Wenn Sie ein Clubtreffen abhalten, kommunizieren Sie mit allen Clubmitgliedern gleichzeitig, planen zukünftige Clubaktivitäten und treffen wichtige Entscheidungen. Um das Meeting effektiv durchzuführen, müssen Sie organisiert sein und einen Plan haben. Der Meeting-Moderator sorgt während des gesamten Meetings für Ordnung und behandelt alle auf der Tagesordnung des Meetings stehenden Themen.
Im voraus vorbereiten. Entscheiden Sie, welche Ziele Sie für das Meeting haben, und legen Sie einen konkreten Aktionsplan zur Erreichung dieser Ziele fest. Erstellen Sie eine Liste der Themen, die Sie ansprechen werden, und erstellen Sie Kopien dieser Liste, um sie an die Clubmitglieder zu verteilen.
Schaffen Sie eine einladende Atmosphäre. Servieren Sie vor dem Meeting Erfrischungen und spielen Sie leise Musik, wenn Clubmitglieder den Meetingbereich betreten. Dies schafft eine Atmosphäre, die die Mitglieder dazu ermutigt, sich zu entspannen und Kontakte zu knüpfen, bevor das Meeting beginnt.
Starten Sie pünktlich. Machen Sie fünf Minuten vor dem geplanten Start eine Ankündigung. Wenn Clubmitglieder Sitzgelegenheiten finden, verteilen Sie Kopien der Tagesordnung. Auf diese Weise können Clubmitglieder die Tagesordnung während der Vorbereitung überprüfen.
Stellen Sie neue Clubmitglieder vor. Icebreaker-Sitzungen sind der beste Weg, um neue Mitglieder vorzustellen. Lassen Sie sie angeben, wo sie aufgewachsen sind, wo sie zur Schule gegangen sind und warum sie beschlossen haben, Ihrem Club beizutreten.
Überprüfen Sie die Minuten der vorherigen Besprechung. Dies erinnert die Clubmitglieder an Aktionen, die während des letzten Meetings ergriffen wurden, und vermittelt neuen Mitgliedern ein besseres Verständnis der aktuellen Meeting-Themen.
Bleib bei der Sache. Folgen Sie immer der Tagesordnung. Wenn jemand ein Thema besprechen möchte, das nicht auf Ihrer Agenda steht, notieren Sie das Thema auf einem separaten Blatt und packen Sie es in der nächsten Sitzung an.
Lassen Sie sich Zeit für Fragen und Antworten. Clubmitglieder werden wahrscheinlich Fragen haben, seien Sie also bereit, sie zu beantworten. Stellen Sie denjenigen, die Fragen haben, die Hand und erheben Sie jedes Mitglied einzeln. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Clubmitglieder zu ermutigen, Vorschläge für zukünftige Meetings zu machen.
Ende pünktlich. Eine bestimmte Endzeit hilft dabei, den Moderator auf Kurs zu halten. Wenn Clubmitglieder weitere Fragen oder Bedenken haben, laden Sie sie ein, nach dem Ende der Sitzung mit Ihnen zu sprechen.
