Das Sitzungsprotokoll der Kirche liefert die offizielle, rechtliche Aufzeichnung der Handlungen des Vorstands oder des Ausschusses. Sie sind intern für historische Genauigkeit wichtig und werden auch von externen Parteien verwendet. Zum Beispiel durch Kreditinstitute, um festzustellen, dass die Kirche ein Bauprojekt genehmigt hat, bevor sie einen Kredit gewährt. Wirtschaftsprüfer und die IRS sehen das Protokoll auch als Beweis dafür an, dass bestimmte Finanztransaktionen genehmigt wurden. In den meisten Organisationen protokolliert die Sekretärin oder die Aufnahmesekretärin das Protokoll.
Inhalt
Während der spezifische Inhalt je nach Ausschuss unterschiedlich ist, umfassen die Protokolle aller kirchlichen Organisationen:
- Besprechungsdetails wie Zeit, Datum, Ort, wer teilgenommen hat und wer den Vorsitz hatte.
- Ob es sich um eine regelmäßige Besprechung oder eine besondere Besprechung handelt und wer zu welchem Zweck die Besprechung einberufen hat - wenn eine Besprechung einberufen wird - fügen Sie eine Kopie der Besprechung bei.
- Geordnete Aufzeichnung der Ereignisse bei der Besprechung.
- Vertagung und Zeit.
- Unterschrift des Sekretärs und, sobald das Protokoll genehmigt ist, dem Vorsitzenden.
Einer der schwierigsten Aspekte der Protokollierung ist es, zu bestimmen, wie viele Details aufgezeichnet werden sollen. Die Geschichtskommission der Mennoniten-Brüder schlägt vor, die wichtigsten Punkte der Diskussionen, die zu Entscheidungen geführt haben, sowie die in Betracht gezogenen Alternativen und eine Zusammenfassung der Gründe für die Wahl der Alternativen gegenüber den anderen aufzuzeichnen. Der evangelische Rat für finanzielle Rechenschaftspflicht schlägt vor, dass der Vorstand eine Politik für Details festlegt, die unabhängig vom einzelnen Sekretär konsistent ist. Es wird empfohlen, genügend Details zu enthalten, um zu zeigen, dass das Board umsichtig war, aber nicht so sehr, dass sich die Minuten wie ein Roman lesen.
Das Protokoll nehmen
Besorgen Sie sich vor Beginn des Treffens eine Kopie der Tagesordnung. Während das Meeting fortschreitet, Machen Sie detaillierte Notizen zu Besprechungsdetails, Berichten des Vorstands, Diskussionen und Aktionen da der Vorstand jeden Punkt der Tagesordnung durchführt. Zeichnen Sie Anträge, Entschließungen und Entscheidungen wörtlich auf, fassen Sie jedoch die Diskussionen zusammen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen aller Personen angeben, die einen Antrag stellen oder Maßnahmen ergreifen, sowie etwaige Interessenkonflikte. Wenn die Besprechung beendet ist, transkribieren und verdichten Sie Ihre Notizen, um die entsprechenden Details hinzuzufügen, und fügen Sie sie in das richtige Format ein. Beginnen Sie mit den Besprechungsdetails und gehen Sie dann gemäß der Tagesordnung vor.
Das Protokoll bewahren
Wenn Sie den Entwurf des Protokolls abgeschlossen haben, verteilen Sie das Dokument an die Mitglieder. Das Protokoll, das Sie für dieses Meeting geschrieben haben, wird beim nächsten Meeting mit oder ohne Korrekturen genehmigt. Sobald die Protokolle genehmigt sind, erstellen Sie eine endgültige Kopie, unterschreiben Sie das Dokument und bitten Sie den Vorsitzenden, es ebenfalls zu unterschreiben. Speichern Sie die Minuten chronologisch in einem losen Blätterbuch mit der Tagesordnung. Dieses lose Blätterbuch sollte auch ein Inhaltsverzeichnis sowie Kopien der Kirchenstatuten und Verfassung enthalten. Zu einem bestimmten Zeitpunkt, vielleicht jährlich, können die Minuten professionell gebunden sein.
