Ein Schlüsselelement für ein erfolgreiches Catering-Geschäft ist die Möglichkeit, für jedes Ereignis genaue Budgets zu erstellen. Mit einem Budget, das Ausgaben genau abbildet, können Sie die tatsächlichen Ausgaben unter den Abrechnungskosten halten und eine gesunde Gewinnspanne aufrechterhalten. Erfolgreiche Caterer können bestimmen, wie viel sie für jede Person bei einer Veranstaltung ausgeben müssen, während sie gleichzeitig einen Aufschlagswert berechnen, der die Verpflegung jeder Veranstaltung rentabel macht.
Erstellen Sie ein Diagramm oder eine Tabelle, in der alle Lebensmittel und Getränke aufgelistet sind, die Sie für das Catering-Event benötigen. Es kann hilfreich sein, die Liste in Kategorien wie Vorspeisen, Hauptgerichte, Desserts und Getränke zu unterteilen. Erstellen Sie neben jedem Artikel eine Spalte mit den tatsächlichen Kosten pro Portion, den berechneten Kosten pro Portion, den tatsächlichen Gesamtkosten für die Veranstaltung und den Gesamtkosten für die Veranstaltung.
Berechnen Sie die tatsächlichen Kosten pro Portion jeder für die Veranstaltung benötigten Speisen und Getränke und setzen Sie diese Zahl unter die Kosten pro Portion. Die tatsächlichen Kosten sind das, was Sie für die rohen Zutaten, die zur Zubereitung der Gerichte benötigt werden, und den tatsächlichen Preis, den Sie für Getränke bezahlen, aufwenden müssen.
Bestimmen Sie den Markup-Wert Ihrer Speisen und Getränke. Als allgemeine Faustregel gilt, dass viele Caterer die dreifache Höhe der tatsächlichen Kosten der Artikel für ihre endgültige Preiskalkulation berechnen. Wenn zum Beispiel ein Gericht 5 Dollar pro Portion kostet, berechnen Sie dem Kunden 15 USD pro Portion. Berechnen Sie diese Zahl für jede Portion und stellen Sie sie unter die Gesamtkosten pro Portion.
Multiplizieren Sie die tatsächlichen Kosten pro Portion für jeden Artikel mit der Anzahl der teilnehmenden Gäste und geben Sie diese unter den tatsächlichen Gesamtkosten für die Veranstaltung an. Multiplizieren Sie außerdem die berechneten Kosten pro Portion für jeden Artikel mit der Anzahl der teilnehmenden Gäste und stellen Sie diese unter den berechneten Gesamtkosten für die Veranstaltung.
Addieren Sie die Zahlen in jeder Spalte zusammen, um einen klaren Überblick über Ihr Nahrungsmittel- und Getränkebudget zu erhalten. Anhand dieser Summen können Sie sehen, wie hoch Ihre tatsächlichen Kosten pro Portion und für die Veranstaltung sind. Sie können Ihren potenziellen Gewinn auch ermitteln, indem Sie ihn mit den Markup-Zahlen für das Ereignis vergleichen.
Machen Sie in Ihrer Tabelle einen weiteren Abschnitt für Ihre Personal- und Veranstaltungskosten. Notieren Sie in diesem Abschnitt alle Gebühren für die Einstellung von Mitarbeitern wie Server und Barmixer sowie die Kosten für die Einrichtung, wenn Sie den Ort für Ihren Kunden bereitstellen. Einige Caterer entscheiden sich dafür, die Personalkosten separat in Rechnung zu stellen, während andere den pauschalen Prozentsatz vorziehen, z. B. 21 Prozent der Gesamtrechnung als automatische Servicegebühr, wodurch das Personal eingeschlossen wird.
Fügen Sie der Rechnung die entsprechenden Steuern hinzu, bevor Sie Ihrem Kunden die voraussichtlichen Kosten zur Genehmigung vorschlagen. Wenn der Steuersatz Ihres Bundes beispielsweise 8,25 Prozent beträgt, multiplizieren Sie die Rechnungssumme mit diesem Prozentsatz, um herauszufinden, wie viel Steuer für das Ereignis fällig ist.
