Das Organisieren von Vorteilen nimmt viel Zeit in Anspruch, aber es ist eine sehr befriedigende Leistung, wenn der Nutzen erfolgreich ist. Bevor Sie jedoch etwas planen, legen Sie fest, welche Art von Nutzen Sie organisieren werden. Wenn Sie eine stille Auktion durchführen, benötigen Sie gespendete Kunstwerke. Wenn es sich um ein musikbezogenes Ereignis handelt, muss sich jemand an die besten lokalen Künstler wenden, die normalerweise zwei bis drei Monate im Voraus buchen. Jede Wahl wirft verschiedene logistische Probleme auf.
Vorplanung
Bestimmen Sie, wie viele Freiwillige benötigt werden. Die Zahlen vervielfachen sich exponentiell, wenn Sie eine Gala mit aufwendigen Speisen und Getränken planen, die eingerichtet, gewartet und wieder abgebaut werden muss.
Wählen Sie einen Veranstaltungsort. Berücksichtigen Sie Faktoren, die sich auf die Anwesenheit auswirken, z. B. die Nähe zu öffentlichen Verkehrsmitteln. Machen Sie eine kurze Liste mit drei oder vier Auswahlmöglichkeiten.
Bestimmen Sie, wie viel Geld gesammelt wird und wie das Ziel erreicht wird.
Delegieren der Details
Erhalten Sie Zusagen vom ausgewählten Veranstaltungsort und von allen teilnehmenden Künstlern. Je komplizierter das Ereignis, desto weiter müssen Sie planen. zwei bis sechs Monate ist die Norm.
Stellen Sie ein Komitee aus Freunden, Kollegen und Geschäftspartnern zusammen, um verschiedene Aspekte der Veranstaltung zu bearbeiten. Planen Sie wöchentliche Besprechungen, um die Planung zu verfolgen und alle Probleme in letzter Minute zu beseitigen.
Suchen Sie nach Sponsoren, um die mit dem Nutzen verbundenen Kosten zu decken, von Türpreisen bis hin zu Nahrungsmitteln und PA-Systemen. Die meisten Sponsoren tauschen Dienstleistungen gegen eine Werbeaktion ein.
Versuchen Sie, Ihr Komitee, Sponsor und Veranstaltungsort innerhalb der ersten Monate nach der Organisation zu regeln. Suchen Sie nach Freiwilligen.
Das Wort rausbringen
Pressekontakte über eine Vorgeschichte zum Nutzen. Wenn der Platz nicht verfügbar ist, bereiten Sie sich darauf vor, eine halbe Seite Pressemitteilung mit den Details zu übermitteln. Rufen Sie mit Ihrem lokalen Radiosender eine Live-Remote-Übertragung vom Veranstaltungsort ab.
Bereiten Sie geeignetes Ausstellungsmaterial vor, einschließlich Flugblättern, Flugblättern und Postern, damit die Freiwilligen das Bewusstsein verlieren oder aufstellen. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, wo Sie Flyer und Poster legal kleben können.
Erstellen Sie eine Website, um Fragen zum Nutzen zu beantworten. Umfassen Sie die Hauptsponsoren, die Veranstaltungsreihe und -aktivitäten sowie die Art und Weise, wie das Fundraising stattfindet.
Erfolg reflektieren
Setzen Sie sich nach der Veranstaltung mit Ihrem Ausschuss zusammen, um zu besprechen, was funktioniert hat oder nicht. Folgen Sie mit Ihren Sponsoren durch und holen Sie sich ihr Feedback.
Senden Sie Karten oder einen zusammenfassenden Brief aus, um sich bei den Freiwilligen zu bedanken.
Veröffentlichen Sie die feinen Details auf der Website, einschließlich der Höhe des gesammelten Geldes, der Entwicklung des Begünstigten und - falls Sie eine fortlaufende Veranstaltung durchgeführt haben - Details, die zukünftige Freiwillige und Sponsoren benötigen, um sich auf das nächste Jahr vorzubereiten.
