Arbeitgeber verwenden das IRS-Formular W-4 eines Arbeitnehmers, um die Höhe der Einkommensteuer zu ermitteln, die vom Lohn einbehalten wird. Dieses Formular gibt dem Arbeitgeber den Familienstand und die Anzahl der Angestellten, die der Arbeitnehmer beansprucht. Der Arbeitgeber kann auch einen zusätzlichen Dollarbetrag einbehalten, wie vom Arbeitnehmer festgelegt. Dieses wichtige Formular ist normalerweise in den Papierkram enthalten, den neu eingestellte Mitarbeiter erledigen.
Bedarf
Arbeitgeber müssen einen vollständigen W-4 für jeden Mitarbeiter vorlegen. Dieses Formular sollte ausgefüllt werden, bevor ein Mitarbeiter seine Arbeit aufnimmt, und für die erste Gehaltsperiode des Mitarbeiters wirksam gemacht. Formulare sind auch auf Spanisch verfügbar. Ein Arbeitgeber kann W-4-Formulare elektronisch erhalten.
Ablauf
W-4-Formulare verfallen nicht. Sie bleiben in Kraft, bis der Mitarbeiter ein weiteres W-4 abschließt. Mitarbeiter, die keine Steuer einbehalten müssen, müssen jedes Jahr bis zum 16. Februar eine neue W-4 absolvieren. Wenn der Arbeitnehmer ein W-4, das seinen Steuerbefreiungsstatus nicht beibehält, nicht erneut einreicht, sollte der Arbeitgeber die Einkommensteuer einbehalten, als ob er alleinstehend wäre und keine unterhaltsberechtigten Personen hätte.
IRS Review
Der IRS kann die Überprüfung der W-4-Formulare eines Arbeitgebers beantragen. Wenn der IRS einen Vertreter in das Büro eines Arbeitgebers entsendet, wird das Original W-4-Formular für einige oder alle Mitarbeiter des Unternehmens geprüft. Alternativ kann der IRS den Arbeitgeber auffordern, Papier oder elektronische Kopien der W-4-Formulare für ausgewählte Mitarbeiter oder die gesamte Belegschaft einzureichen. Nach der Überprüfung kann der IRS den Arbeitgeber darüber informieren, dass ein Arbeitnehmer keinen Anspruch auf die von ihm beanspruchte Einbehaltung hat. Die Mitteilung des IRS informiert den Arbeitgeber über die korrekte Einbehaltung dieses Arbeitnehmers und den Zeitpunkt, zu dem der Arbeitgeber auf diesen Einbehalt umsteigen sollte.
Ersatzformulare
Ein Arbeitgeber kann eine Form seines eigenen Designs als Stellvertreter verwenden, sofern er die genaue Sprache wie das IRS-Formular W-4 enthält. Das Ersatzformular ist erforderlich, um alle IRS-Anforderungen zu erfüllen. Von Mitarbeitern entworfene W-4-Formulare sind nicht gültig.
W-4-Formulare können von der IRS-Website heruntergeladen oder telefonisch bestellt werden: (800) 829-3676. Die Formulare können auch in großen Mengen in Büromärkten erworben werden.
