Eine Rechnung ist ein Dokument, das ein Lieferant zusammen mit einer Warenlieferung an einen Käufer sendet. Darin sind die in der Lieferung enthaltenen Gegenstände und der geschuldete Betrag aufgeführt. Ein Kontoauszug ist ein aktueller Bericht darüber, was ein Kunde einem Lieferanten noch auf Rechnung schuldet.
Absichtliche Unterschiede
Der Hauptzweck einer Rechnung besteht darin, einen Käufer zur Zahlung aufzufordern. Die Rechnung informiert den Käufer auch über die Kosten jedes Artikels, der in einer Bestellung enthalten ist. Es ist die Mitteilung des Verkäufers darüber, warum der Käufer einen bestimmten Betrag schuldet. Der Hauptzweck einer Abrechnung besteht darin, einen Käufer zur Zahlung auf Rechnung zu zwingen. Während eine Abrechnung die neuesten Gebühren enthält, werden dem Käufer auch noch Beträge aus früheren Käufen mitgeteilt.
Rechnungselemente
Eine typische Rechnung enthält eine Reihe von Elementen, die sich auf die jeweilige Bestellung beziehen. Am oberen Rand der Rechnung befinden sich ein Kopf mit einem Titel der Rechnung, Kontaktinformationen für den Verkäufer sowie ein Kundenname und eine Kundennummer. Es hat auch eine Rechnungsnummer zur Verfolgung. Das Kaufdatum, der Produktname, die Produktnummer, die Mengenbestellungen und die Stückkosten werden für jede bestellte Ware aufgeführt. Eine Zwischensumme für alle gekauften Artikel, ein Umsatzsteuerbetrag und eine Endsumme werden normalerweise am unteren Rand der Rechnung angezeigt. Es enthält auch Informationen zu Zahlungsbedingungen und eine Zahlungsadresse.
Anweisungselemente
Ein Kontoauszug ist normalerweise nicht so kompliziert oder detailliert wie eine Rechnung. Es zeigt das Datum jeder Transaktion, die während des Abrechnungszeitraums aufgezeichnet wurde. In einigen Unternehmen werden nur unbezahlte Beträge in Kontoauszügen berücksichtigt, in anderen werden alle Transaktionen in einem bestimmten Zeitraum angezeigt. Die Rechnungsnummer und der Rechnungsbetrag jeder Rechnung sind in der Abrechnung aufgeführt. Anhand dieser Informationen kann der Kunde bezahlte und nicht bezahlte Rechnungen auf der Abrechnung mit Rechnungen und Quittungen abgleichen. Die Erklärung enthält auch Zahlungsbedingungen und Überweisungsinformationen.
Termine und Zahlungen
Eine Rechnung enthält normalerweise das Datum, an dem eine Bestellung bearbeitet oder versendet wurde, sowie ein für die Zahlung fälliges Datum. Eine Anweisung hat ein "Kontoauszugsdatum", dh den Tag, an dem die Anweisung fertiggestellt und an den Käufer gesendet wird. Es ist für Käufer am besten, regelmäßig fällige Beträge zu zahlen, wenn eine Rechnung eingeht, statt auf Kontoauszüge zu warten, rät der Buchhalter Harold Averkamp. Anweisungen werden manchmal ausgegeben, bevor Zahlungen verarbeitet werden. Indem Sie durchgängig Rechnungen bezahlen, vermeiden Sie so die Verwirrung darüber, ob bei Zahlungseingang ein Guthaben bezahlt wurde.
