JISC InfoNet beschreibt die Datensatzverwaltung als systematische Verwaltung aller Datensätze zusammen mit den darin enthaltenen Informationen oder Daten. In der Vergangenheit wurden diese Aufzeichnungen in Papierform gespeichert, und jede große Organisation verfügte über ein Register, das manchmal von einer Armee von Angestellten besetzt war. Heute haben elektronische Aufzeichnungsverwaltungssysteme übernommen. Sowohl manuelle als auch elektronische Aktenverwaltungssysteme haben klare Vor- und Nachteile.
Datenabruf und -freigabe
Ein Hauptgrund, warum viele Organisationen papierlos arbeiten, ist die Leichtigkeit, mit der ein elektronisches System das Abrufen und Teilen von Informationen ermöglicht. Wenn Daten auf Papier gespeichert und in einer Registrierung gespeichert werden, ist das Abrufen der Daten eine Herausforderung. Darüber hinaus können die Informationen jeweils nur von einer Person verwendet werden. Während elektronische Systeme dieses Problem lösen, ergeben sich auch andere Herausforderungen.
Ausrüstungskosten und Obsoleszenz-Potenzial
Wenn ein Unternehmen papierlos arbeitet, gibt es große Datenmengen auf Papier, die gescannt und in einem digitalen Format gespeichert werden müssen. Die für diese Übung benötigte Hardware und Software kostete einen erheblichen Geldbetrag. Abgesehen von den Anschaffungskosten besteht ein wesentlicher Nachteil bei elektronischen Systemen darin, dass sowohl Hardware als auch Software in relativ kurzer Zeit veraltet sind. Die Hardware kann innerhalb von 18 Monaten geändert werden, während die Software alle 2-3 Jahre wechselt.
Elektronische Systeme und die Menschenfrage
Die Implementierung eines elektronischen Records-Management-Systems erfordert eine Änderung der Einstellungen des Mitarbeiters. Jede radikale Veränderung in einer Organisation wird von vielen Mitarbeitern mit Skepsis betrachtet, die nicht sicher sind, wie sich diese Änderungen auf sie auswirken werden. Wenn ältere Formen der Aktenverwaltung durch neue ersetzt werden, verspürt der Arbeitnehmer einen Kontrollverlust. Dies muss durch Zusicherungen des Arbeitgebers behoben werden - und durch den Erfolg des implementierten Systems gestützt werden.
Sicherheit und andere Probleme
Mit dem erhöhten Informationsaustausch, den ein elektronisches Aktenverwaltungssystem ermöglicht, geht es um die Sicherheit. Wenn keine angemessenen Maßnahmen ergriffen werden, können vertrauliche Unternehmensinformationen in falsche Hände geraten. Darüber hinaus kann die Verwaltung von Datensätzen zu einem Problem werden, wenn das System durch unnötige Datensätze (z. B. Dokumentkopien) verstopft ist. Es ist nicht ungewöhnlich, Situationen zu finden, in denen eine beträchtliche Menge an Aufzeichnungen tatsächlich Junk-Mail ist.
