Durch die Erstellung einer Nachverfolgungs-Kalkulationstabelle zur Erfassung von Kosteneinsparungen und Kostenvermeidung kann Ihr Unternehmen sowohl "harte" als auch "weiche" Einsparungen genau melden. Harte Einsparungen werden im Vergleich zum Vorjahr als niedrigere Kosten ausgewiesen. Sanfte Einsparungen sind weniger greifbar und können die Aushandlung eines niedrigeren Kostenanstiegs bei einem Lieferanten oder eine "kostenlose" Schulung umfassen, die mit einer Ratenerhöhung einhergeht. Die Entwicklung einer Kalkulationstabelle zur Nachverfolgung von Einsparungen ist von entscheidender Bedeutung, um den Kaufverantwortlichen Anreize zu bieten.
Artikel, die Sie benötigen
-
Tabellenkalkulationsprogramm
-
Frühere betriebliche Aufwendungen
-
Verträge
Betriebskosten in logische Kategorien einteilen. Kategorien können nach Typ sein, z. B. das Gruppieren aller Dienstprogramme. Wenn mehrere Mitarbeiter für den Einkauf verantwortlich sind, gruppieren Sie die Ausgaben nach der verantwortlichen Person.
Geben Sie in der ersten Zelle der Tabelle die Überschrift "Ausgaben" ein. Geben Sie darunter den Namen einer Kategorie ein und listen Sie dann die Ausgabenamen in den Zellen unten auf. Wiederholen Sie dies für jede Kategorie.
Geben Sie in der nächsten Spalte die Spaltenüberschrift "Istwerte" und das Jahr ein. Darunter geben Sie den in der Zelle ausgegebenen Dollar rechts von jedem Ausgabenamen an. Beschriften Sie die nächste Spalte mit „Anpassungen“ und geben Sie alle vertraglichen Erhöhungen oder Verminderungen in derselben Kostenzeile ein, für die sie gilt. Beschriften Sie die nächste Spalte mit "Benchmark" und geben Sie eine Formel ein, um die tatsächlichen Beträge mit eins zu multiplizieren, zuzüglich der Anpassung: (Actual * (1 + Adjustment)).
Bestimmen Sie die Menge der im letzten Jahr produzierten Artikel und die geplante Produktion für das nächste Jahr. Geben Sie oben in der nächsten Zeile "Pro Einheit" ein. Geben Sie für alle anwendbaren Ausgaben wie Material und Arbeit eine Formel ein, um den Benchmark an die neuen Mengen anzupassen: (Benchmark / Menge letztes Jahr * Menge dieses Jahr).
Geben Sie in die oberste Zeile der nächsten Spalte "Istwerte" und das aktuelle Jahr ein und lassen Sie das Feld leer, bis die tatsächlichen Ausgabenbeträge bekannt sind. Geben Sie der nächsten Spalte den Titel "Differenz". Geben Sie für jede Ausgabe eine Formel ein, die die tatsächlichen Kosten dieses Jahres von der Zahl in der Benchmark-Spalte abzieht.
Fügen Sie nach jeder Kategorie zwei Leerzeilen ein. Geben Sie in der ersten Zeile "Zwischensumme" ein. Geben Sie in die daneben stehende Zelle eine Formel ein, um alle Ausgaben in dieser Kategorie zusammenzufügen, und kopieren Sie sie in alle Spalten der Tabelle. Geben Sie nach der letzten Kategorie in die erste Spalte "Gesamt" und in die Zelle daneben eine Formel ein, um alle Kategoriesubtotale zusammen hinzuzufügen. Kopieren Sie dies in allen Spalten der Tabelle.
Geben Sie die Ausgaben ein, wenn neue Verträge unterzeichnet werden oder Rechnungen eingehen. Fügen Sie zusätzliche Zeilen für neue Ausgaben ein, um Kosteneinsparungen zu protokollieren.
Tipps
-
Verbessern Sie die Gesamtkosten, indem Sie im Voraus entscheiden, wie Einsparungen belohnt werden. Zu den wichtigsten Entscheidungen zählt, ob die Mitarbeiter mit Nettoeinsparungen für alle ihre Ausgaben belohnt werden und mit immateriellen Einsparungen umgehen, die sich auf eine andere Kategorie auswirken. In der Anpassungsspalte können auch Ziele festgelegt werden. Durch die Eingabe des gewünschten Einsparungsprozentsatzes für jede Kategorie werden Benchmark-Ziele für jeden Aufwand erstellt. Stellen Sie sicher, dass Sie Prozessverbesserungen einbeziehen, die zu niedrigeren Betriebskosten oder weniger Arbeitsstunden führen.
