Formale Geschäftsbriefe erfordern ein bestimmtes Protokoll, unabhängig von der Absicht des Schreibens. In den meisten Fällen sollte ein Geschäftsbrief kurz und knapp sein und normalerweise auf eine Seite passen. Während Sie einen klaren, formalen Schreibstil verwenden sollten, gibt es mehrere Fälle, in denen die Verwendung von Abkürzungen angebracht ist, um sowohl Platz als auch Zeit zu sparen.
Präfixe und Ehrungen
Es wird erwartet, dass sowohl Präfixe als auch Ehrungen in der Anrede und an anderer Stelle im Brief abgekürzt werden. Zum Beispiel würde ein Geschäftsbrief mit "Sehr geehrter Herr Johns" beginnen, nicht mit "Sehr geehrter Herr Johns". Die Pluralformen aller Präfixe und Ehrungen werden ebenfalls abgekürzt, z. B. "Messrs" für mehrere männliche Empfänger und "Mses" für mehrere weibliche Empfänger.
Firmennamen
Sowohl der Briefkopf als auch die "Insider-Adresse" enthalten Firmennamen - die des Absenders und die des Empfängers. Es ist möglicherweise nicht angemessen, einen Teil des Firmennamens abzukürzen, es sei denn, der Firmenname ist mit einer Abkürzung eingetragen. Wenn das Unternehmen beispielsweise als "Motts, Inc." registriert ist, können Sie "Inc." verwenden. in der inneren Adresse, ohne "Incorporated" zu buchstabieren. Ersetzen Sie auch nicht "&" für "und", es sei denn, es ist Teil des Firmennamens.
Adressen
Im Gegensatz zur Vorderseite eines Umschlags sollte der Status angegeben werden, wenn er sich in Ihrem Briefkopf, Ihrer Kopfzeile oder Ihrer Adresse befindet. Wenn sich die Firma des Empfängers beispielsweise in Seattle befindet, lautet die Adresse "Seattle, Washington 98101".
Häufig verwendete Abkürzungen
Ein Postscript, das eine zusätzliche Anweisung nach dem Schließen eines Briefs ist, wird immer mit der Abkürzung "P.S." ausgedrückt. Wenn Sie Ihrem Brief zusätzliche Dokumente hinzufügen, ist es akzeptabel, diese entweder durch Ausschreiben von "Anlagen", gefolgt von der Anzahl der Dokumente, oder durch Abkürzung von "Enc" anzugeben. unter Ihrer Unterschrift. RSVP ist eine akzeptable Abkürzung, wenn Sie den Empfänger auffordern, auf Ihren Brief zu antworten.
Themen und Schreibkräfte
Der Betreff eines Geschäftsbriefs kann unterhalb des Datums mit der Abkürzung "Re" für "Betroffen" angegeben werden, gefolgt von einer kurzen Erklärung zum Thema. Wenn ein Brief im Namen einer anderen Person unterzeichnet wird, wird die Abkürzung "p.p." könnte genutzt werden. Wenn beispielsweise eine Sekretärin im Namen ihres Arbeitgebers einen Brief schreibt, kann die Schreibkraft den Brief unterschreiben und ihre Unterschrift mit "p.p." und fügen Sie den Namen ihres Arbeitgebers darunter. Das "p.p." steht für die lateinische Phrase "pro procurationem". Die Abkürzung "cc" steht traditionell für "Carbon Copy", kann aber auch "Höflichkeitskopie" bedeuten. In beiden Fällen bedeutet dies, dass mehrere Kopien eines Briefs verschickt wurden und die Personen genannt werden, an die diese Kopien gesendet wurden.
