Unter zentralem Cash-Management versteht man die Praxis, alle Finanztransaktionen von einem einzigen Standort aus abzuwickeln, anstatt Finanztransaktionen in den Händen einzelner Standorte zu belassen. Beispielsweise kann Ihr Unternehmen entscheiden, alle Finanztransaktionen vom Hauptsitz in Seattle aus auszuführen, anstatt zuzulassen, dass Satellitenbüros landesweit die Finanzierung individuell vornehmen. Das zentrale Cash-Management bietet zwar einige Vorteile, beispielsweise eine verbesserte finanzielle Kontrolle, schafft jedoch auch Nachteile.
Software-Inkompatibilität bei Erweiterungen
Obwohl Softwareunternehmen Schritte unternommen haben, um die Komplikationen zu verbessern, die entstehen, wenn verschiedene Programme versuchen, miteinander zu kommunizieren, plagen Unternehmen immer noch Probleme mit der Interoperabilität. Dieses Problem erweist sich bei Zusammenschlüssen oft als besonders problematisch. Wenn Ihr Unternehmen ein anderes Unternehmen erwirbt, das eine andere Buchhaltungs- oder Buchhaltungssoftware ausführt, bedeutet die Implementierung des zentralen Cash-Managements im Unternehmen oft eine vollständige Überarbeitung der finanziellen IT-Infrastruktur des anderen Unternehmens. Solche Überholungen erfordern Zeit, Arbeit und Kosten.
Erhöhte Auswirkungen von Softwarepannen
Vorausgesetzt, dass mit Ihrem Cash-Management-System nichts schief geht, sollten die Mitarbeiter ihren Lohn wie ein Uhrwerk erhalten. Nur wenige Computersysteme und Softwarepakete bleiben während ihrer gesamten Lebensdauer problemlos. Softwareaktualisierungen und sogar fehlerhafte Firmware können Programme zum Absturz bringen, Daten fressen und Systeme einfrieren. Darüber hinaus können Benutzerfehler bei der Verwaltung oder Manipulation der Cash-Management-Software oder sogar der Daten die Zahlungen an jeden Mitarbeiter und alle Ihre Lieferanten verzögern. Das verteilte und papierbasierte Cash-Management leidet auch an Benutzerfehlern, aber es beschränkt sich auf eine kleinere Gruppe oder eine einzelne Einrichtung und nicht auf Ihr gesamtes Unternehmen.
Anpassungen für mehrere Zeitzonen
Zentrales Cash-Management schafft Zeitprobleme, wenn Ihr Unternehmen in mehreren Zeitzonen oder international arbeitet. Unter der Annahme, dass Ihr Unternehmen alle Mitarbeiter am selben Tag bezahlt, muss Ihr System berücksichtigen, wann Banken die Verarbeitung von Transaktionen in allen relevanten Zeitzonen beenden, und die Zahlungszeiten für Mitarbeiter berücksichtigen, die in der internationalen Datumsgrenze arbeiten. Anstatt eine Massenzahlung zu senden, wie wenn alle Mitarbeiter vor Ort wohnen würden, muss Ihr Unternehmen mehrere Massenzahlungen über einen Zeitraum von Stunden hinweg verwalten.
Andere Überlegungen
Viele kleine Unternehmen verwenden standardmäßig ein zentrales Cash-Management, da das Unternehmen nur einen einzigen Standort hat. Wenn Sie sich entschließen, das zentrale Cash-Management zu diesem Zeitpunkt zu erweitern, aber nicht zu implementieren, können Sie Ihr Unternehmen für zukünftige Änderungen positionieren, indem Sie an allen Standorten identische Software installieren. Dadurch wird das Interoperabilitätsproblem vor dem Start beseitigt, und Sie können beliebig Daten von jedem Ihrer Unternehmensstandorte importieren. Die Verwaltung eines verteilten Cash-Management-Systems macht die Arbeit Ihrer Finanzbeauftragten komplizierter, da diese Finanzinformationen aus allen Quellen sammeln und bewerten müssen, um die finanzielle Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens zu bestimmen.
