Ein Business Memorandum oder Memo ist eine der einfachsten Möglichkeiten, Kollegen und Mitarbeiter über ein bevorstehendes Meeting zu informieren. Durch eine effektive Einberufungsbenachrichtigung werden die grundlegenden Besprechungsinformationen auf klare, präzise und professionelle Weise bereitgestellt.
Wichtige Informationen
- Folgen Sie einem allgemeinen Vier-Punkte-Format für die Überschrift, die enthalten sollte Zu, Von, Datum und Gegenstand im Rundschreiben für Ihre Mitarbeiterversammlung _._ Das Feld "An" sollte alle Personen enthalten, die zu der Besprechung eingeladen sind. „Von“ listet Ihren Namen und die Berufsbezeichnung auf. Datum der Benachrichtigung an dem Tag, an dem sie verteilt wird. Schreiben Sie, worum es in dem Memo geht, in das Feld "Betreff", z. B. "Treffen der Manager am 15. August 2019".
- Nennen Sie den Zweck des Treffens im einleitenden Absatz mit allen grundlegenden relevanten Informationen, einschließlich Zeit und Ort. Zum Beispiel: „Der Zweck des Meetings besteht darin, den überarbeiteten Mitarbeiterbeteiligungsplan zu besprechen. Das Treffen beginnt um 15 Uhr. im Hauptkonferenzraum und dauern eine Stunde. Alle Manager und Vorgesetzten sind zur Teilnahme verpflichtet. "
- Geben Sie eine Zusammenfassung der abgedeckten Inhalte an während des Treffens im Hauptteil der Notiz. Halten Sie die Informationen möglichst kurz. lassen Sie die Details auf der tatsächlichen Sitzung besprochen werden. Zum Beispiel: „Aufgrund Ihres Feedbacks wird das Unternehmen am 1. September 2019 den überarbeiteten Mitarbeiter-Incentive-Plan einführen. Der neue Plan wird Vertriebsteams belohnen und nicht nur Einzelpersonen, wenn sie ihre monatlichen und vierteljährlichen Ziele erreichen. Wir erkennen den Nutzen unserer Vertriebsmitarbeiter, die in Teams arbeiten, und hoffen, diesen Trend mit finanziellen Anreizen zu fördern. “
Tipps
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Alle Informationen in der Mitteilung sollten für die Besprechung relevant sein. Vermeiden Sie das Einbeziehen von Informationen, die sich auf unternehmensbezogene Fragen beziehen, die auf der Besprechung nicht erörtert werden.
Vor dem Treffen
- Informieren Sie die Empfänger der Benachrichtigung, wenn sie sich vorbereiten müssen in irgendeiner Weise oder lesen Sie Materialien, bevor Sie an der Besprechung teilnehmen. Ein Beispiel könnte sein: „Sie erhalten jeweils bis Ende des Tages eine E-Mail mit dem überarbeiteten Anreizplanformat und den Richtlinien. Bitte überprüfen Sie die Dokumente vorab, damit Sie bereit sind, den Inhalt zu besprechen und zu klären, wo er benötigt wird. “
- Teilen Sie den eingeladenen Teilnehmern mit, wann die Tagesordnung des Treffens verteilt wird. Zum Beispiel: "Ich werde die Agenda mindestens 24 Stunden vor dem Meeting per E-Mail verteilen. Bitte prüfen Sie die Agenda nach Erhalt."
- Bitten Sie die eingeladenen Personen, Sie sofort zu informieren, wenn sie nicht an dem Meeting teilnehmen könnenSo können Sie einen Zeitpunkt für die Überprüfung der Informationen mit ihnen festlegen. Selbst wenn Sie ein obligatorisches Memo für die Besprechung verschicken, befinden sich einige Mitarbeiter oder Eingeladene möglicherweise im Urlaub oder sind außerhalb der Stadt auf einer berufsbezogenen Reise.
Tipps
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Lassen Sie die eingeladenen Personen wissen, ob Sie bereit sind, Fragen zum Thema der Besprechung im Voraus zu beantworten oder ob alle Klärungen in der eigentlichen Besprechung angesprochen werden sollten. Geben Sie eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse an, wenn Sie Fragen vorab angeben.
