Ledger-Konto erfasst.
Barguthaben
Die Summe aller Kontenguthaben des Kassenbuchs muss mit dem gesamten im Hauptbuch des Unternehmens erfassten Kassenbestand übereinstimmen. Am Ende des Monats überprüft das Unternehmen jedes Cash-Ledger-Konto und stimmt das Guthaben vom Konto mit der Sicherungsdokumentation ab. Dazu gehören etwa Kontoauszüge, Einzahlungsscheine und stornierte Schecks. Nach der Abstimmung jedes Cash-Ledger-Kontos summiert das Unternehmen die Salden aller Cash-Konten und vergleicht diese Summe mit dem primären Cash-Kontostand. Alle Abweichungen müssen untersucht werden.
