Ein Unternehmen kann jedes Jahr Hunderte oder Tausende von Dateien bearbeiten. Organisation beseitigt das gehetzte, gestresste Gefühl, das Sie bekommen, wenn Sie nach etwas Wichtigem suchen. Das richtige Ablagesystem kann dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen reibungsloser und effektiver abläuft.
Artikel, die Sie benötigen
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Dateien
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Hängende Dateien
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Label Tabs
Analysieren Sie Ihre Dateien. Ist es am besten, sie nach dem Nachnamen des Kunden, nach Projekt oder chronologisch zu sortieren? Wählen Sie die Merkmale aus, die Sie bei der Suche nach einer Datei verwenden möchten.
Beschriften Sie Ihre Dateien eindeutig. Trennen Sie die kleineren Dateien in hängenden Ordnern in Kategorien. Beispielsweise kann "Juli 2008" einen eigenen beschrifteten hängenden Ordner haben, und Sie können alle Verträge oder Ordner dieses Monats in den hängenden Ordner einfügen.
Dateien in verschiedene Aktenschränke aufteilen. Besitzen Sie ein Büro für Verwaltungsdateien, z. B. für die Bestellung von Verbrauchsmaterial, Informationen zur Personalabrechnung und Lebensläufe. ein weiteres Büro für Kundenakten mit abgeschlossenen Verträgen sowie Zahlungs- und Projektinformationen; und jede andere Art, die Ihr Unternehmen benötigt. Beschriften Sie die Schränke eindeutig.
Testen Sie Ihr Ablagesystem, bevor Sie es Ihren Kollegen vorstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie alles leicht finden können und dass die Art, wie Sie die Dinge organisiert haben, Sinn macht. Wenn Sie alles chronologisch angeordnet haben und der Test alphabetisch sinnvoller ist, ändern Sie Ihr System.
Rufen Sie eine kurze Besprechung an und erklären Sie das Ablagesystem. Stellen Sie sicher, dass alle wissen, wie das System funktioniert und wie wichtig es ist, dem System zu folgen.
Entscheiden Sie, wer die Ablage erledigt. Sie können die Einreichung an eine Person delegieren oder jede Arbeitskraft ihre eigene Einreichung vornehmen lassen. Mitarbeiter haben möglicherweise einen Aktenschrank in ihren Büros, aber Sie benötigen immer noch ein zentrales Ablagesystem, idealerweise mit einer verantwortlichen Person.
Täglich wichtige Dokumente einreichen. Die routinemäßige Ablage hilft Ihnen dabei, organisiert zu bleiben und die Ablage zu einer größeren Aufgabe zu werden, als es sein muss. Verwenden Sie in jedem Büro Ablagefächer, und stellen Sie sicher, dass die Fächer am Ende eines Arbeitstages geleert werden.
Überprüfen Sie das Ablagesystem alle sechs bis zwölf Monate. Entfernen Sie veraltetes Material aus Ihrem System.
